職場のコミュニケーションを改善！重要性と取り組み事例を紹介

職場でのコミュニケーションは、組織の生産性や従業員のモチベーション、業務の質に大きな影響を与えます。活発なコミュニケーションがあれば、情報共有がスムーズに行われ、ミスも減らせるでしょう。また、コミュニケーションを通じて従業員同士の信頼関係が築かれ、イノベーションを生み出すチームワークも生まれます。

逆に、コミュニケーション不足の職場では、さまざまな問題が発生します。一人ひとりが持つ知識やスキルが十分に活かされず、組織の力を最大限に発揮できないでしょう。

本記事では、職場のコミュニケーションの重要性と、改善のための取り組み事例を紹介します。

コミュニケーションがない職場で引き起こる問題

コミュニケーション不足の職場では、さまざまな問題が引き起こされます。まず、生産性の低下が挙げられます。情報共有や連携が不十分なため、業務の効率が下がってしまうのです。また、従業員のエンゲージメントも低下します。孤立感を感じたり、モチベーションが上がらなかったりと、仕事への意欲が失われていきます。

コミュニケーション不全が続けば、優秀な人材が離職するリスクも高まります。自己成長の機会が得られず、会社への帰属意識が薄れるためです。加えて、情報共有の不足からミスが増加し、業務の質も落ちてしまうでしょう。

生産性の低下

職場でのコミュニケーション不足は、業務の効率性を大きく損ないます。情報共有が滞ることで、作業の重複や手戻りが発生し、生産性が低下してしまうのです。

【コミュニケーション不足が生産性に与える影響】

• 作業の重複：メンバー間で情報共有せず同じ作業を行う
• 手戻りの発生：認識のズレから作業のやり直しが必要になる
• 判断の遅延：適切なタイミングで意思決定ができない

このように、コミュニケーション不足は業務を滞らせる大きな要因となります。円滑なコミュニケーションによって情報を適切に共有し、メンバー間の連携を深めることが、生産性向上のカギを握っているのです。

従業員のエンゲージメント低下

コミュニケーション不足の職場では、従業員のモチベーションが下がり、エンゲージメントが低下します。上司や同僚との円滑なやり取りがないと、自分の仕事への意義や組織への帰属意識が希薄になるためです。エンゲージメントの低下は、以下のような状況を招きます。

• 業務への意欲減退
• 生産性の低下
• 自発的な行動の減少
• 組織への不満の増大

従業員エンゲージメントの維持・向上には、職場の活発なコミュニケーションが不可欠です。一人ひとりが自分の役割や価値を実感でき、組織とのつながりを感じられるよう、意識的にコミュニケーションの活性化を図っていくことが重要です。

優秀な人材の離職

コミュニケーションが不足している職場では、優秀な人材の離職リスクが高くなります。社内の人間関係が希薄だと、一人ひとりが孤立感を感じ、組織への帰属意識が低下してしまうからです。

優秀な社員は、自身のスキルアップやキャリアアップを常に意識しています。しかし、職場内のコミュニケーション不足で、社内での成長機会が乏しいと感じると、より活躍の場を求めて転職を考えるようになります。優秀な人材の流出は、組織にとって大きな損失となるのです。

情報共有の不足によるミスの増加

職場のコミュニケーションが不足すると、業務に必要な情報が適切に共有されず、ミスが増加する傾向にあります。たとえば、以下のようなケースが考えられます。

• 仕様変更の連絡不足：古い仕様のまま作業を進めてしまう
• 引き継ぎ漏れ：担当者交代時に業務が滞る
• 進捗状況の共有不足：納期遅れや手戻りが発生する

このようなミスは、生産性の低下やコスト増加につながります。さらに、ミスの多発は従業員のモチベーションにも悪影響を及ぼします。

情報共有不足によるミス防止には、定期的なミーティングの実施や、情報共有ツールの活用が有効です。また、報連相を徹底し、気づいたことはすぐに共有する習慣づくりも大切です。

職場のコミュニケーションの重要性

職場のコミュニケーションは、組織の一体感を醸成し、イノベーションを促進する上で大変重要です。活発なコミュニケーションは、従業員の帰属意識を高め、業務の質を改善することにつながります。

