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Yammerで社内コミュニケーションを活性化!機能・活用方法紹介

SEデザイン編集部
2021-07-21

116933015_lYammer(ヤマー)は、Microsoft社が提供している企業向けのソーシャルネットワークです。リモートワーク普及にともなう社内コミュニケーション不足の解消や組織の活性化に役立ちます。
当記事ではYammerの概要を説明しつつ、基本機能やTeamsとの違いなどを紹介します。

Yammerの概要

149031540_lYammerとは、Microsoft社が提供しているWebサービスのことです。Twitterと同じ使用感で利用できるサービスですが、社内もしくは特定グループのメンバーしか投稿内容を閲覧できないため、企業向けTwitterともいわれています。

リモートワークの普及によって、近年は社内におけるコミュニケーション不足が問題視されていますが、Yammerはコミュニケーション不足を解消するツールとしても注目されているのです。
ここではYammerの概要を4つに分けて紹介します。

Yammerとは?

YammerMicrosoft社が提供する企業向けのソーシャル ネットワークです。SNSのように投稿やシェア、いいねといったやり取りを、社内やグループなどの特定されたメンバーのみで行うことができます。

無料版有料版の2種類が提供されており、無料版でも十分な機能が備わっているのが特徴です。有料版は無料版よりもセキュリティが強いため、セキュリティにこだわるのであれば有料版を利用するとよいでしょう。

Yammerの代表的な特徴

Yammerの特徴は、Twitterのように気軽な感覚で利用できる点にあります。
社会で生きていくためには、社会人として必要なマナーを身につけておかなければなりません。たとえば、メールやチャットでのやり取りにおいては相手に失礼がないように丁寧な文章を作成する必要があるため、なかには改行する部分まで意識している人も多いでしょう。

その点、Yammerタイムラインでの投稿形式を採用しているため、ダイレクトな表現やカジュアルな発信でも自然に映るのです。文章形式や句読点の位置、敬語表現などに極端に気を遣う必要がなく、タイムラインを見ながら直感的に気軽な情報を発信することができます。

Microsoft Teamsとの違いとは?

Microsoft Teamsとの違いは、「やり取りする人数の多さ」にあります。Microsoft Teamsは1対1または、少人数のグループ向けのツールです。

一方Yammerは、大多数に向けた情報発信に向いているツールといえます。たとえば、打ち合せや会議などではMicrosoft Teamsを利用し、社内報など社内全体で自由なやり取りを行う場合にはYammerを利用するなど、状況に応じて使い分けるとよいでしょう。

>>「Microsoft Teams」について知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

YammerとTwitterとの違いとは?

YammerとTwitterとの違いは「公開制限の有無」です。誰に対してもオープンに利用できるTwitterと違い、Yammerは利用する人のメールアドレスドメインが一致しなければアクセスできません。

YammerはTwitterのような感覚で利用できるため、企業向けTwitterともいわれていますが、同じメールアドレスドメインを持っている利用者しか閲覧できないので、社内でのやりとりも安心して行うことができます。

Yammerが持つ7つの機能

152282971_lYammerには「メッセージ投稿」「共有や共同編集」「いいね!」「グループ作成」「フォロー」「Yammer内シェア」「マルチデバイス」といった7つの代表的な機能が搭載されています。
それぞれの機能を上手く活用することで円滑なやり取りが実現し、業務効率化にもつながることでしょう。

個人や全体に向けた「メッセージ投稿」

Yammerでは、Twitterなどと同じように個人や全体に向けて自由な投稿を行えます。社内全体へのメッセージ投稿のほか、特定の相手やプロジェクトメンバーといった指定対象だけに絞った投稿も可能です。

メッセージの投稿方法には通常投稿の「更新」、意見が聞ける投票」、よかったと伝える賞賛」のほか、「質問」もあります。
投稿先を選ぶとテキストスペース右下にそれぞれのアイコンが出てくるので、確認してみてください。

ファイルや画像の「共有や共同編集」

Yammerではグループ内でファイルや画像を共有できます。共有したファイルは共同編集も行えるため、社内やプロジェクトなどで同じデータを共有したいときに便利です。
OneDriveやOutlookなどでも共有できファイルサーバーなどを経由する必要がないので、作業効率も高められます。

リアクションを伝える「いいね!」ボタン

リアクションを伝える「いいね!」機能もあります。ほかのメンバーの投稿にリアクションを伝えられえる機能で、コメントをしなくても感情表現ができるのです。

「いいね!」にはいくつかの種類があるため、より自分の感情に近い種類を選んで相手に伝えることができます。忙しくてコメントができない場合でも、積極的に「いいね!」を行うことで、社内やチームの活性化が期待できます。

