ビデオ会議などで使用されているコミュニケーションツール「Teams」。これから自社で取り入れようと検討されている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、使い方や参加方法、よくある疑問と解決法などTeamsの基本情報を分かりやすく解説します。
Teamsの基本情報を知ろう！
まず、会議の参加可能人数や利用時間など、Teamsに関する基本的な情報を解説します。Teamsがどのようなツールなのかしっかり確認しておきましょう。
Teamsの会議とは
Teamsは、ネット環境があれば場所を選ばずオンライン会議やチャットができるサービスです。Microsoft社が提供しており、1日の利用者数は世界中で1億人を超えるとされています。
高画質なビデオと高品質な音声が特長で、少人数での利用はもちろんのこと、多人数でも会議を行うことができます。
マイクロソフトのアカウントがあれば無料で利用できるプランもあるので、コストを抑えたい企業にもおすすめです。
参加可能な最大人数は？
Teamsで複数人の会議を行う際に参加できる最大人数は300名までとされています。
ビデオ会議では1画面に最大9人の映像を表示でき、複数人の映像を確認しながら会議を進められる点が特徴です。
時間制限や通信量
Teamsによる会議は、最長24時間まで行うことが可能です。
通信量は音声のみの会議で76MB、ビデオありの会議は759MBが必要です。画面共有機能などを使用すると通信量がさらに増えることもあるため注意が必要です。
Teamsの使い方
Teamsを利用する場合、まずはMicrosoftアカウントの登録から始めましょう。アカウント登録が済んだら、Teamsのアプリをインストールします。アプリのインストールが完了したら、Teamsを立ち上げて起動しているか確認しましょう。
Teamsは個人間のやり取りはもちろん、複数人でチャットやビデオ会議を行うことも可能です。
また、社内だけではなく、会議のリンクを共有して社外の人ともビデオ会議を行うことができます。ただし、社内と社外では会議への参加方法が異なるので、それぞれの参加方法をしっかり確認しておきましょう。
Teams会議への参加方法は5つある！
Teamsのビデオ会議に参加する方法はいくつかあります。社内と社外の人では参加方法が異なるため注意しましょう。
社内の人が会議に参加する場合
まずは、社内でTeams会議を行う際の参加方法をご紹介します。
近年はリモートワークや在宅ワークも増えているので、事前に確認しておきましょう。
リンクから参加する
会議を設定するとリンクを取得できます。
リンクが共有されたら、「ここをクリック」を押してTeams会議に参加します。
リンクにアクセスしたら、画面に「今すぐ参加」のボタンが画面に表示されます。
ボタンをクリックすると会議に参加することが可能です。
予定表から参加する
Googleカレンダーで業務予定を管理している場合、予定表からTeams会議に参加することも可能です。会議の予定時間になったら共有された画面の「会議に参加するにはここをクリックしてください」をクリックして会議に参加しましょう。Googleカレンダーに会議の予約もできるので、会議忘れの防止にもなるはずです。
チャネルから参加する
会議にはチャネルから参加することもできます。チャネルとは実際に会話を交わす場所のことで、参加者同士でメッセージを送りあったりビデオ会議を設定したりすることも可能です。
チャネルで設定された会議に参加するときは、「参加」ボタンをクリックします。
チャットから参加する
Teams会議は、チャットからも参加することができます。チャットとは、テキストメッセージを送信できる機能のことです。
チャットのメンバー間で会議が始まっている場合は、最新のチャットリストから参加したい会議を選び、「参加」ボタンをクリックすると会議に参加できます。
会議への急な参加が必要なときに便利な方法です。
コールインで参加する
コールインとは、電話番号に発信して会議に参加する方法です。Webを使用できないときに電話を使って会議に参加できます。会議の詳細が送られてくるので、指定された電話番号に発信してみましょう。
社外の人が会議に参加する場合
社外の人とTeams会議を行う場合は、リンクが記載された招待メールが先方から共有されます。
会議当日は、招待状に記載されたリンクにアクセスして「Microsoft Teams会議に参加」のボタンをクリックしましょう。
カメラやマイクの設定を確認し、「今すぐ参加」ボタンをクリックすることで外部の人との会議に参加できます。
Teamsの会議に招待する方法
ここでは、Teams会議に招待する方法を解説します。