組織の一体感醸成

職場のコミュニケーションが活発になることで、組織の一体感が醸成されます。部署を越えたコミュニケーションにより、社員同士の理解が深まり、連帯感が生まれます。

コミュニケーションの効果として、以下のような組織の変化が期待できます。

• 社員間の理解が促進され、一体感が向上する
• 部署間の垣根が低くなり、連携が強化される
• 会社への帰属意識が高まり、組織力が向上する

このように一体感のある組織では、以下のような効果が見込めます。

• 目標達成に向けて社員が結束する
• 困難な状況でも協力して乗り越えていく
• 社員のモチベーションが向上する

職場のコミュニケーションの活性化は、組織の一体感を醸成し、強い組織づくりに大きく寄与します。

イノベーションの促進

活発なコミュニケーションは、組織におけるイノベーションを促進します。多様な視点やアイデアが交わされることで、新たな発想が生まれやすくなるのです。

たとえば、部署を超えた交流から全社的な知見の融合が期待できます。また、自由闊達な意見交換は斬新なアイデアの創出に役立ちます。さらに、失敗事例の共有は問題解決力の向上につながるでしょう。

コミュニケーションを通じて、社員一人ひとりの専門性や強みが明らかになります。それらを掛け合わせることで、これまでにない画期的なソリューションが生み出される可能性が高まります。

イノベーションの源泉は人材です。職場のコミュニケーションを活性化し、社員の創造性を最大限に引き出すことが、組織の競争力強化につながります。

従業員の帰属意識向上

従業員の帰属意識を高めることは、職場のコミュニケーションを活発にする上で重要な役割を果たします。帰属意識の高い従業員は、自分が組織の一員であることに誇りを持ち、組織の目標達成に向けて積極的に貢献しようとします。

帰属意識が向上することで、生産性の向上や離職率の低下、組織への貢献意欲の高まりなどの効果が生まれやすくなります。

業務の質の改善

職場における活発なコミュニケーションは、業務の質の改善にも大きく寄与します。情報共有が円滑に行われることで、以下のような効果が期待できます。

• ミスの削減：タスクに関する認識のずれを防ぎ、ミスを未然に防げる
• 生産性の向上：アイデアや知見の交換により、効率的な業務遂行が可能になる
• 課題解決の加速：多様な視点からの意見を集められ、適切な意思決定につながる

また、部署間の壁を越えたコミュニケーションを活性化させることで、全社的な最適化も図れます。各部門の専門性を生かしつつ、連携を強化していくことが肝要です。

このように、職場のコミュニケーションを改善することは、業務品質の向上に直結します。組織の生産性を高め、競争力を高めるためにも、コミュニケーション活性化に向けた取り組みが求められます。

職場のコミュニケーション改善に向けた取り組み事例

職場のコミュニケーション活性化に向けて、さまざまな施策を講じている企業が増えています。

こうした取り組みを通じて、職場内のコミュニケーションの活性化を目指しましょう。ここでは、それぞれの取り組みについて紹介します。

1on1ミーティングの実施

職場のコミュニケーション改善に向けた取り組みの1つとして、1on1ミーティングの実施が挙げられます。1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1で面談を行い、業務の進捗や目標、悩みなどを共有する機会です。

このミーティングを通じて、以下のようなメリットが期待できます。

• 信頼関係の構築：上司と部下が率直に対話することで、お互いの理解が深まり信頼関係が築かれる
• 課題の早期発見：部下の抱える問題や悩みを早期に把握し、解決に向けたサポートが可能になる
• エンゲージメントの向上：部下の声に耳を傾け、成長を支援することで、仕事へのモチベーションが高まる

1on1ミーティングを効果的に実施するためには、上司側のコミュニケーションスキルや姿勢が重要です。部下の話に傾聴し、適切なアドバイスを与えることで、職場の人間関係は良好になっていくでしょう。

社内イベントの開催

職場のコミュニケーションを活性化させるために、社内イベントの開催が効果的です。部署や役職を超えた交流の機会を設けることで、普段話す機会の少ない社員同士のつながりを深められます。
具体的な社内イベントの例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 社内運動会：スポーツを通じて社員同士の交流を深める
• 社内懇親会：飲食を通じて和やかな雰囲気で親睦を図る
• 社内研修合宿：1泊2日などの合宿形式で集中的に学びを深める
• ボランティア活動：社会貢献活動を通じて一体感を醸成する

これらのイベントを企画・実施する際は、参加者の多様性に配慮しつつ、楽しみながら交流できる工夫を凝らすことが大切です。社内イベントを通じて、職場のコミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。

メンター制度の導入

メンター制度は、先輩社員が後輩社員の成長をサポートする仕組みです。メンターは、メンティーの悩みを聞いたり、アドバイスを与えたりすることで、職場でのコミュニケーションを活性化させます。

【メンター制度の効果】

• 若手社員の定着率向上
• 先輩社員のリーダーシップ育成
• 組織全体のコミュニケーション活性化

メンター制度を導入する際は、以下の点に注意が必要です。

• メンターとメンティーのマッチングを適切に行う
• 定期的な面談の場を設ける
• メンターに対する研修を実施する

メンター制度を通じて、先輩と後輩の絆を深めることで、職場の一体感が醸成されます。これにより、コミュニケーションが円滑になり、組織力の強化につながるのです。

シャッフルランチの実施

シャッフルランチとは、社員食堂などで普段あまり交流のない部署の社員とランダムにランチを一緒にする取り組みです。普段話す機会の少ない社員同士が交流することで、以下のようなメリットが期待できます。

