取材に対して、次のようなお悩みを持つ担当者は多いのではないでしょうか。
「移動時間やコストの面から、遠方の取材先への訪問が難しい」
「取材費用を抑えたいが、記事の質は落としたくない」
悩みの解決手段として、オンライン取材が検討できます。場所や時間の制約を受けずに実施できるためです。そのため、対面取材のみでなく、状況に応じてオンライン取材を活用することで、効率的な記事制作やコスト削減が可能となります。
この記事では、オンライン取材の具体的な進め方から、よくある失敗や対策といった実践的なノウハウを見ていきましょう。累計2,500件以上の事例取材実績を持つSEデザインが、取材の質を担保しながら効率的に進めるためのポイントを詳しく説明します。取材にかかるコストを抑えたい方は、ぜひ参考にしてください。
オンライン取材のメリット
取材を対面で実施するメリットは、相手の表情や仕草といった非言語情報まで把握できる点です。しかし、スケジュール調整や移動の時間が発生するため、複数人の対面取材では日程が限られるといえます。
対して、オンライン取材であれば、スケジュール調整がしやすく、複数人であっても取材が実施しやすいといったメリットもあります。コロナ禍でオンライン取材が広がり、今もオンライン取材を行うケースもあります。そのため、基本的には対面取材が望ましいものの、オンライン取材にもメリットは知っておきましょう。
金銭的・時間的コストを削減できる
オンライン取材の場合、交通費や移動時間が発生しないため、日程調整がしやすい点がメリットです。対面取材では、移動時間を含めた長時間のスケジュール確保が必須であり、複数人のスケジュール調整が難しいケースもありました。
対して、オンライン取材であれば短い時間でも実施可能です。複数人が参加する取材でも、移動・時間的コストを考慮する必要がないため、日程調整がしやすくなります。
また、対面取材がどうしても難しい場合には、金銭的・時間的コストの削減も可能です。
遠方の取引先でも取材しやすい
オンライン取材は、地理的な制約を受けないため、取引先の所在地が遠方でも気軽に施できます。交通アクセスの問題や物理的な距離が遠く、対面での取材が難しかった地方の取引先にも取材できるため、多くのインタビュー機会を設けることも可能です。
また、インタビュー実施者が大都市近郊に住んでいなくてもインタビューが実施できる点もメリットの一つレギュレーション通りです。
情報の共有や保存がしやすい
対面取材では、事前にデータや郵送で資料を渡しておく必要がありました。対して、オンライン取材では、画面共有機能を活用して資料をその場で表示できるため、円滑なコミュニケーションが可能です。また、取材中に新たな資料が必要になった際も、データを取材先とすぐに共有できます。
また、対面取材では機器が故障する可能性もあるものの、オンライン取材ではビデオ会議ツールの録画機能やチャット機能を使用できます。そのため、映像や音声記録によって、取材内容を正確に確認することも可能です。
インタビュー対象者がリラックスした状態で取材を実施しやすい
会議室や会社の1室を借りるケースもあるものの、オンライン取材の場合、インタビュー対象者がストレスや緊張を感じにくい空間でインタビューを実施することが可能です。
たとえば、自宅などでインタビューを実施するとなった場合には、ストレスを感じにくい環境だといえるでしょう。
オンライン取材のデメリット
オンライン取材は、移動時間の削減や柔軟な日程調整が可能です。しかし、対面取材と比較した場合には、複数のデメリットがあります。詳しく見ていきましょう。
相手の表情や場の空気感を読み取りづらい
オンライン取材では、PCやスマートフォンの画面越しにコミュニケーションを取るため、相手の表情や声のトーンの変化などの非言語情報を十分に読み取りにくくなります。たとえば、オンライン取材で声のみでのやりとりの場合、よりインタビュー対象者の感情の機微を察知しにくいため、丁寧な言葉遣いや聞き取れなかった場合はもう一度聞くといった工夫が必要です。
対して、対面取材では、言葉に表れない微妙な反応や場の空気感からも相手の感情が読み取りやすいといえます。
