オンラインセミナー（ウェビナー）のやり方・発生しやすい問題への対策

近年、ビジネスにオンラインセミナー（ウェビナー）を利用する企業が増えています。一般的なセミナーに比べ、さまざまなメリットのあるオンラインセミナーですが、特有の問題が生じるケースも少なくありません。

そこで今回は、オンラインセミナーを開催したいと考えている方に向けて、具体的なやり方や発生しやすい問題、解決策などを紹介します。

オンラインセミナー（ウェビナー）の特徴

オンラインセミナーは、インターネットを介して行うセミナーであり、ウェビナーとも呼ばれます。インターネットの普及やモバイル端末の進化を背景に、オンラインセミナーは広がりを見せており、ビジネスに取り入れる企業も近年増えてきました。

また、新型コロナウイルスの感染拡大も、オンラインセミナーに注目が集まるようになったきっかけの一つといえるでしょう。従来のように一か所へ大勢の人を集めるセミナーが難しくなったことも後押しし、ウェビナーを実施するケースが増えてきています。

オンラインセミナーは何といっても、広く参加者を募集できる点が大きな特長です。インターネット環境と端末、Zoomのようなオンライン会議ツールがあれば、希望者はどこからでも参加できます。今までセミナーに参加できなかった遠方の人なども取り込めるようになり、ビジネスチャンスも広がっています。

そのほか、集客できる人数が会場の規模に左右されない点も特長といえます。会場を準備して行うセミナーの場合は、参加者の人数制限がつきものです。しかし、オンラインセミナーの場合は会場が不要で、ツールの接続可能人数によって参加できる人数が決まります。

運営者側にとってのメリット

セミナー開催の手間を軽減できる

セミナーを開催するとなれば、会場の選定や予約、備品の用意などさまざまな手間が発生しますが、オンラインセミナーはインターネット環境と端末、ツールがあれば手軽に開催できるのです。

コストを抑えられる

一般的なセミナーの場合、会場のレンタル代や交通費、スタッフの人件費といった費用が発生しますが、オンラインで配信するセミナーであれば、これらの費用は発生しません。セミナーを配信するためのツールは必要ですが、無料で利用できるものもあります。

録画して二次利用できる

たとえば、参加できなかった人へ有料または無料で再配信する、資料コンテンツとして顧客に提供する、といったことが可能です。

参加者にとってのメリット

セミナー参加への負担が少ない

オフラインで開催されるセミナーの場合、スケジュール調整や移動手段の確保などが必要ですが、オンラインセミナーであればこれらの手間がほとんどありません。インターネットに接続できる端末と環境が整っていれば、どこからでもセミナーに参加できるのです。

アーカイブがあれば再度セミナーを見返せる

理解が難しかった内容でも、再度見返すことで理解が深まります。最初から最後まで観る必要はなく、観たいところだけを集中的に視聴できるのも魅力です。

運営者と個別にチャットでコミュニケーションをとれる場合がある

従来のセミナーでもコミュニケーションはとれますが、大勢の前で質問することに抵抗を感じる方もいるでしょう。その点、ウェビナーの場合はこのような心理的圧迫がなく、気軽に質問できます。

オンラインセミナーの活用目的

オンラインセミナーは、リードの獲得や自社商品・サービスの説明、社内向けセミナーなど、さまざまな目的で活用されています。ここでは、オンラインセミナーの主な活用目的について詳しく見ていきましょう。

リードの獲得

オンラインセミナーはリードの獲得に有効です。オフラインのセミナーでもリード獲得は可能ですが、費用に見合った効果を得られないケースが少なくありません。一方、オンラインセミナーは低コストで開催でき、広く参加者を募れるため、コストを抑えながらリード獲得につなげられます。

自社商品やサービスの説明

自社商品やサービスの説明にも、ウェビナーは人気です。商品やサービスの魅力を動画で伝えたり、講師による商品の実演を盛り込んだりと、双方向コミュニケーションが可能なオンラインセミナーでは、より効果的な訴求が可能になります。

既存顧客のフォローアップ

気軽に参加できるオンラインセミナーは、既存顧客のフォローアップにも適しています。継続的なフォローを行うことで既存顧客の囲い込みができ、リピーター化や満足度向上などの効果が期待できます。