シャッフルランチの実施にあたっては、参加者の組み合わせをランダムに決めるだけでなく、話題づくりのためのテーマカードを用意するなど、自然な交流を促す工夫が大切です。社員同士の活発なコミュニケーションを通じて、組織の活力につなげていくことが期待されます。

社内SNSの活用

社内SNSを活用することで、組織の垣根を越えたコミュニケーションが促進されます。たとえば、以下のような効果が期待できます。

社内SNSを有効活用するためには、経営層が積極的に参加し、双方向のコミュニケーションを促すことが重要です。また、テーマ別のコミュニティを作るなど、社員の自主的な交流を後押しすることも効果的です。

フリーアドレスの導入

職場のコミュニケーション活性化に向けた取り組みの一つとして、フリーアドレスの導入が挙げられます。固定席を設けず、その日の業務内容や気分に合わせて自由に座席を選べるようにすることで、以下のようなメリットが期待できます。

一方で、導入時には座席の取り合いなどの混乱も予想されるため、利用ルールを丁寧に設計することが肝要です。社員一人ひとりにとって働きやすい環境づくりを進めながら、コミュニケーション活性化につなげていくことが求められます。

職場のコミュニケーション活性化のための企業の事例

職場のコミュニケーション活性化に向けて、さまざまな取り組みを行っている企業があります。ここでは3社の取り組み事例を紹介します。

カルビー株式会社：ユニークなフリーアドレス制度

スナック菓子及びシリアル食品の製造・販売等を行うカルビー株式会社では、フリーアドレス制度を導入しています。同社のユニークな点としては、「オフィスダーツ」制度を設けているところです。出社時に入口に設置されたダーツシステムにアクセスし、以下の3種類の席に自動で振り分けられます。

• ソロ席：一人で集中して仕事ができる仕切り付きの席
• 集中席：他との接触を一切絶てる席
• コミュニケーション席：コミュニケーションが取りやすい4人掛けの席

自動で席替えされることで、社員同士のコミュニケーションの活性化やアイデアの創出に寄与しています。

SanSan株式会社：他部署との飲み会費用補助

SanSan株式会社では、2011年より「Know Me」と呼ばれる他部署との飲み会費用補助制度を実施しています。この制度は、「他部署の、過去に飲んだことがない人と、3名以内」で飲みに行くと、会社から一人につき3,000円が補助されるというものです。

「Know Me」制度は、部署を越えたナナメのコミュニケーションを活性化することを目的としており、社員同士の交流を促進し、組織の壁を越えたアイデアの創出や協力関係の構築に寄与しています。

近年では、社員数の増加に伴い、「Know Me」制度の形も多様化しています。所属する拠点が異なるメンバー同士で利用できる「Know Me Area」、同じ部門でグループが異なるメンバーが利用でき横の交流を創出する「ウチKnow Me」、部門を越えてランダムに組み合わせが決定する「シャッフルKnow Me」など、さまざまなバリエーションが生み出されています。

これらの取り組みにより、SanSan株式会社では部署間の垣根を越えた活発なコミュニケーションが行われ、イノベーティブな企業文化の醸成に役立っています。

株式会社ぐるなび：ウォーキングミーティング

株式会社ぐるなびが実施した「ウォーキングミーティング」は、ウォーキングをしながら会議をするという新しい形の会議です。会議室で面と向かってプレゼンしたりするのではなく、並んで歩きながら行うことで、目線が同じ方向に向きます。そのため、威圧感のない対等な雰囲気の中で会話をすることができるメリットがあります。

堅苦しく緊張感のある会議室とは異なり、開かれた空間でのびのびとミーティングが行われるため、社員一人ひとりが発言しやすい環境を生み出します。また、ウォーキング中は脳が刺激され頭が冴えるためアイデアが浮かびやすく、話し合いをスムーズに進められる効果があります。

この取り組みは、社内のコミュニケーション不足改善に加え、社員のコミュニケーション能力向上の効果も発揮されました。株式会社ぐるなびでは、ウォーキングミーティングを積極的に取り入れることで、社員間のコミュニケーションを活性化させ、より良いアイデアの創出や問題解決に役立てています。

 職場のコミュニケーションを円滑にするための5つのポイント

職場のコミュニケーションを円滑にするためには、以下のポイントを意識することが大切です。

• 肯定的な話し方を心がける
• 相手の関心事を話題にする
• 結論から端的に伝える
• 非言語コミュニケーションにも注意を払う
• 双方向のやり取りを大切にする

