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Teamsと他アプリの連携で業務を効率化!おすすめ連携ツール9選

SEデザイン編集部
2021-05-08

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TeamsはMicrosoft社が提供しているチャットツールで、ほかのアプリと連携することによって業務の効率化を図ることができます。

本記事ではTeamsの基本情報やアプリと連携によって得られるメリットを解説し、連携におすすめのアプリを9つ紹介します。

Teamsとはどんなツール?

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Teamsとは「Microsoft365」や「Windows」などを手がけるMicrosoft社が2017年に提供を開始したチャットツールです。Microsoft365を契約する方はもちろんのこと、契約していない方でも機能制限付きで無料で利用できます。

Teamsを利用するおもなメリットは、社内コミュニケーションを一括管理できることです。コミュニケーションツールでありながらも、Microsoft365のさまざまなアプリやサービスはもちろん、他ツールとの連携も可能。業務に必要なあらゆるソースとつなげることができ、業務の効率化を図ることができます。

無料版と有料版で異なる点

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Teamsには無料版と有料版があります。ここでは無料で使用できる代表的な機能、制限されている機能をそれぞれ解説します。

無料で使用できる代表的な機能

無料版で利用できる代表的な機能は次の通りです。

  • ファイルやフォルダの共有
  • ビデオ会議
  • チャット機能

共有したいファイルやフォルダをチャットに添付することで、データの共有や編集などができます。ビデオ会議機能では、1対1はもちろんのこと、複数人によるオンラインミーティングも可能です。

また、リンクの貼り付けやファイル添付、テキストによるやり取りができるチャット機能も利用できます。こちらもビデオ会議と同様に、個人間とグループ間のいずれも利用可能です。

無料版でもチャットツールとしての基本的な機能を網羅している点が特長といえるでしょう。

無料では機能制限されていること

無料版ではビデオ会議の録音や録画が制限されています。会議の様子を録画し、あとで文字起こしをしながら議事録を作成したいといった場合には注意が必要です。また、ストレージの追加やほかのMicrosoft365アプリでの共同編集も有償版のみの機能となっています。機能制限によって連携できないツールやアプリもあるので事前に確認しましょう。

Teamsとさまざまなアプリとの連携によって業務効率化を図りたい場合は、無料版ではなく有料版の利用をおすすめします。

ツールやアプリとの連携で得られるメリット

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Teamsにツールやアプリを連携することで得られるメリットを3つご紹介します。業務効率化で悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

情報管理やノウハウの蓄積

メールやコミュニケーションツールの利用は便利な反面、情報が埋もれがちというデメリットもあります。また、複数のメールやツールを併用すると、情報管理が煩雑になりがちです。

Teamsに連携することでこのような課題に対応することで情報の一元化が実現でき、情報を管理しやすくなります。Teamsでプロジェクトの進捗管理やスケジュール管理、ナレッジの蓄積などを行うことで、「Teamsさえ見ておけば業務が進む」状態が実現するのです。

素早く必要な情報を検索し確認できるTeamsは、情報管理とノウハウの蓄積に効果的といえるでしょう。

コミュニケーションとタスク管理の並行

Teamsと連携させることでコミュニケーションとタスク管理を並行して行うことも可能です。

大型のプロジェクトや参画人数が多いプロジェクトにおいてはタスク管理が重要ですが、テレワークの普及によって、これまで対面で確認し合えたこともツールによって確認せざるを得えない状況が増えてきているのが昨今の傾向です。そんなときTeamsがあれば、チャットツールでやりとりしながら、タスクの確認などを同時に行うこができます。

たとえば、タスク管理ツールを開きながらチームの進捗をメールで確認している場合は、期間や達成度をガントチャートで示し、コミュニケーションを取りながらシームレスに状況を把握することも可能に。このように、Teamsと他アプリやツールとの連携によって情報の共有や管理がスムーズになります。テレワーク下でのプロジェクト管理や進捗連絡などに課題を持つ方はぜひ利用してみてください。

アラート通知などで情報をリアルタイムに受信できる

Teamsとツールやアプリを連携することで、リアルタイムでアラート通知を受信できます。内容の更新やコメントなどをいち早くキャッチできるため、素早い対応が可能です。

Teamsとの連携をおすすめする9つのアプリ

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ここではTeamsとの連携をおすすめするアプリを9つ紹介します。ぜひ業務効率化にお役立てください。

複数の案件やプロジェクトを管理するなら「Trello」

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複数の案件やプロジェクトの管理におすすめなのが「Trello」です。カンバン方式といわれる視覚的にタスクを管理できるスタイルが特徴となります。案件やプロジェクトごとにボードを作成して、「進行中」や「終了」などタスクごとの状況を見える化できます。また、担当者や期限の設定なども可能です。

さらに、Teamsと連携することでTrelloのタスクの動きに合わせてTeamsでも通知。メンバーごとの動きや進捗状況をいち早くキャッチできます。

Officeファイルを共同編集できる「Dropbox」

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「Dropbox」はさまざまなファイルやデータをクラウド上で管理できるツールです。世界的にも有名なサービスで、その利用者数は5億人を超えるとされています。

