昨今、ウェビナーは、新型コロナウイルス感染症の流行もあり一気に普及してきました。
ウェビナーを開催する場合は専用のウェビナーツールを使用して配信しますが、ウェビナーの実施を検討している段階では、配信の方法や注意点、どんなウェビナーツールを利用すれば良いかわからないこともあるでしょう。
そこで今回は、ウェビナーの概要やメリット、代表的なウェビナーツールやウェビナー実施時の注意点などについて解説していきます。
ウェビナーとは？
ウェビナーとはどのようなものでしょうか。まずはウェビナーの概要について解説していきます。
ウェビナーはオンラインで開催するセミナー
ウェビナーは英語で「Webinar」と表記し、「Web（ウェブ）」と「Seminar（講演会）」を掛け合わせた造語です。ウェビナーは「インターネット環境を使用して遠隔地で開催するセミナー」を指しており、「オンラインセミナー」や省略せずに「ウェブセミナー」、「インターネットセミナー」とも呼ばれています。
ウェビナーに参加する場合、インターネットに接続したパソコンを使ってウェビナーツールを起動し、指定されたURLにアクセスするのが一般的な利用方法です。
ウェビナーの画面では、会場の映像がインターネットに接続したカメラ経由で配信され、講演の内容や資料を視聴できます。視聴者もパソコンにカメラやマイクを接続すれば双方向でやりとりができ、映像や音声、チャットを利用して質問や意見を伝えることも可能です。
会場で開催するセミナーとの違い
オンラインで行うウェビナーと、実際の会場を使用して行うセミナーや講演会の大きな違いは「会場を用意する必要がない」ことでしょう。ウェビナーは、カメラやマイクのついたパソコンとオンライン環境があればどこでも開催できるので、オフラインのセミナーよりも手軽とも言えます。
また、IT業界を中心に一部の企業では、以前からウェビナーが取り入れられていました。しかし新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、多くの人が長時間密集した状況になる会場を利用した集合型のセミナーは感染リスクが高まることから、物理的接触のリスクがないウェビナーに注目が集まっています。
ウェビナーを利用するメリット
近年注目が集まっているウェビナーですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここではウェビナーを利用する代表的なメリットについて解説していきます。
地域や国を問わず受講できる
ウェビナーはインターネット経由でセミナーを発信するので、地域や国を問わずに受講できるのがメリットです。特にセミナーがなかなか開催されない地域の人にとっては、都心で開催されるセミナーが視聴できるようになるため、わざわざ開催地まで足を運ぶ必要はありません。
言語が理解できれば海外のウェビナーに参加も可能です。移動の手間が発生しないぶん、参加者にとっては気軽に参加できる点がメリットといえるでしょう。もちろん主催者側にとってもメリットで、適切なアプローチをすれば様々なエリアから集客ができ、より多くの参加者を獲得できる可能性があります。
セミナーを開催するコストを抑制できる
セミナーの主催者にとっては、セミナーを開催するコストを抑制できるのがメリットです。セミナーを開催する場合、規模が大きくなればなるほど会場費がかかり、受付や会場整理に人員を割く必要があります。1,000人以上の大規模なセミナーを開催する場合、会場費や人件費、設備の使用料などで100万円単位の費用がかかる場合もあります。
しかしウェビナーで同規模のセミナーを開催する場合の費用は、インターネットの環境整備やパソコンなど機器とウェビナーツールの利用料金だけになるため、大幅なコストの抑制が可能です。
また、会場を借りる必要がないため会場のスケジュールによってセミナーのスケジュールが左右されることもありません。費用を抑え、スケジュールも自由に調整できるため、主催者にとっても大きなメリットがあるといえるでしょう。
ウェビナーを利用するデメリット
参加者にも主催者にもメリットが多いウェビナーですが、どのようなデメリットがあるのでしょうか。ここではウェビナーを利用した場合のデメリットについて解説していきましょう。
配信環境でセミナーの質や満足度が左右される
ウェビナーが成功するかどうかは配信環境によって左右されます。特に主催者側が十分な配信環境で配信しなかった場合、映像や音声が途切れたり、配信が中断されてしまったりと様々な問題が発生します。十分な通信速度のあるインターネット回線を確保しておかないと、セミナーの質が下がり参加者の満足度が低下する可能性があるでしょう。また配信に慣れているメンバーが主催者にいないと問題が発生した場合に対処できません。
ウェビナーの満足度を下げないためにも、配信環境の整備には十分に注意しておきましょう。
途中で離脱しやすい
ウェビナーのデメリットのひとつは、参加者の途中離脱率の高さです。場所を問わず気軽に参加できる点がウェビナーのメリットではありますが、その一方で興味を失ったらすぐにウェビナーから離脱されてしまいます。リアルな会場であればセミナーの途中で席を立つことは容易ではありませんが、ウェビナーは簡単に離脱できてしまいます。この傾向は録画した動画を配信する場合も、ライブで動画を配信する場合も同じです。この傾向を裏付けるように、ウェビナーの視聴率は冒頭が最も高くなっています。
そのため、できるだけ長時間視聴してくれるように構成を工夫しましょう。
おすすめのウェビナーツール5選
ウェビナーを開催する場合、どんなウェビナーツールを用いて開催するのが良いでしょうか。ここではおすすめのウェビナーツールを5つ紹介します。
Zoom Webinar
「Zoom」はビデオ通話システムの開発に特化しているZoom社の開発したウェビナーツールです。ポピュラーなビデオ通話システムのひとつで、ビデオ会議やウェビナーなど個人から法人にまで幅広く活用されています。このZoomには講演や研修に特化した「Zoom Webinar」というサービスがあり、ウェビナーにおすすめです。