それぞれのポイントを押さえることで、職場の円滑なコミュニケーションにつなげていきましょう。

ポイント1．肯定的な話し方を心がける

相手に良い印象を与え、建設的なコミュニケーションを図るには、肯定的な話し方を意識することが大切です。否定的な言葉を使うと相手を委縮させ、コミュニケーションを阻害してしまいます。一方、肯定的な言葉は相手のモチベーションを高め、よりよい関係性の構築につながります。

また、提案や依頼をする際は、「〜したほうがいい」という言い方よりも、「〜するとメリットがある」と伝えることで、相手に前向きに捉えてもらえるでしょう。肯定的な話し方を実践し、職場の人間関係を円滑にしていきましょう。

ポイント2．相手の関心事を話題にする

職場のコミュニケーションを円滑にするためには、相手の関心事を話題にすることが効果的です。相手の趣味やライフスタイル、最近のニュースなどを話題にすることで、相手との共通点を見出し、親近感を持つことができます。

たとえば、以下のような話題が考えられます。

相手の関心事を話題にすることで、相手の価値観や考え方を理解することにもつながります。相手のことを知ることで、より良い関係性を築くことができるのです。

ポイント3．結論から端的に伝える

職場のコミュニケーションで重要なのは、結論から端的に伝えることです。相手の時間を無駄にしないためにも、まず結論を簡潔に述べることが大切です。
結論から伝えることのメリットは以下の3点です。

特に、忙しい上司や多くの案件を抱えている同僚とのコミュニケーションでは、結論から伝えることが効果的です。ポイントを絞った説明で、相手の集中力を維持しながら、スムーズに話を進めることができるでしょう。日頃から、結論から話す意識を持つことが、職場のコミュニケーション改善につながります。

ポイント4．非言語コミュニケーションにも注意を払う

職場のコミュニケーションでは、言葉だけでなく非言語の要素にも意識を向けることが大切です。表情、視線、姿勢、声のトーン、話すスピードなど、言葉以外で伝わるメッセージに注意を払いましょう。

【非言語コミュニケーションの例】

• 笑顔で話すことで親しみやすさを伝える
• 相手の目を見て話すことで真剣に聞いている姿勢を示す
• うなずきながら聞くことで理解と共感を表現する
• ゆっくりとした口調で話すことで冷静さと思慮深さを印象付ける

言葉の内容と非言語メッセージが一致していないと、相手に違和感を与えてしまいます。むしろ非言語の要素の方が、コミュニケーションに与える影響は大きいと言えるでしょう。普段から自分の非言語メッセージを意識し、適切に使い分けていくことが職場の円滑なコミュニケーションにつながります。

ポイント5．双方向のコミュニケーションを大切にする

職場でのコミュニケーションを円滑にする上で、双方向のやり取りを大切にすることが重要です。一方的に情報を伝えるだけでなく、相手の意見や考えを聞き、対話を通じて理解を深めることが求められます。
具体的には以下のようなアプローチが効果的です。

双方向のコミュニケーションを実践することで、お互いの理解が深まり、信頼関係の構築につながります。また、多様な意見を取り入れることで、新たな気づきやアイデアが生まれ、組織の活性化にも寄与するでしょう。

まとめ：職場のコミュニケーションを活発にし、ビジネスの成長につなげよう

本記事では、職場のコミュニケーションの重要性と、それを改善するための具体的な取り組み事例について解説しました。コミュニケーション不足は、生産性の低下や優秀な人材の離職など、組織に深刻な問題をもたらします。一方、活発なコミュニケーションは、組織の一体感を醸成し、イノベーションを促進する効果があります。

企業は、1on1ミーティングやシャッフルランチなど、コミュニケーションを活性化するための取り組みを推進していくことが求められます。自社の職場環境を見つめ直し、コミュニケーション改善に向けた施策を検討していきましょう。活発なコミュニケーションが生み出す組織の活力は、ビジネスのさらなる成長につながるはずです。

監修者プロフィール

橋本 朋美（はしもと ともみ）

社会保険労務士法人HALZ（HALZグループ）
株式会社HALZ　取締役社長
人事コンサルタント

監修者からのメッセージ

職場のコミュニケーション不足は、パワハラやセクハラなどハラスメントの発生リスクを高める要因となります。また孤立感やストレスを感じる職場では、メンタルヘルス不調が生じやすくなります。職場のコミュニケーション改善は、従業員のエンゲージメント向上やメンタルヘルスの維持に直結するとともに、ハラスメント防止や労働時間管理の適正化など、法的リスクの軽減に寄与する重要な取り組みと言えます。

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