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おすすめGoogleスプレッドシートアドオンで業務を効率化しよう

SEデザイン編集部
2021-10-25

51911434_lGoogleスプレッドシートでの作業を効率化してくれるアドオンにはさまざまな種類や機能があり、何を活用すべきか迷うことも少なくありません。
そこで今回は、アドオンの概要や使い方、注意点、おすすめのアドオンなどを紹介します。

Googleスプレッドシートとは

52879878_lアドオンについて理解するためにも、まずはGoogleスプレッドシートがどのようなツールなのかを正しく理解する必要があります。
ここでは、アドオンの意味や使い方をおさえつつ、改めてGoogleスプレッドシートへの理解を深めていきましょう。

Googleスプレッドシートはオンライン表計算ツール

Googleスプレッドシートは、Googleが提供するWebベースのオンライン表計算ツールです。Microsoftが提供しているExcelとほぼ同様の機能を有しており、Excelファイルにも対応しています。

表計算の結果はオンライン上でデータ保存されるだけでなく、複数人による共同作業も可能です。また、マルチデバイスにも対応しており、端末や環境を選ばず操作できます。

Googleスプレッドシートのアドオンとは?

Googleスプレッドシートのアドオンとは、標準機能では不足する部分を補うためのカスタマイズ機能のことです。アドオンを日本語で表すと「拡張機能」となります。

Googleスプレッドシートにおけるアドオンではさまざまな機能を追加でき、たとえば編集機能やグラフの強化、別サービスからの情報取得などが可能です。

Googleスプレッドシートのアドオンの使い方

Googleスプレッドシートのアドオンの使い方は簡単です。

  1.  まずはGoogleスプレッドシートの上部メニューから、「アドオン」→「アドオンの取得」の順に選択してください。
  2.  アドオンの取得を選択すると、「Google Workspace Marketplace」と呼ばれるアドオンを公開している専用ページにアクセスします。
  3.  左側のメニューを開くと、ランキングやカテゴリ別で検索ボックスが表示されます。
    いずれかを使用してキーワード検索すると、自身の求めるアドオンを探すことができます。

アドオン利用時に注意すべき点

10514191_l足りない機能を補ってくれる便利なアドオンですが、利用する際には注意すべき点があります。特に「英語表記のものが多い」「有料のアドオンも存在する」といった2つ内容についてはあらかじめ理解してうえで利用することをおすすめします。
ここでは、アドオン利用時の注意点について詳しく見ていきましょう。

1.英語表記のものが多い

アドオンの多くは英語圏で作成されており、英語表記が多い点には注意が必要です。アドオンの説明も英語表記なので、英語が苦手な方は壁を感じることもあるでしょう。

そこで活用したいのが、ブラウザの言語を変更するChromeの機能です。右クリックしたメニューから「日本語に翻訳」を選択するだけで簡単に翻訳できます。
ただし、キーワード検索する際は英語で入力する必要があるため、他の翻訳サイトで検索したいキーワードを調べるなどの事前準備が必要となるでしょう。

2.有料のアドオンも存在する

アドオンには無料版と有料版があります。有料版アドオンの場合、使用期間や機能に制限が設けられているケースが多く、機能をフル活用したい場合にはアドオンを購入しなければなりません。

前述のとおりアドオンは英語表記が一般的なので、知らないうちに有料アドオンの使用や購入をしまう可能性もあります。
有料アドオンが存在することを理解したうえで、最適な範囲で活用しましょう。

アドオンのインストール手順

36634110_l-1ここではアドオンをインストールする流れを紹介します。

  1. Googleスプレッドシートの上部メニューにある、「アドオン」→「アドオン取得」の順に選択してください。
  2. 「Google Workspace Marketplace」で利用したいアドオンが見つかったら、詳細ページを開きます。
  3. 詳細ページ表示後に「インストール」ボタン→「続行」の順にクリックしましょう。
  4. Googleアカウントが複数ある場合は、アカウント選択画面になるので任意のGoogleアカウントを選択してください。アカウント選択後に「許可」をクリックするとインストールが開始されます。
  5. インストール終了後「インストールしました」と表示されるので、「完了」をクリックしてページを再読み込みすればインストールは終了です。

業務効率を上げるおすすめアドオン

100191883_l-1ここでは、Googleスプレッドシートの作業効率を上げるおすすめのアドオンとそのおもな特徴を紹介します。

1.ProjectSheet project planning

「ProjectSheet project planning」では、Googleスプレッドシート上にガントチャートを作成できます。
日時情報を自動で読み込んでガントチャート化できる点が魅力で、その方法もWBSの要領でタスク管理するだけと簡単です。WBSとはプロジェクトのスケジュール管理に使われるツールで、作業工程を分解して示したプロジェクト管理の基礎となります。

