SEDesign

Teams画面共有とは?チャットやビデオ会議で共有できない時の対処法

SEデザイン編集部
2021-04-29

teams-screen-sharing1©Monticello/123RF.COM

ビデオ会議やチャットに役立つコミュニケーションツールのTeams。オンライン会議やチャットで資料などの画面を共有したいときに役立つ機能があることをご存知でしょうか?

今回は、Teamsの画面共有方法と共有できないときの解決法をご紹介します。

そもそもTeamsの画面共有とは

146338602_l©inkdrop/123RF.COM

マイクロソフト社が提供するTeamsは、通話やビデオ会議など、さまざまな機能を備えたコミュニケーションツールです。2020年時点で1日の利用者数が1億人を超えるなど、国内外問わず世界中で利用されています。

Teamsには特定の相手に自分の画面を共有できる機能があります。たとえば、デスクトップ画面やパワーポイントで作成した資料などいくつかの種類があるので、状況に合わせて使い分けることも可能です。

Teamsで画面共有する方法

teams-screen-sharing2

Teamsで画面共有する方法は大きく2種類あります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

1. チャットで画面を共有する

Teamsでチャットをする場合、デスクトップ全体や一部の画面を共有できます。

チャットとは、テキストを送信できる機能のことで、Teamsでは、個人間はもちろん複数人のグループでもチャットを行うことが可能です。

そんなチャットで画面を共有する方法は以下のとおりです。

teams-screen-sharing2-11. 画面右上の「画面共有」のアイコンを押す(上図赤枠)
2. 共有したい「デスクトップ」もしくは「ウィンドウ」を選択する

teams-screen-sharing2-23. 画面共有が開始される
4. 「発表を停止」をクリックして画面共有を終了(上図の赤枠)

共有画面を選択すると、チャットのメンバーに通知されます。相手が共有を許可すると、共有が開始されます。画面の共有を終えたいときは、画面の中央上にある「発表を停止」をクリックしましょう。

また、互いにミュートを解除すれば、画面共有をしながら通話をすることが可能です。チャットでは通話を開始してからも画面共有をすることができます。

2. Web会議で画面共有する

Teamsでビデオ会議を行う場合もデスクトップ全体や一部の画面を共有できます。ビデオ会議で画面を共有する方法は以下のとおりです。

teams-screen-sharing2-31. 画面右上の「画面共有」のアイコンを押す(上図赤枠)
2. 共有したい対象を選択する
3. 「発表を停止」をクリックして画面共有を終了

Web会議中に共有可能な対象には、「デスクトップ」「ウィンドウ」「パワーポイント」「参照」があります。これらの詳しい内容は次章でお伝えします。画面に共有対象が表示されるので、共有したい内容を選び、会議の参加者に画面を共有します。

共有を停止する場合は、画面の中央にある「発表を停止」を押しましょう。

画面共有できるコンテンツは4つある!

teams-screen-sharing3Teamsで画面共有できるコンテンツは「ウィンドウ」「デスクトップ」「パワーポイント」「参照」の4種類です。

「ウィンドウ」とは、ブラウザやエクセルやワードのアプリケーションなど、特定の画面を共有できる機能のことです。選択した内容以外のウィンドウは共有されないので、別のウィンドウでほかの作業を行うこともできます。

「デスクトップ」とは、その名の通り自分のデスクトップ全体を表示させる機能のことです。複数の画面を共有できる点がウィンドウと異なります。ウィンドウの機能と間違えると、相手に見せたくないものまで共有することになるので注意が必要です。

「パワーポイント」では、OneDriveに保存した資料を共有できます。スライドができる状態で画面共有され、会議に参加する人も資料の操作が可能です。「参照」は、パソコンやOneDriveに保存したファイルを共有する機能のことです。

ただし、チャットでの画面共有は「ウィンドウ」と「デスクトップ」のみです。

画面共有できないときの対処法

teams-screen-sharing4画面共有機能を備えるTeamsですが、何かしらの原因で画面を共有できないといった不具合が起こることも。大事な場面で確実に画面共有できるように、Teamsで画面共有ができないときの対処法を解説します。

1. デスクトップで画面共有されない

TeamsでチャットやWeb会議をしているときに、デスクトップ全体を共有したいのに指示通り共有されないことがあります。そんなときは、まずTeamsの再起動、PCの再起動を試してみましょう。

再起動をしても不具合が改善されないときは、ツールを一度アンインストールしてから再インストールしてみましょう。

【Teamsのアンインストール方法】(Windows)

teams-screen-sharing3-1

1. PCの設定画面から「アプリ」を選択
2. 「アプリと機能」の画面が表示されるので、検索ボタンに「Teams」と入力し「アンインストール」を押す

アンインストール後、少し時間をおいてTeamsのサイトからアプリを新しくインストールしましょう。アプリを起動し、もう一度画面共有を試してみると不具合が改善されている可能性があります。デスクトップで画面共有されないときにお試しください。

2. Macで画面共有できない

MacでTeams画面共有に不具合が起きた場合、端末のセキュリティ設定を変更すると不具合が解消されることがあります。

【セキュリティ設定の変更手順】

1. 画面の左上にあるアップルマークから「システム環境設定」をクリック
2. ダイアログボックスが表示されるので、「セキュリティとプライバシー」を選択
3. 「プライバシー」「アクセシビリティ」の順番に進み、「鍵」のアイコンを押す
4. Teamsの制御を許可すると不具合が改善されます。