話に割り込みづらい
オンライン取材では、同時に発生した場合、音声が混ざり合いノイズになってしまうため、誰が発言したのか分かりにくいという欠点があります。こういった場合は、相手の言葉の間を読んで発言する、後で聞き返すといった工夫が必要です。
対して、対面取材では、聞き逃した部分をほかのメンバーが自然に補足質問しやすく、視線や身振りなどの非言語コミュニケーションを通じて話す順番が決まりやすい点も大きな違いといえるでしょう。
取材時の撮影ができない
オンライン取材では、取材中の様子を撮影できません。画面をキャプチャすることは可能であるものの、解像度が低い場合は、相手の表情やしぐさを自然なかたちで切り取ることも難しいでしょう。そのため、事前・事後のどちらかに新しく写真を撮影してもらうといった手間が生じるケースも少なくありません。
対して、オンライン取材の場合は、撮影者が取材実施者とは別で存在するケースもあります。そのため、取材実施者はインタビュー内容に集中でき、撮影担当者は映像の構図や画質の調整などに専念しやすくなります。
通信環境が悪いとうまく取材ができないリスクがある
オンライン取材では、インターネット環境が不安定になった場合、音声や映像が途切れてしまうリスクがあります。取材側の通信環境は事前に整えられるものの、取材先でマイクやカメラなどの機器トラブルや通信トラブルが発生した際は、すぐに対処できない可能性が高いでしょう。
通信回線の状態によっては会話のタイムラグが生じ、取材がスムーズに進まない事態も想定されます。対して、対面取材の場合は予備のレコーダーなど取材側の準備が整っていれば、中断されるケースはほぼありません。そのため、スムーズな進行が可能です。
オンライン取材におすすめのツール
オンライン取材を円滑に進めるには、適切なツールの選択が重要です。取材の目的に応じてさまざまなツールを活用すれば、よりスムーズなオンライン取材が可能となります。ここでは、オンライン取材でおすすめしたいツールについて解説します。
Zooｍ（ズーム）
多くの企業で導入されているZoom（ズーム）は、オンライン取材のツールとしても活用できます。ホストになる側がアカウント登録を行えば、取材を実施できるため、手軽に導入可能な点が特徴です。
画面共有や録音、録画機能も充実しており、最大100人までの同時接続が可能です。無料版では40分の時間制限があるため、長時間の取材では複数回接続し直す必要があります。有料版であれば制限がないため、インタビューの長さによっては有料版の活用を検討しましょう。
GoogleMeet（グーグルミート）
Google Meet（グーグルミート）はブラウザ上で利用できるWeb会議ツールです。Googleアカウントが必要であるものの時間制限がなく、100人までの同時接続であれば無料で利用できます。取材を受ける側であれば、アカウントを用意する必要もありません。
また、GoogleカレンダーやGmailなどのサービスと連携できるため、取材先との日程調整やミーティングURLの共有がスムーズに行えます。Googleワークスペースを活用している企業との取材では、取材ツールにGoogle Meetを指定すると歓迎されやすいでしょう。
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）は、マイクロソフトが提供するWeb会議ツールです。マイクロソフトアカウントがないと利用できませんが、無料版でも最大250人まで同時接続できます。URLを発行される側であれば登録は必要ありません。
Microsoft Teamsは画面共有や録音、録画機能に加え、メモ機能も活用できるしため、取材中に気づいた点をその場で残すことも可能です。また、WordやExcelなどのOfficeアプリを画面上で共有できるため、取材先と確認作業を行う場合も利便性が高いといえます。
Whereby（ウェアバイ）
Whereby（ウェアバイ）は、アカウントがなくても利用できるWeb会議ツールです。無料版は45分の時間制限があるもののチャット機能や画面共有といった、基本的な機能が揃っています。
