「HubSpotを導入したものの、初期設定で何をするべきか分からず困っている」という方は多いのではないでしょうか。HubSpotは豊富な機能を備えているぶん、設定すべき項目が数多くあります。そのため、初期設定に難しさを感じる方も多いようです。
そこで本記事では、HubSpotが日本に進出した当初からパートナーとして導入支援を行っているSEデザインが、HubSpotの初期設定の方法を分かりやすく解説します。
記事を読みながら作業を進めれば、必要な初期設定がひと通り完了できます。HubSpotを活用してビジネスを成長させていくための最初の一歩として、ぜひお役立てください。
HubSpot初期設定1.アカウントを作成する
まずアカウントを作成しましょう。作成の際には、アカウントを乗っ取られないように対策が必要です。その点を踏まえ、アカウントの作成方法を解説します。
1.ブラウザを確認する
HubSpotでサポートされるブラウザは、WindowsとMacで異なります。それぞれが対応しているブラウザの最新バージョンは、以下の通りです。
HubSpotに対応しているブラウザ |
|
Windows |
Mac |
● Google Chrome ● Mozilla Firefox ● Microsoft Edge |
● Google Chrome ● Mozilla Firefox ● Safari |
上記以外のブラウザを使用した場合、HubSpotの画面が適切に表示されない可能性があるため、必ずサポートされているブラウザを使用しましょう。
参照:HubSpotナレッジベース「HubSpotでサポートされるブラウザー」
2.HubSpotのアカウントを作成する
アカウントを作成する際は、メールアドレスを入力するか、外部アカウントと連携するかのどちらかを選択します。対応している外部アカウントは、Google、Microsoft、Appleの3つです。
いずれの方法でアカウントを作成しても大きな違いはありませんので、HubSpotからの通知メールを受け取りたいメールアドレスや外部アカウントを選んでください。
アカウントを作成すると、HubSpotへログインした状態になります。アカウントを作るのは無料でできるため、HubSpotの導入がまだの場合は、試しに作成してみるのもよいでしょう。
3.2要素認証を設定する
アカウントが乗っ取られる事態を回避するために、2要素認証を設定しておきましょう。2要素認証を設定すると、ログイン時に「スマートフォンなどのデバイスを利用した認証」が必要となり、不正アクセスのリスクを軽減できます。
2要素認証にはSMSメッセージか、以下の認証アプリが利用可能です。
- Google Authenticator
- Microsoft Authenticator
- Duo
設定を進めると、認証デバイスを紛失した場合に必要となる10個のバックアップコードが表示されます。いざというときに使えるように、バックアップコードを安全な場所に保管しておきましょう。
参照:HubSpotナレッジベース「HubSpotの2要素認証を設定する」
4.シングルサインオンを設定する(Enterpriseプランのみ)
シングルサインオンを設定すると、自社で使用するすべてのシステムをひとつのアカウントで利用できます。シングルサインオンの設定は、以下の手順で行います。
- IDプロバイダーのアカウントにログインし、HubSpotのアプリケーションを作成する
- HubSpotに移り、設定画面の「アカウントの既定値」を選択する
- 画面上部のメニューで「セキュリティ」を選ぶ
- 「シングルサインオンをセットアップ」をクリックする
- 表示された値をコピーする
- IDプロバイダーにコピーした値を貼り付ける
- HubSpotにIDプロバイダーの情報を貼り付ける
- 「認証」をクリックする
これらの操作はIDプロバイダーによって異なる場合があります。詳細な手順については、HubSpotナレッジベースをご確認ください。なお、シングルサインオンが利用できるのはEnterpriseプランのみの点に注意が必要です。
HubSpot初期設定2.基本項目を設定する
アカウント作成後は、以下のようなHubSpotの基本項目を設定していきましょう。
- タイムゾーン
- 言語
- 通貨
- ロゴ
- ブランドカラー
- トラフィック
- Cookie
この章では、具体的な設定方法を紹介します。
タイムゾーン
タイムゾーンの設定で、HubSpotで基準とする時間を設定しましょう。具体的な操作手順は、以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューから「アカウントの既定値」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「全般」を選ぶ
- 「タイムゾーン」の項目で設定したいタイムゾーンを選択する
- 表示されたボックスで「はい、変更します」を選ぶ
- 「保存」をクリックする
正しいタイムゾーンが選択されていないと、日付や時刻が意図していたものからずれてしまうため、必ず最初に設定しておきましょう。
言語
世界中で使用されているHubSpotでは、使用する言語を変更できます。具体的な設定手順は、以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューから「アカウントの既定値」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「ユーザーの設定」を選ぶ