3. 共有された画面が映らない

画面共有はされているのに画面が映らない場合、端末に問題があるのではなくTeamsに障害が起こっていることが考えられます。

Teamsにおける障害の発生状況は下記から確認できます。

Teamsの障害はリアルタイムで確認できるため、共有された画面が映らないなどの不具合が起きたときは詳細情報を確認してみましょう。

4. 画面が固まってしまう

TeamsでチャットやWeb会議をすると、共有された画面が固まってしまうことがあります。このような場合に考えられるおもな原因は、端末のメモリ不足です。

Teamsが必要とするメモリは2GBといわれていますが、ビデオ通話やWeb会議を行う場合は4GB以上の容量が推奨されています。画面が固まるときはメモリが不足していることが考えられるので、不要なアプリやデータを消去し、メモリ容量を増やしてみましょう。

Teamsで画面共有するときの注意点

teams-screen-sharing5

Teamsの画面共有は便利な機能ですが、操作を間違えるとハプニングに見舞われることもあります。そこで、Teamsで画面共有するときの注意点について解説します。画面共有機能を利用する前にしっかり確認しておきましょう。

1. 複数画面共有はデスクトップで行う

デスクトップは、画面を複数共有したいときに便利な機能です。しかし、複数の画面を共有したくない場合は、必ずウィンドウを選択しましょう。

デスクトップとウィンドウの機能を混同すると、見せる必要のない画面まで共有することになってしまいます。状況に応じてデスクトップとウィンドウを使い分けましょう。

2. 見られたくない画面は通知オフ

画面共有でデスクトップの機能を選択すると、画面に表示されているすべての画面を共有することになります。デスクトップ機能は複数の資料を共有したい場合に役立ちますが、本来見せてはいけない情報が共有されセキュリティー問題にまで発展した事例もあるようです。

画面共有時はデスクトップ上の画面や通知設定を事前に確認することが大切です。見せたくない画面があるときは、画面を閉じたり通知オフ機能を活用したりしましょう。

3. 画面共有機能のルールを決める

Teamsではチャットや会議の参加者は画面共有機能を利用できます。そのため、画面を共有している間に他の人が画面共有を実行してしまうと、その前に共有した画面が自動的に解除されてしまいます。

参加者が多くなると意思疎通が難しくなり、このような問題も多発しがちです。再度画面を共有することもできますが、設定までに時間がかかることも。

誰かが画面共有する間は画面共有を実行しないなど、事前にルールを決めておくと良いでしょう。

4. 画面共有の確認を必ず行う

チャットやWeb会議ではそれぞれ保有するパソコンを使用しています。そのため、自分の画面上では情報が共有されていても、ほかの参加者の画面には画面が表示されないといったトラブルが発生することも。

説明に入る前に、「画面は表示されていますか?」など、画面共有が正しく反映されているかどうかを参加者全員に確認しましょう。

Teamsの画面共有に関するQ&A

teams-screen-sharing6Teamsで初めて画面共有機能を使用するときは、分からないことも多いものです。ここでは、Teamsの画面共有に関してよくある疑問とその解決法をまとめました。

6-1. 共有画面は遠隔で操作できるの?

teams-screen-sharing6-1

Teamsの画面共有では、操作の権限がある場合のみ遠隔操作が可能です。

権限を許可する方法は、まず画面上に表示される「制御を渡す」をクリックします。(上図赤枠)権限を渡す相手の候補が表示されるため、権限を渡す相手を選びましょう。これで遠隔でも画面の操作が可能になります。

6-2. iPadやスマホでも共有できる?

teams-screen-sharing6-2

Teamsの画面共有機能は、iPadやスマホでも使用可能です。iPadやスマホで画面を共有する方法は、以下の通りです。

1. 右下部分の「・・・」をタップ
2. 「共有」を押す
3. 共有方法を選べるので、好きなものを選択

上記方法で簡単に画面共有ができます。

6-3. オーディオファイルは共有される?

通常の画面共有では音声を共有することはできませんが、Teamsのシステムオーディオ機能を共有すれば、参加者が資料の音声をストリーミングすることができます。

teams-screen-sharing6-3システムオーディオ機能を利用したいときは、共有する対象を選ぶ際に「システムオーディオを含む」にチェックを入れるだけです。画面共有を開始した後でも、「制御を渡す」の右隣のアイコンをクリックすれば「システムオーディオを含む」に変更ができます。

簡単に操作できるので、音声も共有したい場合はぜひ活用してみましょう。

7. Web会議は画面共有機能をフル活用しよう!

Web会議やチャットでは、口頭の説明だけでは参加者にイメージが伝わりにくいこともあります。そんなときこそTeamsの画面共有機能の活用がおすすめです。

操作も簡単なので、ビジネスシーンで効果的に活躍してくれることでしょう。


▼こちらの記事も併せてご覧ください。

初心者でも分かる「Microsoft Teams」の基本〜超便利なビジネスコミュニケーションツールの機能と使い方

初心者でも分かるSlackの基本。超便利なビジネスチャットツールの基本的な機能から使い方をおさらい

初心者でも分かる「Zoom(ズーム)」の基本〜無料で使える超便利なWEB会議ツールの導入と使い方


HubSpot無料版のお申し込みバナー

資料ダウンロード(HubSpot活用ガイド)

  • facebook
  • mail

関連する記事

新規CTA

カテゴリー

ニュースレター購読

SEデザインからブログの更新情報をお届けします。