Teamsとの連携によってTeamsからDropbox内に保存される「Excel」や「Word」などのOfficeファイルを直接開いて作成や編集ができます。フォルダごとに権限設定することで、セキュリティ性の向上を図ることができ、更新の度にTeamsで通知を受け取ることができます。

共有相手のアクションを把握できる「Adobe CC」

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「Adobe CC」とTeamsを連携することで、共同作業を行うことができます。

たとえば、Creative Cloudに保存されているファイルを共有し、チーム共同で作業が可能に。フィードバックや共有相手からのアクションを常に把握できるようになります。相手の作業内容も容易に把握できるため、作業指示やフィードバックなどをしやすい環境が構築できるのです。

状況確認などの手間を減らすことにもつながるため、業務内でAdobe CCを使用する方はぜひ検討してみてください。

▼Adobe CCについて詳しくはこちら
Adobe CCとはどんなツール?できること・5つのメリット紹介

複数名でのビデオ会議なら「Zoom」

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ビデオ会議システムで有名な「Zoom」とTeamsを連携することで、シームレスなビデオ会議が実現可能に。共有リンクをクリックするだけでビデオ通話をスタートできます。その都度アプリを切り替える必要がないため便利です。

また、Teams上で会議のスケジュールを調整することもできるので、頻繁にビデオ会議を開くビジネスマンにおすすめの連携といえます。

▼Zoomについて詳しくはこちら
初心者でも分かる「Zoom(ズーム)」の基本〜無料で使える超便利なWEB会議ツールの導入と使い方

マインドマップを作成するなら「MindMeister」

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マインドマップとは中央にメインテーマを記載し、考えられるアイデアや情報を書き加える思考方法です。このマインドマップの作成アプリでおすすめなのが「MindMeister」。操作もシンプルで使いやすく、人気のアプリです。

Teamsと連携することで、チャット中に出てきたアイデアなどをマインドマップに落とし込んだり編集したりして可視化することができます。もちろんマインドマップを共同で作成、編集することも可能です。

顧客に関する様々な課題解決につながる「HubSpot」

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「HubSpot」とはメール配信やブログ作成、SEOなど関するさまざまな課題解決ができるアプリです。Teamsとの連携によってリアルタイムで更新通知を受け取ることができます。

また、各担当チームに通知とアラートを振り分けることもでき、大事な更新を見逃すことなく確認可能です。

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ジャンルが異なる情報も管理しやすい「Evernote」

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「Evernote」とは音声や映像、テキストなどの情報を一元管理できるアプリです。タグなどの使い分けによって社内や社外、プライベートなど、ジャンル別にまとめることができます。

Teamsと連携することで、TeamsからEvernoteにあるデータを直接編集や共有を行うことができます。つまり、Teamsを開いておけば、Evernoteを開くことなく直接作業ができるのです。編集権限の設定や変更もできるため、セキュリティ面でも安心できます。

テキストから音声まで網羅できる「Slack」

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「Slack」とTeamsを連携することで、Slack上でTeamsのビデオ会議を利用することができます。

連携方法はSlackに「Teams Callsアプリ」を追加するだけです。Slack上でメンバーを選択し、ビデオ会議を設定すると会議を始めることができます。

▼Slackについて詳しくはこちら
初心者でも分かるSlackの基本。超便利なビジネスチャットツールの基本的な機能から使い方をおさらい

アプリの切り替え不要でデータを扱える「BOX」

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世界でも認知度の高いオンラインストレージサービスであるBOXとも連携可能です。BOXとの連携によってアプリの切り替えなしでデータの閲覧やダウンロードなどが可能になります。

データ管理も容易になり、データを探す手間も省略できるため、業務の効率化にもつながることでしょう。

Teamsと他アプリの連携は業務効率化のカギとなる

ここまで、Teamsの概要や連携をおすすめする9つのアプリなどをご紹介しました。

テレワークが普及しつつあるいま、対面でやりとりをしていた時代とは異なる種類の課題を抱えがちです。コミュニケーションや進捗管理にかかる手間や時間をどれだけ省略できるかが、業務効率化の重要なポイントになります。その対策としてぜひおすすめしたいのがTeamsと他ツールやアプリとの連携です。

Teamsは課題に合わせた解決を図るためのハブとなり、コミュニケーションやタスク管理、情報管理、顧客管理などのバックアップ役として役立ちます。Teamsとさまざまなツールやアプリを連携、活用することで、業務効率は大きく改善されます。プロジェクトの全体管理の進捗管理などで困っている方はぜひ利用をご検討ください。


▼こちらの記事も併せてご覧ください

初心者でも分かる「Microsoft Teams」の基本〜超便利なビジネスコミュニケーションツールの機能と使い方

Teams画面共有とは?チャットやビデオ会議で共有できない時の対処法


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