Zoom Webinarは、最大10,000人まで視聴できるのが特徴です。他にもFacebookやYouTubeでのライブ配信でも、ライブを視聴できなかった人向けのオンデマンド視聴が可能です。またチャットやQ&Aの機能のほか、視聴者は主催者に許可をもらえばマイクが使用できるので、双方向やりとりに近い状態で配信することができます。
Cisco Webex Events
「Webex Events」は世界的な大手IT企業のCisco社が開発したビデオ通話用のウェビナーツール「Webex」をオンラインセミナーに特化させたツールです。
ライブ配信であれば最大3,000人まで同時視聴が可能で、ストリーミング配信であれば40,000人が同時に視聴できるのがポイントといえます。画面共有やQ&A、投票機能、チャットなどを駆使した講演や研修の開催が可能です。
プレゼンターが複数の場合でも、音声コントロールとアテンションモニタリングツールで、視聴者にスムーズに音声を届けることができます。
Microsoft Teams ライブイベント
「Microsoft Teams」はMicrosoft社が開発したテレワーク向けのツールで、ビデオ会議をはじめチャットや共同作業ができるウェビナーツールです。
Teams ライブイベントはTeamsの拡張機能で、URLひとつでストリーミング動画の配信が可能となります。同時視聴が可能な人数は10,000人で、大規模なウェビナーにも対応可能なスペックです。
最長配信時間は4時間ですが、あらかじめもうひとつURLを作成しておけばスムーズに次の配信に移行することも可能となります。規模や時間を問わず様々なシーンで活用できるのが特徴です。
Cocripo
「Cocripo」は日本のベンチャー企業である株式会社コクリポが提供しているウェビナー向けのサービスです。ウェビナーの配信に特化しており、初めて利用する人でも簡単にウェビナーを行うことが可能です。
タイトルや内容、開催日時を入力すれば簡単にウェビナーの募集や予約用のページが完成します。 準備・集客・予約者管理から当日のウェビナーの進行管理までをスムーズに実行できるのがポイントです。
2017年のサービス開始から短期間で成長しており、現在では1,700社を超える企業などのウェビナー主催者に利用されています。参加者は視聴のために専用のウェビナーツールをダウンロードする必要がなく、URLにアクセスするだけで参加できるため、参加者に負担をかけず、より多くの人にウェビナーを視聴してほしい場合におすすめです。
V-CUBE セミナー
「V-CUBE セミナー」は株式会社ブイキューブが提供するウェビナー用のサービスです。専用のウェビナーツールをダウンロードする必要がないため、参加者はセミナー用のURLにアクセスするだけで気軽に視聴できます。画面共有やチャット機能など、ウェビナーに必要な機能はひと通り備わっており、5ヶ国語に対応しているため海外の視聴者を想定した利用も可能です。
近年はインサイドセールスが国内でも浸透していますが、そこの際のセミナーや社内研修、商品解説など様々なシーンで活用できます。
ウェビナーを実施する場合の注意点
ウェビナーを開催する場合、どんな点に注意する必要があるでしょうか。ここでは、ウェビナーを実施する上で押さえておきたい注意点について解説していきます。
配信者・参加者のインターネット回線に注意
インターネット回線の確保はウェビナーの質を左右する大きな要素の一つです。特に配信側は十分な速度のインターネット回線を用意しておかないと配信が途切れがちになり、参加者の満足度を低下させる要因となってしまいます。特に複数のスピーカーが遠隔地から講演をおこなう場合には復旧や再接続に時間がかかってしまい、セミナーが時間通りに進行しない要因となるでしょう。
参加者側も回線が遅いとリアルタイムで動画を視聴できず、内容が聞き取れない、映像が見えないなどの問題が発生します。参加者に対しては事前に回線の安定したwi-fi環境からアクセスすることなどを推奨すると良いでしょう。
参加者のレスポンスが見にくい点に注意
実際の会場でおこなうセミナーは目の前に観客が多数いるため、その反応を見ながらセミナーを進めていくことが可能です。例えば、プレゼンターの中には観客に話しかけて話を盛り上げたり、深めていくなどのテクニックを使う場合があります。また、セミナーの経験が浅くても参加者の好意的な反応によって話のペースを掴むことができます。
しかし、ウェビナーの場合はカメラに向かって話し続ける必要があるため、相手のレスポンスが見にくくなります。会場でおこなうセミナーのようにリアクションがないと進めにくいという場合には、事前にウェビナーに慣れておくことも重要です。セミナーに慣れているベテランでも「ウェビナーは難しい」と話すことがあるので、登壇する場合には事前にしっかりと準備をして臨みましょう。
セミナー内容の流出に注意
ウェビナーはオンラインでセミナーを配信するため、セミナーの内容が流出する可能性があります。視聴者はスクリーンショットや画面の録画機能を使うことでセミナー内容をキャプチャできます。社外に流出すると困るような資料は出さず、スライドにはしっかりとクレジットをつけておくなど、流出対策をしっかりと行っておきましょう。
目的に合うウェビナーツールを導入しよう
ウェビナーを開催するためにはウェビナー配信が可能なツールを導入することが必要です。少人数のウェビナーであれば無料機能の範囲内で収まりますが、百名単位のウェビナーを開催するためには有料契約でサービスを利用しなければなりません。
また、ウェビナーツールによって必要や配信可能な人数、使える機能が異なります。それぞれのウェビナーツールの特徴を把握しておき、主催者や参加者の目的に合うウェビナーを導入し、ウェビナーを成功させていきましょう。
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