- 「言語」の項目で設定したい言語を選択する
- 「保存」をクリックする
HubSpotを使用する各ユーザーは「プロフィール設定」から、自分のアカウントで使う言語を変更できます。外国人のメンバーがいる場合は、自身で使用言語を変更するように伝えるとよいでしょう。
通貨
HubSpotで取り扱う通貨は、以下の設定手順で変更できます。
- 設定画面の左側にあるメニューから「アカウントの既定値」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「通貨」を選ぶ
- 設定したい通貨の「アクション」をクリックする
- 表示された選択肢から「会社の通貨を編集」を選ぶ
- 設定したい通貨を選ぶ
- 「保存」をクリックする
取引を複数の通貨で行う場合は、あらかじめアカウントに通貨を追加しておくと便利です。為替レートを設定しておくことで、取引金額を把握しやすくなります。設定手順は、以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューから「アカウントの既定値」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「通貨」を選ぶ
- 「通貨を追加」をクリックする
- 「通貨」の中から新しい追加する通貨を選択する
- 「為替レート」に指定したい数字を入力する
- 「保存」をクリックする
為替レートを踏まえた取引状況を迅速に把握できるように、早めに設定を済ませておきましょう。
ロゴ
ロゴを設定すると、会社のブランディングに役立てられます。具体的な設定手順は、以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューから「アカウントの既定値」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「ブランディング」を選ぶ
- 「My brand kit」をクリックする
- 画面上部のメニューで「ロゴ」を選ぶ
- 「ロゴ名」「ロゴのaltテキスト」「ロゴのURL」を入力する
- ロゴ画像をアップロードする
- 「保存」をクリックする
設定したロゴは、HubSpotで作成したメールやWebサイトなどに反映されます。最初に設定しておくと便利ですので、積極的に利用しましょう。
ブランドカラー
会社のブランドカラーは、以下の手順で設定できます。
- 設定画面の左側にあるメニューから「アカウントの既定値」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「ブランディング」を選ぶ
- 「My brand kit」をクリックする
- 画面上部のメニューで「色」を選ぶ
- 「基本色」にカラーコードを入力する
- 必要があれば「+追加」をクリックする
- カラーコードを入力して色を追加する
- 「保存」をクリックする
設定した色はメールやWebサイトなどに反映され、ブランドイメージの訴求に役立ちます。
トラフィック
トラフィックを正確に測定するために、自社からのアクセスを除外しておく必要があります。具体的な設定手順は以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューの「トラッキングとアナリティクス」をクリックする
- 表示されたメニューから「トラッキングコード」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「高度なトラッキング」を選ぶ
- 「除外するIPアドレス」の欄に除外するIPアドレスを入力する
- 「これらのリファーラルドメインから」の欄に除外するドメインを入力する
- 「保存」をクリックする
なお「除外するIPアドレス」の上部には、現在使用しているIPアドレスが「あなたのアドレス」として表示されています。使用しているIPアドレスを除外したい場合は、こちらも「除外するIPアドレス」へ入力しておきましょう。
Cookie
Cookieで収集したトラフィック情報の利用に関して、訪問者に許可を取る設定を行えます。具体的な設定手順は、以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューから「プライバシーと同意」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「Cookie」を選ぶ
- 「既定のポリシー」を選ぶ
- 表示された画面で各種設定のON/OFFを選択する
- 「公開」をクリックする
なお、設定できる項目は以下の通りです。
- サイトでCookieが使用されていることを訪問者に告知する
- オプトインが必要
- カテゴリー別にCookieを表示
Cookieの利用を訪問者に通知する場合、表示するテキストは用途や状況に合わせて編集できます。
HubSpot初期設定3.ユーザーを管理する
HubSpotはチームで利用することを前提としたツールのため、自社内のユーザー管理設定を適切に行っておくことが重要です。この章では、ユーザー管理に必要な作業を解説します。
ユーザーを作成する
以下の手順で、ユーザーをHubSpotへ追加しましょう。
