初心者でも分かる「Microsoft Teams」の基本〜超便利な使い方や機能をわかりやすく解説

新型コロナウイルス感染拡大により、あらゆる業種・職種において働き方改革が加速されました。とりわけテレワーク（リモートワーク）の普及には目を見張るものがあります。

同じオフィスにいないワーカー同士で意思疎通を図り、スムーズに業務を遂行するために必須となってきたのが、ビデオ会議などネットを通じたコミュニケーションツールです。SlackやLINE WORKSなどがそれにあたりますが、中でも、最近特に注目されているのが「Microsoft Teams(チームズ)」です。

今回は「Microsoft Teams」について、導入から基本的な使い方までを、初心者の方にも分かりやすくご紹介します。

Teamsとは

Teams（Microsoft Teams）はマイクロソフト社が推奨するMicrosoft365のコミュニケーションツールで、Skype for businessの後継として登場しました（Skype for businessは2021年7月31日に提供終了）。Teamsにはチャット・通話機能のほか、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能があり、Microsoftアカウントがあれば無料での利用も可能です。

Teamsを導入するメリット

Teamsのメリットについて、おもに以下3つを詳しく解説します。

• Microsoft 365アプリと連携できる
• 複合的なコミュニケーションが可能
• 大人数での会議や翻訳など、機能が豊富

Microsoft 365アプリと連携できる

Teamsを導入する最も大きなメリットとして、ビジネスアプリの定番であるWord、Excel、PowerPointといったOfficeアプリとの連携が挙げられます。

複数人で同じファイルを更新する際、ほかの人がファイルを開いているときに編集できなかったり、担当箇所を別々に作成して最後にマージしたりしている方々もいるのではないでしょうか。

Teams上でこれらOfficeアプリを起動すると、ファイルの閲覧だけでなく共同編集も可能になるため生産性が上がります。Teamsで共有した資料を、Web会議をしながら複数人でブラッシュアップする際にも大変便利です。

さらに、アドオンによって外部のツールとの連携も可能です。

複合的なコミュニケーションが可能

Teamsにはチャットだけではなく、通話、ビデオ会議といった複数のコミュニケーションツールが実装されています。そのため、チャットはSlack、ビデオ会議はZoomというように、利用する機能により別のツールを立ち上げる必要がありません。

また有料プランでは、メンバー間の通話機能に加えメンバー外の固定電話や携帯電話とのコミュニケーションも可能です。さらに、固定電話や携帯電話から特定の番号に電話することで電話で会議に参加することができます。

大人数での会議や翻訳など、機能が豊富

Teamsでは最大300人が参加できるオンラインビデオ会議、10,000人が参加できるオンラインイベントの開催が可能です。また、会議は録画・録音できるだけでなく、会議の内容を音声からリアルタイムに文字起こしする機能も用意されており、会議終了後、議事録としてWord形式のファイルで保存できます（注：2022/4時点では英語版のみ）。さらに、他言語の相手とチャットをする際の翻訳機能もあります。

Teamsのはじめ方

Teamsは、ブラウザ版、デスクトップ版、スマホアプリ版の3種類が提供されています。いずれもMicrosoftのアカウントが必要です。今回は、無償版のTeamsのブラウザ版を例に、Teamsのはじめ方と画面の見方を解説します。

Teamsの利用設定

Windowsユーザー、Officeユーザーの場合、Microsoftのアカウントをすでにお持ちの方が多いでしょう。はじめてMicrosoftアカウントを取得する方はMicrosoft Teamsの公式サイトにアクセスし、「無料でサインアップ」をクリックしてください。

メールアドレス、パスワードを入力すると、登録したメールアドレス宛にセキュリティコードが届くので、コード番号を入力して認証します。続いて、Teamsを利用する際に必要な氏名、会社名などを登録します。

（画像出典：MicrosoftTeamsページ）

また、すでにMicrosoftアカウントをお持ちの方も同様に、Teamsを利用するために登録済みのメールアドレス、利用目的、パスワードを画面の指示に従って入力します。

電話番号で登録する場合は、メールアドレスを入力する画面で「または、電話番号を使う」を選択してください。SMSでセキュリティコードが届くので、上述の説明と同様に登録を進めてください。

これでTeamsを利用する準備が整いました。

続いて、デスクトップ版で運用したい方はデスクトップアプリをダウンロードする画面が表示されますので、アプリのファイルをダウンロード後インストールを行います。

Web版を利用する場合は「代わりにWebアプリを使用」をクリックし、Teamsを起動します。なお、ユーザーインターフェイスや機能はWeb版、アプリ版に違いはありませんので、お好きな方をお選びください。

Teamsの画面説明

はじめてTeamsを起動すると下図のような画面が表示されます。

画面左メニュー上から「アクティビティ」「チャット」「チーム」「カレンダー」「通話」「ファイル」「アプリ」「ヘルプ」などが並んでいます。（Teamsのバージョンにより表示内容が異なる場合があります。）それぞれについて簡単に紹介します。