また、取材先にアカウント登録を依頼する必要がないため、初めての取材でも気軽に利用できます。無料版のまま継続して使用できるため、コストが気になる場合も活用しやすいでしょう。
Wherebyは、短時間のインタビューや複数の取引先へのアンケートによるヒアリングなど、気軽に取材を実施したい場合におすすめです。
BIZMEE（ビズミー）
BIZMEE（ビズミー）は、完全無料でブラウザから利用できるWeb会議ツールです。アプリのインストールや会員登録が不要となっており、URLを共有すれば、すぐに取材を始められます。
画面共有は可能であるものの、録音や録画はできません。そのため、取材内容を後から振り返る必要がない簡単な打ち合わせや事前の接続テストを行う際に向いているツールだといえるでしょう。
オンライン取材の準備から当日までの流れ
オンライン取材を成功させるための、入念な事前準備と当日のスムーズな進行が大切です。ここでは、具体的なオンライン取材の準備から当日までの流れについて詳しく解説します。
1．取材の主旨を共有する
お互いの認識にズレが起きないためにも、オンライン取材を実施する前に、目的や聞きたい内容を取材先と共有しましょう。取材実施の3日前などに取材の趣旨や質問事項をメールで送付しておくと、取材先も準備がしやすくなるため、スムーズな進行が可能になります。
また、過去の取材記事がある場合は、完成イメージを共有することで取材先の理解も深まります。対面取材では、臨機応変に質問を展開しやすいものの、オンライン取材では難しいため、事前の情報共有が大切です。
2．取材出席者を決めてプロフィールを共有する
オンライン取材では、その場で適任者を呼び出すことが難しいため、事前に取材の目的に合った出席者を決めておく必要があります。また、スムーズな進行を実施するためにも、出席者のプロフィールをあらかじめ共有しておくとよいでしょう。
たとえば、参加メンバーが多い取材では、それぞれの役職や担当業務、プロジェクトでの役割などをリスト化して共有しておくとスムーズな取材が実施しやすくなります。スムーズな取材であれば、取材対象者のストレスが軽減される点を意識し、当日に向けた情報共有を徹底することが大切です。
3．取材日時を調整する
オンライン取材の場合は、取材先や広報担当者など、異なる場所にいる全員が開始時刻までにスタンバイを完了している必要があります。そのため、複数の候補日を提示し、スケジュール調整がしやすい日時に設定しましょう。
また、通信環境が不安定で接続がうまくいかなかったり、ツールの操作に慣れておらず入室までに時間がかかったりといったトラブルも想定し、所要時間は多めに確保・伝えておくことが重要です。
4．使用ツールと当日用のURLを共有する
取材に使用するWeb会議ツールは、メディアや企業によって、指定されるケースもあります。そのため、取材先の環境や希望を確認したうえで、双方が利用しやすいツールを選定しましょう。
たとえば、Microsoft TeamsやZoomなどを指定され、使用したことがない場合はある程度操作に慣れておく必要もあります。
また、取材当日の接続トラブルを想定し、事前に会議のURLやアクセス方法を共有しておくことも重要です。
5．あらかじめ具体的な質問事項を共有しておく
オンライン取材を効率的に進めるために、あらかじめインタビューの質問の内容を取材先と共有しておきましょう。相手が取材に不慣れな方の場合であっても、質問に戸惑うことなく落ち着いて回答しやすくなるためです。
たとえば、以下のように具体的な質問事項を用意しておきましょう。
- 自己紹介や経歴：「エンジニアとしてのキャリアについて教えていただけますか」
- 主要な話題：「御社でDXを推進された際の課題は何でしたか」
- 具体的なエピソード：「特に印象に残っている成功事例を教えてください」
また、質問の意図や目的も整理し、場合によっては取材対象者に伝えておくとその場での深掘りもスムーズです。回答を受けて「チーム体制はどのように構築されましたか」といった具体的な補足質問を行えば、より詳しい情報を引き出せるでしょう。
