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メディアに取り上げられるプレスリリースの作り方:その2

前回は、取り上げられにくいプレスリリースの特徴をいくつか例示しました。

1. プレスリリースを送るメール本文に詳しい内容を書いていない
2. 自社のWebサイトなどに1次ソースとしての情報がない
3. すぐに使用可能な写真や画像がない


では、具体的にどういった内容に改善していくべきなのか、1つひとつお話してみたいと思います。

1. プレスリリースを送るメール本文に詳しい内容を書いていない

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メール本文にプレスリリースの全文を載せる


メール本文に簡単な概要しか書かれていないか、あるいはお知らせがあるとだけ記載され、「詳しくは添付の資料(Webサイト)をご覧ください」として、別ファイルやWebページを開かなくてはならないものは、読まれにくくなります。

添付ファイルだと、ちょっとしたミスで特定の環境でしか読めないデータになってしまったり、ファイルが壊れてしまったりしたときに、全く情報が得られません。また、Webサイトのリンクを示しても、リンクミスしていたり、Webサイトが一時的にダウンしていたりすると、読み手は何のアクションも取れません。

メディアの記者は大量のプレスリリースに次々に目を通していくわけですから、手間なく読めるプレーンなテキストで書かれていた方がチェックしやすいことは言うまでもありません。文章で表現しにくい図表などはともかく、知らせたい内容はきっちりメール本文に書いておくのがベターです。

2. 自社のWebサイトなどに1次ソースとしての情報がない

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メールと同時に自社Webサイトにも情報を掲示する


特にプレスリリース配信サービスを使ったメールからの情報の場合、本当にその企業がリリースした内容なのか、メディア側で判断しかねる場合があります。判断できないと“裏を取る”ために、その企業のWebサイトに同一の情報が掲載されているか確認し、そこに情報がなければ電話などで確認を取ることを考えるでしょう。

しかし、事実確認のためだけに電話するというのは、相当な心理的負担があるものです。また、そのために時間を取られれば、情報がメディアに掲載されるタイミングも遅くなります。その日の遅い時間帯になるほど見てくれる読者も減り、日が変われば新しいニュースで前日のものは目に付きにくい場所へ追いやられてしまいます。

適切な情報を適切な場所に、十分な内容で掲載しておくことは、企業にとってもメディアにとってもメリットが大きいのです。

3. すぐに使用可能な写真や画像がない

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メディア各社が使える写真・画像を必ず用意する


プレスリリースの内容によっては写真や画像として出せない、もしくは出す必要のないものもあるでしょう。ただし、形のある製品やサービスに関する内容であれば、それをイメージしやすくする何らかの画像は存在するはずです。

一刻も早く読者に情報提供したいWebメディア各社は、その製品やサービスを実際に試すことはあっても、写真を撮ったりする時間は取れません。写真を撮るためだけに新たな別の作業が発生したり、素材を用意する必要が出てくることもあるからです。

たとえば、スマートフォン向けの新しいソーシャルアプリがリリースされた場合、実際に使っている時の様子を再現した画像を用意するには、サービスにログインしたり、メッセージを打ち込むなどしてコミュニケーションを取っているような雰囲気を出さないと、そのアプリのイメージが伝わりません。

そういった画像が公式なものとして最初から用意されていれば、じっくり使い込むような時間を取れなくても、試して事実確認さえできれば、記事として書き上げることができます。

プレスリリースのメールに画像添付するか、Webサイトからダウンロードできるようにしておくか、いずれかの方法でメディアが自由に使える画像を準備しておくとよいでしょう。その際には、著作権や肖像権の点でWebサイト上に掲載されても問題ない画像にしておくことにも注意が必要です。

まとめ

その他に、プレスリリースのメール本文を書く際の基本的な注意点として、「文章は適切な桁数で改行する」というのもあります。延々と1行を続けてしまうと、メールソフトによっては文字化けして読めなくなってしまうことがあるからです。

メディアに正確に伝わり、かつ記事に取り上げてもらいやすくなるよう、以上の点を参考にプレスリリースを作成してみていただけければと思います。

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