• アクティビティ：
  Teams上で行われたアクティビティやお知らせが表示される場所です。自分宛てのメンションや、自分の投稿へのリアクションなどが通知されます。
• チャット：
  個人チャットや、グループでのチャットが行える場所です。チャットの開始や、チャットで共有されたファイルの管理をします。
• チーム：
  自分が参加しているチーム・チャネルを管理します。
• カレンダー：
  自分のスケジュールを登録・編集・削除できます。会議の予定をクリックすることでビデオ会議を開始したり、新たな会議をスケジューリングしたりすることも可能です。
• 通話：
  音声通話のほか、履歴やボイスメールの確認ができます。
• ファイル：
  Teamsのストレージに共有されているファイルの閲覧やダウンロードができるほか、その他クラウドストレージとの連携、管理をします。
• アプリ：
  他のツールやアプリとの連携を行います。
• ヘルプ：
  トピックの検索や動画による使い方のトレーニングが行えます。

Teamsの基本的な操作方法

Teamsには「チーム」と「チャネル」というグループ分け機能があります。会社や部署単位のグループを「チーム」と称し、チーム内で課題によって小分けしたものを「チャネル」といいます。

たとえば、「ABC商事営業部」というチームがあり、その中に「9月開催イベントプロジェクト」というチャネルがあるといった感じです。ただし、チャネルは同一チームに参加しているメンバーしか参加できません。

Teamsを始めるにあたり、まずはチームを作成し、チームのメンバーを登録しましょう。

チーム、チャネルの作成

左メニューの「チーム」をクリック、画面下の「チームに参加、またはチームを作成」をクリックし、続いて画面右の「チームを作成」をクリックします。

簡単なウィザードが表示されますので、画面の指示に従って新しいチームを作成します。チームを追加する際も同様の操作で行います。

チームが作成されると「一般」というチャネルが自動で一つ作られます。チャネルを追加する場合は、チーム名右の「…」から「チャネルを追加」をクリックします。

チームメンバーの追加

チームが作成できたら、続いてチームメンバーを追加します。チームメンバーの追加はチーム名右の「…」をクリックし、表示されるメニュー内の「メンバーを追加」をクリックします。

チャットの方法

Teamsではチャットで誰かと話すことを「メンション（言及する）」といいます。特定のメンバーとメンションするには、メンバーがいるチームを選択後、右下のメンション入力欄に＠の後にメンバー名を入力し、そこに表示されるメンバーを選択、続けて文章を入力します。

チーム内のメンバー全員にメンションを送りたい場合は、同様に＠の後に「team」と入力し、チーム名を選択、続けて文章を入力します。

チャネル内のメンションは＠の後に「channel」と入力し目的のチャネルを選択し、文章を入力します。

ビデオ会議のはじめ方

ビデオ会議を設定する場合には、左メニューから「カレンダー」に移動し、右上にある「今すぐ会議」または「新しい会議」を選択します。

すぐに会議を行う場合

「今すぐ会議」をクリックすると、会議名を設定する画面が表示されますので、任意の会議名を入力します。同じ画面にある「共有リンクを取得する」ボタンをクリックし、表示されたURLを参加者に共有しましょう。

チーム内やチャネルのメンバーであれば、会議のリンクをコピーし、チャットからお知らせするとよいでしょう。また、Microsoftアカウントを持っていない外部のユーザーに対しては、「メールによる共有」から招待メールを送ることができます。

会議を設定する場合

会議をスケジュールする場合は、「新しい会議」をクリックします。会議の詳細設定画面が表示されるので、タイトル、出席者、日時の設定や、詳細の入力を行いましょう。

「保存」を押すとカレンダーに会議の予定がスケジュールされ、出席者にも通知されます。

ファイル共有

Teamsではチャットでアップロードしたファイルを他者と共有することが可能です。前述のように、WordやExcel、PowerPointで作成されたファイルであれば、あらためてこれらのアプリを立ち上げることなくTeamsの画面上で閲覧、編集することが可能です。

共有されたファイルの一覧は左メニューの「ファイル」より確認できます。また、Google Drive、Dropbox、OneDriveなどの他のオンラインストレージサービスとの連携も可能です。

Teamsの料金プラン

Teamsには機能が一部限定されている無料版と、Microsoft 365の一つのツールとして提供されている有償版があり、さらに有償版はビジネスの規模と利用する機能により3つのエディションに分かれています。

プラン別のおもな違いは以下のとおりですが、中小個人企業の場合、無料版でも十分使用に耐えうるコミュニケーションツールです。各プランの詳細はMicrosoft Teams公式サイトからご確認ください。

※価格には消費税は含まれていません。

Microsoft Teamsは、コミュニケーションツールを一元化したい方や多くのコミュニケーショングループをお持ちのユーザーにお勧めのツールです。ぜひ一度利用してみてください。

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