任意メンバーを召集しての「グループ作成」

任意メンバーを召集する「グループ作成」機能もあり、グループ内での限定投稿やファイル共有を行うことができます。自身がグループ作成者になることもできますし、必要に応じて別の人が作成したグループへの参加も可能です。
たとえば、部署やプロジェクトメンバーなど、特定のメンバーのみでやり取りしたい場合などにも役立ちます。

特定のメンバーの「フォロー」

特定のメンバーを「フォロー」する機能も見逃せません。特定のメンバーをフォローすることで、当該メンバーの投稿をフィード表示させられます。

Twitterと同様に、フィード表示されるとメンバーの投稿をチェックしやすく、コメントや「いいね!」といったアクションを起こしやすいでしょう。交流を深めるためにもフォロー機能はぜひ活用してください。

指定した範囲内での「Yammer内シェア」

Yammer内シェア」は、相手を指定してファイルや画像、メッセージシェアを行う機能です。
特定の相手に限定して情報を共有したい場合の便利な機能といえますが、パブリックグループにプライベートグループ内のメッセージをシェアしても、会話が完全に表示されないので注意しましょう。

デバイスを問わない「マルチデバイス」

Yammerはデバイスを問わない「マルチデバイス」です。マルチデバイスとは、どのデバイスであっても同じように利用できることを意味します。パソコンをはじめスマートフォンやタブレットのアプリなど、デバイスを問わずに同じ環境で利用できるのです。そのため、出張やテレワークの際も円滑なコミュニケーションが可能になります。

Yammerにおける3つの投稿方法

162677042_lYammerには3つの投稿方法があります。前述のとおりYammerでは通知するユーザーなどを設定できるため、Twitterよりも効率のよいやり取りが可能です。

ここでは通常の投稿である「更新」、意見を聞く「投票」、よかったを伝える「賞賛」の3つを紹介します。

1. 通常の投稿「更新」

更新」は、Yammerのホーム画面を開いてすぐに利用できる1番スタンダードな投稿方法です。
投稿するグループや投稿したことを通知するユーザーなどの設定などができるため、状況にあわせた投稿ができます。通常投稿でさまざまな設定ができるのは、Twitterと異なる点といえるでしょう。

2. 意見を聞く「投票」

意見を聞く「投票」では、質問とそれに対する回答(項目)を入力して投稿すると社内の意見を聞けます。

はじめは入力画面に回答欄が3つしか表示されていませんが、3つ目の回答を入力すると自動的に回答欄が増えます。
たとえば、社内の規定に反していなければ「忘年会で何が食べたいか」といったユニークなやり取りにも利用できるでしょう。

3. よかったを伝える「賞賛」

相手によかったと伝えるのが「賞賛」機能です。「だれに賞賛を送りますか?」という入力画面に名前を入力し、賞賛したい相手を選択すると賞賛を伝えられます。理由を添えて投稿できるため、「なぜよかったのか」のかを丁寧に伝えられるでしょう。

従業員のモチベーション向上に向けて、優秀な働きをした人を賞賛機能で称えるといった活用方法もあります。

Yammer導入時のポイント

Yammerを導入する際のおもなポイントは、「利用範囲を拡大する方法」と「コミュニケーション規範の作成」の2つです。

Yammerに限らず、新たなシステムを導入する際は、限定導入、実施、検証、改善を繰り返しながら徐々に導入範囲を拡大する必要があります。
Yammerの導入時も現場の混乱やトラブルを避けるために、少しずつ導入範囲を拡大しながら徐々に浸透させていくとよいでしょう。

次に、社内SNSであってもコミュニケーションのルール、つまり規範を作成しなければなりません。前述したとおり、Yammerは細かいマナーを気にすることなくラフなやり取りができるツールです。しかし、ラフすぎる投稿ばかりをしていると、社内規律が乱れ使用用途を限定されるといった制約が科せられることにもなりかねません。

トラブルを避けるためにも、用途を明確にした上でコミュニケーション規範を作成するようにしましょう。ただし、あまりにも厳しい規範を設定してしまうと、メンバーが投稿しにくくなる可能性もあるため注意が必要です。

Yammerを活用して組織を活性化させよう

114454609_lYammerSNS感覚で気軽に利用でき、社内コミュニケーション活性化にも役立ちます。大多数に向けた情報発信ができるだけではなく、グループ作成やYammer内シェアといった機能を活用すれば、部署やプロジェクトなど特定のメンバーとの効率的なやり取りが可能です。
また、部署やチームの垣根を超えた活発なコミュニケーションが実現しやすくなるため、企業風土の醸成にも貢献することでしょう。

更新や投票、賞賛といったYammer独自の多彩な投稿方法によって、状況に応じた細かなコミュニケーションを図ることができるので、交流の促進にはピッタリのツールといえます。ただし、余計なトラブルを避けるためにも、利用規範は忘れずに作成しておきましょう。

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