招待したい相手が社内ユーザーか社外ユーザーかによって招待方法が異なるため、状況に合わせて使い分けましょう。
社内のユーザーを招待する場合
社内の人を招待する場合は、まず画面の右下にある「参加者を表示」をクリックします。
画面に「他のユーザーを招待」という画面が表示されるので、招待したい人のユーザー名もしくはメールアドレスを入力しましょう。
招待したユーザーに会議参加通知が届くので、会議への参加が承認されるのを待ちます。
通知が届いたユーザーは、「今すぐ参加」ボタンをクリックして会議に参加します。
社外のユーザーを招待する場合
Teamsの会議中に外部の人に参加してもらいたい場合は、まず画面の右下にある「参加者を表示」「その他の招待オプション」の順に選択します。
「参加するようユーザーを招待する」と画面に表示されるので、「会議のリンクをコピー」をクリックしてリンクをコピーしましょう。
会議のリンクを招待したい外部の人に送り、そのリンクからアクセスしてもらいます。
Teamsの会議に参加できない原因
シンプルで使いやすいTeamsですが、何かしらの原因で会議に参加できないといった不具合が起こることもあります。
ここではおもな原因と対処法を解説しますので、ぜひお役立てください。
参加人数が上限を超えている
先述のとおり、Teams会議は参加人数に上限があります。そのため、参加人数が上限に到達しているという理由から会議に参加できないといったことも起こりうるのです。
また、主催者が参加人数を誤って認識していたり、参加人数の上限を知らなかったりする可能性も考えられます。
社内会議の場合は、参加者に連絡して人数が上限に達していないか確認してみると良いでしょう。外部の会議に参加できない場合は、ほかに考えられる原因を探ってみて、それでも解決しない場合には主催者に確認してみましょう。
参加者のアクセス権が制限されている
Teamsの会議では、管理者が会議へのアクセス権を制限している可能性があります。たとえば、機密情報を取り扱うような会議の場合、不正アクセスを防ぐためにアクセス権を制限していることも少なくありません。
このように、意識的にアクセス権を制限している場合もありますが、なかには主催者の意図せずにアクセス権を制限していることもあります。この場合は、アクセス権を解除する必要があるので会議の主催者に連絡する必要があるでしょう。
招待メールのURLが間違っている
リンク先のURLが間違っているため会議に参加できないといったことはよく起こります。特にリンクをコピーしてメールで送信する場合は、いつの間にか文字が消えてしまっていることも。このようなときは会議の主催者に連絡して正しいリンクを送ってもらいましょう。
サインインエラーが発生している
サインインしたときにエラーコードが表示されてTeams会議に参加できないこともあります。この場合は、不具合を改善するためのトラブルシューティングを行うと正常に動作することがあります。
エラー画面に問題の解決方法が表示されるので、その通りに操作を行ってみましょう。
Teamsの会議でよくある質問
ここでは、Teamsの会議に関する質問と解決法をご紹介します。
しっかり疑問を解消してからTeamsを使用しましょう。
Teamsの会議は録音や録画できる？
Teamsでは、会議の音声や映像を録画することが可能です。自分のタイミングで録画を開始したり停止したりできるほか、データをダウンロードして会議に参加できなかった人に共有することもできます。
ただし、ダウンロードしたデータには、20日間の有効期限があるため注意しましょう。
別のデバイスに転送できるの？
Teams会議は、スマホやパソコンなど別のデバイスに転送することが可能です。
別の端末に転送させたいときは、まず転送させたい端末のTeamsアプリを立ち上げます。
「参加」ボタンを押すと、「このデバイスに転送する」が表示されるのでクリック。
「今すぐ参加」を押すと、Teams会議を別の端末に切り替えることが可能です。
スマホの参加はURLだけでできる？
スマホからTeams会議に参加する場合、URLから参加することはできません。スマホからTeams会議に参加したいときは、アプリの起動が必要になるので事前にアプリをダウンロードしておきましょう。
スマホで会議に参加する際にアプリが必要なことを知らない人も多いので、事前にお知らせしておくと良いでしょう。
Teamsの会議を活用して仕事の生産性を高めよう！
近年は、リモートや在宅ワークなど働き方も多種多様になっています。その結果、社内外問わずオンライン会議を行うことも増えていることでしょう。
Teamsなら効果的なオンライン会議が実現し、業務効率化も見込めます。さまざまな機能を備えるTeamsの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