6．社内でリハーサルを実施する
オンライン取材の進め方に不安がある場合は、社内でリハーサルを実施することをおすすめします。通信環境やツールの操作方法などを確認し、一連の流れを実践してみることで、当日のトラブルを防ぎ、スムーズに取材を進められるでしょう。
また、質問事項が決まっている場合は、返答をイメージしながらリハーサルを行うことでよりスムーズな取材が可能となります。
7．開始時刻になったら入室のうえ取材を行う
開始時刻になったタイミングで、事前に共有したツールとアクセス方法に従って入室します。すべての参加者の接続状態と音声や映像の通信状況を確認したうえで、取材を開始しましょう。
取材の冒頭では、インタビュアーが自己紹介を行い、取材の目的と所要時間を改めて共有します。また、内容を録音・録画する場合は、事前に伝えていたとしても改めて許可を得ることが大切です。
また、取材中は、お互いの表情が見えるようカメラをオンにしましょう。オンライン取材では対面と比べて非言語情報が伝わりにくいため、表情を確認しながら会話を進めることが重要です。心構えとして、取材先がカメラオフのままでも取材を進められるようにしておくことも大切です。
自宅からの参加であっても、襟付きシャツやジャケットなど、ビジネスの場にふさわしい服装を心がけて取材を行いしましょう。
オンライン取材のよくある失敗と対策
オンライン取材では、事前の準備を入念に行っていても予期せぬトラブルが発生するケースがあります。ここでは、よくある失敗パターンとその対処法を具体的に解説します。
音声が聞き取れない・入らない
取材開始後は、お互いの声が聞き取れるのかを確認しましょう。音声が聞き取りにくい場合は、マイクの設定やデバイスの選択が適切か確認しなければなりません。また、周囲の雑音にも注意が必要です。
また、複数人が同じ場所から参加する場合は、マイクがスピーカーの音を拾ってハウリングが発生しやすくなります。そのため、参加者にはなるべく別々の部屋から参加してもらったり、集音マイクを準備してもらったりするといった準備もお願いしておきましょう。
仮に、オフィスから参加する場合は、周囲の会話や電話の声などが入りやすい環境だといえます。そのため、3人以上での取材であれば、発言時以外はミュートにすることをおすすめします。
相手からこちらの顔がよく見えていない
オンライン取材では、取材対象者に取材側の表情がはっきりと伝わる適切な画角と明るさを確保することが重要です。仮に、光源が背後にある場合は、顔が暗く写ってしまうため、顔の正面から光が当たるように座席を配置しましょう。暗い環境で取材を行う場合は、リングライトなどの補助照明を使うことをおすすめします。
また、ノートPCのカメラは下から撮影する角度になりがちです。段ボールや台を使ってPCの高さを調整し、顔全体が正面から映るようにしましょう。
取材中にツールが停止してしまう
オンライン取材を行う際は、使用するツールの制限時間や通信状況によって、予期せぬ中断が発生する可能性があります。そのため、取材時間は予定より余裕を持たせて設定・伝えておき、ツールの利用制限についても事前に確認しておきましょう。
通信トラブルを防ぐためには、質疑応答を行わないメンバーの音声とビデオをオフにすると負荷が軽くなります。そのため、参加者が多い場合は、取材側のビデオをオフにすることも検討しましょう。
万が一トラブルが発生した場合は、電話取材への切り替えや予備デバイスでの再接続など、状況に応じた対応を準備しておくことが大切です。
無料プランではなく、複数人での取材が多い場合は、有料プランへの加入も安定した取材環境を確保するための選択肢です。
用意した資料が開かない
オンライン取材では、画面共有の際に資料が開かないトラブルがよく発生します。ツールの操作に慣れていないケースも想定されるため、共有したい資料をあらかじめ取材先や関係者に送付しておきましょう。
また、共有する資料のリンクをチャットで送っておけば、誤ってファイルを閉じてしまった場合でもすぐに対応できます。お互いの時間を圧迫しないためにも、事前の資料共有は重要です。
容量が足りず録画が途中で終わっていた