2. Email Range

「Email Range」は、Googleスプレッドシートで選択したセルの内容をGmailに送信できる機能を持つアドオンです。
「セル内容のコピー」「Gmailの立ち上げ」「本文への貼り付け」「ファイルの出力や添付」といった作業工程を省けるため、Googleスプレッドシートの内容を基に多くのメールを送信している場合は、大きく作業効率を高められるでしょう。

3. Advanced Find and Replace

「Advanced Find and Replace」では、Googleスプレッドシートの全シートからデータを検索・抽出し、新しいシートにまとめることができます。
大量のデータや複数のシートを使用している場合に特に便利で、社内データの一元化と共有を進める場合におすすめのアドオンといえるでしょう。

4. Remove Blank Rows

「Remove Blank Rows」では、該当する部分をクリックだけでGoogleスプレッドシートの空白行をまとめて削除できます。
いつのまにか空白行をたくさん作ってしまった場合などに使える便利なアドオンです。Googleスプレッドシートの利用頻度が高い方は、とりあえず入れておいて損はないでしょう。

5. Lucidchart Diagrams

「Lucidchart Diagrams」は、フローチャートやサイトマップ、組織図などの面倒な図作成を自動で行うアドオンです。また、用途ごとに豊富なテンプレートが用意されているので、効果的に活用することでフローチャートやダイアグラムを短時間で作成・共有できます。
さらに、GoogleスプレッドシートだけでなくGoogleドキュメントやMicrosoft製品、Slack、Dropboxなどのアプリケーションとも連携可能です。

他サービスと連携可能なおすすめアドオン

110140871_lここでは、Googleスプレッドシートと他サービスを連携できるアドオンをご紹介します。
他サービスとの連携によってデータ分析や効果測定、レポート生成や出力などが可能になり、更なる業務効率化を図ることができます。
それぞれの特徴について詳しく見ていきしょう。

1. SpreadsheetBooster

「SpreadsheetBooster」は、TwitterやInstagram、FacebookなどのSNSのデータを自動取得できるアドオンで、SNSの分析や効果測定に活かせます。変数を使い分ければ、「Facebookのいいね」「Twitterのフォロワー数」などが取得可能なので、SNSを運営している方におすすめです。
無料版と有料版がありますが、無料版でも多くの機能が備わっています。

2. Google Analytics add-ons

「Google Analytics add-ons」はGoogle Analytics公式のアドオンで、Google Analyticsの詳細をレポート化してくれます。
数秒でレポート生成できる素早さと簡単かつ詳細な分析を行うことができるので、レポートを基にした改善活動にも役立てられるでしょう。

3. Hubspot

Googleスプレッドシートはアドオンによって、「Hubspot」との連携も可能です。Hubspotとはインバウンドマーケティングができるソフトフェアのことで、マーケティングに関するツールの詰め合わせと表現すればわかりやすいでしょう。
GoogleスプレッドシートとHubspotを連携させることで、Hubspotで取得したデータをGoogleスプレッドシートに送信でき、シート上にその情報をまとめることが可能です。

4. ahrefs

「ahrefs」もGoogleスプレッドシートと連携できます。ahrefsとはGoogleサーチコンソールとGoogleキーワードプランナーを組み合わせたような、サイト分析や解析などが行えるツールのことです。
Googleスプレッドシートとahrefsの連携によって、より詳細なサイトの分析や解析が行えます。SEO対策の肝となるキーワード選定も効率的に行うことができるでしょう。

5. Salesforce

「Salesforce」は、世界最多レベルの導入実績を誇るクラウド型の顧客システムです。「G-connector for Salesforce」と呼ばれるアドオンを使用すれば、Googleスプレッドシートと連携ができ、シート上へのデータ取得や更新、修正などを行うことができます。
Salesforceをすでに利用している場合は、ぜひ連携しておきましょう。

アドオンでGoogleスプレッドシートをフル活用しよう

3129969_lリモートワークの普及により、認知度、使用頻度ともに上昇傾向にあるGoogleスプレッドシートですが、アドオンの存在は意外と知られていません。アドオンを有効活用することで、社内のデータベースや分析・解析ツールとしても利用できるなど、その利用方法は無限に広がります。
ぜひアドオンを効果的に用いて、Googleスプレッドシートでの作業を効率化していきましょう。

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