採用活動における説明会

新卒や中途採用など、企業における採用活動にもウェビナーは適しています。説明会に参加したくても、住んでいる場所が遠くて参加できない、といった人にも会社の魅力を届けることができるため、優秀な人材の獲得にもつながります。

社内向けの講習

社内向け講習にオンラインセミナーを活用するケースも増えています。オンラインで配信するセミナーの場合、自宅や外出先など、オフィス以外の場所からも手軽に受講可能です。

オンラインセミナーのやり方

オンラインセミナーの開催前には、具体的なフローを把握しておく必要があります。基本的には以下のような流れで進めるので、順を追って見ていきましょう。

1.ターゲットとテーマの選定

まず、誰にどのような情報を届けるのかを考える必要があります。ターゲットによって、訴求ポイントやアプローチの仕方、コンテンツの中身が変わるためです。

2.日程の調整

外部から講師を招く際は、講師の予定も把握したうえで調整を進めましょう。イレギュラーな事態の発生で開催が遅れないよう、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。

3.コンテンツの作成

ターゲットやテーマに合わせたコンテンツを作成します。ウェビナーの要となる部分であるため、慎重に内容を検討して作成します。話すべき内容を洗い出して構成を立て、時間内に配信できるかどうかをチェックしましょう。

4.参加者を集める

集客のプロセスです。WebサイトやSNS、広告などを活用して参加者を募りましょう。セミナーの内容や受講方法、注意事項、講師紹介などの情報を発信します。集客手法はオンラインのみに限定せず、ターゲットに合わせて取り組むことが大切です。

5.セミナーの実施とフォロー

開催前にはテストを行い、問題なく配信できるか確認しましょう。セミナー終了後は、アンケートの実施やフォローアップメールの送信などを行います。次回のセミナー開催予定がある場合は、その旨も伝えておくとよいでしょう。

オンラインセミナーで集客を成功させるポイント

オンラインセミナーを開催しても、集客がうまくいかなければ効果も期待できません。以下、ウェビナーへの集客を成功させるポイントをピックアップしました。

ターゲットを絞る

ターゲットが明確でないと、企画内容がぶれてしまい何を伝えたいのか分からないセミナーになってしまいます。そのため、ターゲットを絞り込んだうえで、ターゲット特有の課題やニーズに寄り添った内容にすることが肝要です。

予算に余裕がある場合は有名人を講師として招くのも一つの手ですが、コスト面を抑えたい場合は、ターゲットに刺さる企画を考えることで参加者の満足度を高められるでしょう。

参加特典を設ける

参加特典を設けるのも集客に有効です。参加特典の例としては、商品やサービスの割引をする、セミナーに関連したコンテンツを提供する、などが挙げられます。なかには特典目当てに参加する人もいるかもしれませんが、そこから自社の商品やサービスに興味をもってもらえる可能性もあるでしょう。

分かりやすい告知を行う

告知が分かりにくい場合、参加希望者に「興味はあるけど、よく分からないからやめよう」と思われてしまうかもしれません。そのため、要点をまとめた分かりやすい告知を行うことが重要です。セミナーの内容や注意点、応募方法などの項目に分け、内容をイメージしやすいように告知しましょう。

参加までの手続きを簡略化する

申し込み方法が煩雑だと、参加につながらない可能性があります。集客効果を高めるためにも、参加までの手続きは可能な限り簡略化しましょう。たとえば、申し込みフォームの項目を少なくするのも一つの手です。必要最小限の項目のみに絞ることで、参加希望者の心理的ハードルを下げられるでしょう。

セミナー実施後のアフターフォローを行う

セミナーを実施したあとのアフターフォローも大切です。丁寧なフォローを行うことで、参加者の満足度向上や商品・サービスの購入、リピーター化などにつながります。

また、アフターフォローの一環としてアンケートを実施するのも効果的です。セミナーの内容に満足できたか、不満な点はないか、今後どのような企画を求めるかなどの質問を盛り込み、集計結果を分析して次に活かします。

そして、参加者へのお礼のメールも必須です。次回のセミナーの予定が決まっている場合は、その旨も併せて伝えましょう。お礼メールは参加者だけでなく、欠席者にも送信することが肝心です。欠席者も、参加の意思があった以上見込み客であることには違いありません。今回はたまたま都合が悪くなり参加できなくなった、といったことも考えられるため、次回セミナーの予定も併せて伝えましょう。

