今回の新型コロナウイルス感染拡大はあらゆる業種、職種において働き方改革を加速させていますが、とりわけテレワーク（リモートワーク）の普及には眼を見張るものがあります。
そんな中、同じオフィスにいないワーカー同士で意思疎通を図り、スムーズに業務を遂行するために必須となってきたのが、ビデオ会議などネットを通じたコミュニケーションツールです。SlackやLINE WORKSなどがそれにあたりますが、中でも、最近特に注目されているのが「Microsoft Teams(チームズ)」です。
今回は「Microsoft Teams」について、導入から基本的な使い方までをご紹介します。
>>Slackについて気になる方はこちらの記事をご参照ください。
Teamsとは
Teams（Microsoft Teams）はマイクロソフト社が推奨するMicrosoft365のコミュニケーションツールで、Skype for businessの後継として登場しました（Skype for businessは2021年7月末廃止予定）。Teamsにはチャット・通話機能の他、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能があり、Microsoftアカウントがあれば無料での利用も可能です。
Teamsを導入するメリット
Microsoft 365アプリとの連携
Teamsを導入する最も大きなメリットして、ビジネスアプリの定番Word、Excel、PowerpointといったOfficeアプリとの連携が挙げられます。Teams上でこれらOfficeアプリを起動すると、ファイルの閲覧だけでなく共同編集も可能になるため生産性が上がります。さらに、アドオンによって外部のツールとの連携も可能です。
複合的なコミュニケーションが可能
Teamsにはチャットだけではなく、通話、ビデオ会議といった複数のコミュニケーションツールが実装されています。そのため、チャットはSlack、ビデオ会議はZoomというように、利用する機能により別のツールを立ち上げる必要がありません。
また有料プランでは、メンバー間の通話機能に加えメンバー外の固定電話や携帯電話とのコミュニケーションも可能です。さらに、固定電話や携帯電話から特定の番号に電話することで電話で会議に参加することができます。
大規模な会議、便利な機能
Teamsでは最大300人が参加できるオンラインビデオ会議、10,000人が参加できるオンラインイベントの開催が可能です。また、会議は録画録音だけではなく、会議の内容を音声からリアルタイムに文字起こしする機能も用意されており、会議終了後、議事録としてWord形式のファイルで保存出来ます（注：2020/9時点では英語版のみ）。さらに、他言語の相手とチャットをする際の翻訳機能もあります。
Teamsのはじめ方
Teamsは、ブラウザ版、デスクトップ版、スマホアプリ版の3種類が提供されています。いずれもMicrosoftのアカウントが必要です。今回は、無償版のTeamsのブラウザ版を例に、Teamsのはじめ方と画面の見方を解説します。
Teamsの利用設定
Windowsユーザー、Officeユーザーの場合、Microsoftのアカウントをすでにお持ちの方が多いですが、はじめてMicrosoftアカウントを取得する方はこちらのMicrosoft Teamsのページの「無料でサインアップ」をクリックし、メールアドレス、パスワードを入力すると、登録したメールアドレス宛にコード番号が届きますので、そのコード番号を入力して認証します。続いて、Teamsを利用する際に必要な氏名、会社名等を登録します。
（画像出典：MicrosoftTeamsページ）
また、すでにMicrosoftアカウントをお持ちの方も同様に、Teamsを利用するために登録済みのメールアドレス、利用目的、パスワードを画面の指示に従って入力します。
これでTeamsを利用する準備が整いました。続いて、デスクトップ版で運用したい方はデスクトップアプリをダウンロードする画面が表示されますので、アプリのファイルをダウンロード後インストールを行います。
Web版を利用する場合は「代わりにWebアプリを使用」をクリックし、Teamsを起動します。なお、ユーザーインターフェイスや機能はWeb版、アプリ版に違いはありませんので、お好きな方をお選びください。
Teamsの画面説明
はじめてTeamsを起動すると下図のような画面が表示されます。
画面左メニュー上から「最新情報」「チャット」「チーム」「会議」「通話」「ファイル」「アプリ」「ヘルプ」と並んでいます。それぞれについて簡単に紹介します。
- 「最新情報」
Teams上で行われたアクティビティやお知らせが表示されます。 - 「チャット」
チャットを開始したり、過去のチャットやチャットで共有されたファイルを管理します。 - 「チーム」
自分が主宰しているチームや参加しているチーム、チャネルを管理します。 - 「会議」
ビデオ会議を開始したり、会議をスケジューリングします。 - 「通話」
音声通話を行ったり、履歴の確認、ボイスメールの確認をします。 - 「ファイル」
Teamsのストレージに共有されているファイル、その他クラウドストレージとの連携、管理をします。 - 「アプリ」
他のツールやアプリとの連携を行います。 - 「ヘルプ」
トピックの検索や動画による使い方のトレーニングが行えます。
Teamsの基本的な操作方法