オンライン取材の録画は、使用するツールの管理者に権限があることに加え、プランによって保存できる容量が異なります。そのため、事前に取材予定時間に見合う容量が残っているか確認しましょう。
また、録画が途中で途切れるトラブル対しては、PCやスマートフォンのボイスレコーダーでバックアップを取っておく方法もあります。
録画を見返したが相手の話が全然聞き取れない
オンライン取材では、接続状況や通信環境によって、音声が聞き取りにくい場面があります。とくに数字や固有名詞は、聞き間違いによって記事の信ぴょう性が大きく損なわれる可能性があるため、なるべくその場で確認しましょう。
また、少しでも聞き取りづらい部分があれば、その場で聞き返すことが重要です。どうしても確認できなかった箇所は、原稿確認時にその旨をコメントして取材先に確認を依頼しましょう。
誰の発言か分からない
複数人でのオンライン取材において、1台のPCで複数の方が参加する場合は、誰が発言しているのか把握しづらくなります。また、画面をオフにしたまま発言する場合には、より判別が難しくなるでしょう。
そのため、参加者には発言の前に必ず名乗ってもらうことを伝えておくと、スムーズな取材が可能となります。また、仮に発言者が分からなかった場合は、その場で確認することが重要です。どうしても判別できない場合は、原稿確認時にその旨をコメントして確認を依頼しましょう。
なお、複数の拠点からの取材は、発言者の特定がより難しくなります。そのため、調整できる場合は、2〜3拠点程度に抑えるのがおすすめです。
オンライン取材記事を魅力的にするためのポイント
オンライン取材による記事作成では、対面取材とは異なる工夫が求められます。ここでは、魅力的な記事を作るためのポイントをみていきましょう。
取材中は相手が話しやすい雰囲気を作る
オンライン取材では、事前に質問事項を共有して進めるため、スムーズではあるものの単調になりやすい傾向があります。以下のような簡単な会話で緊張をほぐしつつ、取材中は相手の話にしっかりとリアクションを取りましょう。
- 相手の発言に対して「それは興味深い内容ですね」などと感想を伝える
- 話をしっかり聞いていることが伝わるように相づちを打つ
- 画面越しのコミュニケーションでは、やや大げさに感じるくらいのリアクションを行う
相手の話に共感を示すことで、取材対象者は話しやすくなるため、より深い内容を引き出せる可能性が高まります。
使用できそうな画像や写真を共有してもらう
オンライン取材の場合、その場での写真撮影ができないため、記事に使用する画像の確保が課題です。そのため、取材先が持っている広報写真などの素材を提供してもらうことをおすすめします。
会社の外観や製品写真、過去のイベントの様子など、記事の内容に関連する画像があれば、事前に共有をお願いしましょう。
また、取材先に新たに撮影を依頼することも可能です。その際は、必要な写真のイメージや枚数を具体的に伝え、撮影の負担を最小限に抑えることが重要です。商品や仕事で使用する道具など、身近なものを撮影してもらう方法もあります。
なお、写真撮影のみを外注する方法も選択肢の一つです。状況に応じて、最適な方法を選択しましょう。
オンライン取材のメリットを活かして自社の魅力を発信しよう
オンライン取材は、移動時間の削減や柔軟な日程調整ができるといったメリットがあります。一方、対面取材と比較した場合、通信環境のトラブルや非言語情報が読み取りにくいなどのデメリットもあるため、状況に応じて使い分けることが重要です。
また、取材を実施する前には、目的や質問事項を事前に共有し、出席者のプロフィールや使用するツールについても確認しておくことが大切です。当日は音声や映像の状態を必ずチェックし、少しでも聞き取りにくい部分があれば、その場で確認することを心がけましょう。
対面取材が望ましいものの、オンライン取材でも表情が伝わりにくい、通信環境に左右されるといった課題は対策を十分に行えば、インタビュー記事の質を高めることが可能です。
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