なお、アフターフォローはセミナーの当日、もしくは翌日までに行うのが基本です。「鉄は熱いうちに打て」という言葉があるように、セミナー参加者のモチベーションが高まっているタイミングでフォローをすることで、成果につながりやすくなります。

オンラインセミナーで発生しやすい問題と対策

運営者・参加者双方にかかる手間やコストを抑えられるなど、メリットの多いオンラインセミナーですが、オンラインセミナーだからこそ発生する問題もあります。問題が発生したときにスムーズに対応できるよう、どのような問題が発生しやすいのか、具体的な対策とセットでおさえておきましょう。

主催者側に起きる問題

伝えたい内容が十分に伝わらない

原因としては、難しい専門用語や業界用語の多用、話すスピードが速いといったことが考えられます。参加者と主催者との間で温度差が生じてしまい、真に伝えたいことが伝わらないため、専門用語や業界用語はできるだけ使用せず、丁寧にゆっくりと話すよう心がけましょう。

時間になってもゲストや講師がログインしない

まずは連絡をとり、状況の把握に努めましょう。ゲストや講師の参加が遅れる場合は、司会者と内容を調整しながらセミナーを進めます。連絡がとれない場合は、参加者にセミナーの中止を伝えたうえで後日セミナー動画を収録し、動画のURLを伝えるなどしてフォローしましょう。

セミナー後のフォローに課題がある

参加者の連絡先を取得できる仕組みづくりで対応しましょう。参加時に氏名やメールアドレス情報の入力を必須とする、ツールの出欠管理機能を利用するなどの対応が有効です。

通信環境悪化によりセミナーの継続が難しい

万が一の事態に備え、あらかじめサポートスタッフを用意しておくのも一つの手です。万が一ホスト側の通信環境が悪化しても、サポートスタッフを共同ホストにしておけばその場をしのげます。

参加者側に起きる問題

ツールやアプリへ入室できない

参加者がパソコンを使用している場合は、スマートフォンやタブレット端末で入室を試みてもらいましょう。セキュリティの問題で入室できないケースでは、この方法で改善できる可能性があります。

参加用URLが届かない

参加用URLが届かないといった問い合わせが送られてくることもあるため、あらかじめURLを送信するタイミングを参加者に伝えておきましょう。それでも問い合わせが来る場合は、主催者側で送信漏れがないかどうかチェックしたうえで、通知が迷惑メールボックスに割り振られていないかを参加者側にも確認してもらいます。

音声・映像に問題がある

そのほか、音声が聞こえない（または聞こえにくい）といった問い合わせが来る場合は、イヤフォンやデバイス、通信環境に問題が発生していると考えられます。機器のミュート設定や通信環境を確認してもらいましょう。参加者のカメラが映らない場合は、端末にカメラが搭載されているかどうか、ほかのカメラアプリが起動していないか、正しいカメラが認識されているかなどを確認してもらいましょう。

このような問い合わせがあった際も、サポートスタッフがいれば主催者側（講師側）の設定などの問題なのか、特定の参加者の問題なのかが判断しやすいという利点があります。

アプリやツールに起きる問題

アプリやツールの不具合に関しては、最新版がインストールされているか確認が必要です。サーバーダウンなどでアプリやツールが機能していない場合は、参加者や講師に延期する旨を伝えましょう。

アプリやツールは起動しているものの、音声が聞こえないといったケースでは、通信環境に問題が生じている可能性があります。まずは通信環境の確認を行いましょう。

また、参加者には通信が安定する場所で参加してもらうようあらかじめ呼びかけ、動画や音声が途切れる可能性があることを事前に伝えておくとよいでしょう。入念に対策をしていても、イレギュラーなトラブルが発生することはあるため、トラブル発生も見越した運営を心がけることが大切です。

まとめ

オンラインセミナーは、運営側と参加者側の双方がメリットを得られる手法です。さまざまなシーンに活用できるため、この機会に活用してみましょう。なお、SEデザインではオンラインセミナーの運用をサポートしています。お客様の要望や想定規模に合わせて最適なプランをお選びいただけますので、興味がある方はぜひお問い合わせください。