Teamsには「チーム」と「チャネル」というグループ分け機能があります。会社や部署単位、あるいはプライベートであれば同窓会、自治会といったグループを「チーム」と称し、それぞれのチーム内で課題によって小分けしたものを「チャネル」といいます。
例えば、「ABC商事営業部」というチームがあり、その中に「9月開催イベントプロジェクト」というチャネルがあるといった感じです。ただし、チャネルは同一チーム内のメンバーは参加可能ですが、他のチームのメンバーは参加出来ません。
Teamsをはじめるにあたって、まずはチームを作成し、チームのメンバーを登録することから開始します。
チーム、チャネルの作成
左メニューの「チーム」をクリック、画面下の「チームに参加、またはチームを作成」をクリックし、続いて画面右の「チームを作成」をクリックします。
簡単なウィザードが表示されますので、画面の指示に従って新しいチームを作成します。チームを追加する際も同様の操作で行います。
チームが作成されると「一般」というチャネルが自動で一つ作られます。チャネルを追加する場合は、チーム名右の「・・・」をクリックし「チャネルを追加」をクリックして追加します。
チームメンバーの追加
チームが作成できましたら、続いてチームメンバーを追加します。チームメンバーの追加はチーム名右の「・・・」をクリックし、表示されるメニュー内の「メンバーを追加」をクリックして追加します。
チャットの方法
Teamsではチャットで誰かと話すことを「メンション（言及する）」といいます。特定のメンバーとメンションするには、メンバーがいるチームを選択後、右下のメンション入力欄に＠の後にメンバー名を入力し、そこに表示されるメンバーを選択、続けて文章を入力します。
チーム内のメンバー全員にメンションを送りたい場合は、同様に＠の後に「team」と入力し、チーム名を選択、続けて文章を入力します。
チャネル内のメンションは＠の後に「channel」と入力し目的のチャネルを選択し、文章を入力します。
ビデオ会議のはじめ方
ビデオ会議をはじめるには複数の方法がありますが、最もポピュラーな方法としては、まず左メニューの「会議」から「今すぐ会議」、または「会議をスケジュールする」よりビデオ会議をはじめます。
「今すぐ会議」をクリックするとWebカメラが起動し、会議名を設定する画面が表示されますので、会議名を入力し、画面中央の「今すぐ参加」をクリックします。
続いて参加するユーザーを招待する画面が表示されますので、「会議のリンクをコピー」または「メールで招待する」をクリックし参加メンバーを招待します。チーム内やチャネルのメンバーであれば、会議のリンクをコピーし、チャットからお知らせするとよいでしょう。また、Microsoftアカウントを持っていない外部のユーザーを招待する場合は、メールで招待します。
ファイル共有
Teamsではチャットでアップロードしたファイルを他者と共有することが可能です。前述のように、WordやExcel、Powerpointで作成されたファイルであれば、あらためてこれらのアプリを立ち上げることなくTeamsの画面上で閲覧、編集することが可能です。
共有されたファイルの一覧は左メニューの「ファイル」より確認できます。また、Google Drive、Dropbox、OneDriveなどの他のオンラインストレージサービスとの連携も可能です。
Teamsの料金プラン
Teamsには機能が一部限定されている無料版と、Microsoft 365の一つのツールとして提供されている有償版があり、さらに有償版はビジネスの規模と利用する機能により3つのエディションに分かれています。
プラン別の主な違いは以下のとおりですが、中小個人企業の場合、無料版でも十分使用に耐えうるコミュニケーションツールです。
| 機能 | 無料版 | Microsoft 365 Business Basic 540円/月（ユーザー） |
Microsoft 365 Business Standard 1,360円/月（ユーザー） |
Office 365 E3 2,170円/月（ユーザー） |
| 会議のレコーディング | × | ○ | ○ | ○ |
| 最大300人参加のビデオ会議 | × | ○ | ○ | ○ |
| 最大10,000人のオンラインイベント開催 | × | × | × | ○ |
| 電話会議 | × | ○ | ○ | ○ |
| チャットでのファイル添付 | ユーザー1人あたり２GB | ユーザー1人あたり1TB | ユーザー1人あたり1TB | 無制限 |
| ファイル共有最大容量 | 全チームで10GB | 組織全体で 1 TB + ライセンスごとに 10 GB | 組織全体で 1 TB + ライセンスごとに 10 GB | 組織全体で 1 TB + ライセンスごとに 10 GB |
| OneDrive での個人用ファイル ストレージと共有 | × | ユーザー 1 人あたり 1 TB | ユーザー 1 人あたり 1 TB | 無制限の個人用クラウド ストレージ |
| 稼働率 99.9% を保証(返金制度あり) | × | ○ | ○ | ○ |
| 24 時間年中無休の電話/Web サポート | × | ○ | ○ | ○ |
Microsoft Teamsは、コミュニケーションツールを一元化したい方や多くのコミュニケーショングループをお持ちのユーザーにお勧めのツールです。ぜひ一度利用してみてください。
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