- 設定画面の左側にあるメニューから「ユーザーとチーム」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「ユーザー」を選ぶ
- 画面右上の「ユーザーを作成」をクリックする
- 追加したいユーザーのメールアドレスを入力する
- 「保存」をクリックする
メールアドレスを入力する代わりに、CSVファイルを利用して一括で複数名を追加することもできます。チームが大人数の場合は、CSVファイルを準備してから、ユーザー作成の作業に取り掛かるとよいでしょう。
プロファイルを設定する
次は、プロファイルを設定しましょう。HubSpotにおけるプロファイルとは、ユーザーの個人情報のことです。具体的には、以下のような情報が含まれます。
- プロファイル画像
- 姓
- 名
- 電話番号
- 肩書
プロファイルを登録しておくと、システム内で情報を共有できて便利です。プロファイルは、ユーザー個人に編集してもらうことが可能です。ユーザーを作成した後に、メンバー各自で情報を入力してもらうように促すと、管理者は作業の負担を減らせるでしょう。
チームを作成する(Professionalプラン以上)
チームを作成することで、ユーザーをグループに分けて管理できます。ただし、各ツールのProfessionalプランかEnterpriseプランを契約している場合のみ使える機能です。チームを作成する手順は、以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューから「ユーザーとチーム」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「チーム」を選ぶ
- 画面右上の「チームを作成」をクリックする
- チーム名を入力し追加するメンバーを選択する
- 「保存」をクリックする
Enterpriseプランでは、チームを階層に分けられます。大きなチームの内部に小チームを作りたい場合に活用しましょう。
ユーザーを削除する
チームメンバーがHubSpotを必要としなくなったときに備えて、ユーザーを削除する方法も覚えておきましょう。
ユーザーを削除する場合、まずは「無効化」の作業が必要です。無効化されたユーザーは、HubSpotにアクセスできなくなります。無効化を行う手順は以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューから「ユーザーとチーム」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「ユーザー」を選ぶ
- ユーザーの名前を選んでから「アクション」をクリックする
- 表示されたメニューで「ユーザーを無効化」を選ぶ
無効化されたユーザーを削除する際には、同様の手順で進め、最後に「アカウントから削除」を選んでください。
権限を管理する
情報を閲覧や編集の権限は、ユーザーごとに管理できます。HubSpotの契約時に発行されたアカウントには、すべての権限を持つ「スーパー管理者」が割り当てられています。スーパー管理者は、ユーザーごとに権限を細かくカスタマイズすることが可能です。
顧客の個人情報を保護する観点から、メンバーがアクセスできる範囲は必要最小限にしておくことが望ましいでしょう。具体的な設定手順は以下の通りです。
- 設定画面の左側にあるメニューから「ユーザーとチーム」を選ぶ
- 画面上部のメニューバーで「ユーザー」を選ぶ
- ユーザーの名前の横にある「権限を編集」を選ぶ
- 権限の編集を行う
権限を編集できる範囲は、契約しているプランによって異なります。Enterpriseプランでは、あらかじめ権限をテンプレート化した「権限セット」が利用できます。複数のユーザーの権限を変更する際に便利なので、積極的に利用しましょう。
HubSpot初期設定4.コンタクト情報を管理する
HubSpotでは、リード(見込み客)のことを「コンタクト」と呼びます。効果的なマーケティングを行うためには、コンタクトの情報を整理して、タイミングを逃さずアプローチすることが大切です。
この章では、コンタクトの情報を管理する方法を詳しく解説します。
リード情報を整理する
見込み客に対して有益な情報を継続的に発信するために、すでに保有しているリード情報をHubSpotにインポートしておきましょう。そのための準備として、自社内に存在するリード情報を、HubSpotにインポートできる形に整理する必要があります。
以下のような情報を抜き出して、CSVやExcelのファイル形式で保存しておきましょう。
- 姓
- 名
- Eメール
- 会社名
- 部署
- 役職
- 電話番号
これらは、HubSpotで「プロパティー」としてあらかじめ用意されている項目です。独自のプロパティーを作成することも可能ですので、どのような項目があると便利かを考えて、CSVやExcelに欄を追加しておきましょう。
ファイルをインポートする
リード情報を整理できたら、HubSpotにファイルをインポートします。具体的な手順は、以下の通りです。
- コンタクトの画面の右上にある「インポート」をクリックする
- 「インポートを開始」を選ぶ
- 「コンピューターからファイルをインポート」を選ぶ
- 「1件のファイル」を選ぶ
- 「1種類のオブジェクト」を選ぶ
- 「コンタクト」を選ぶ
- リード情報を整理したファイルをアップロードする
- ファイルの列をプロパティーの項目にひも付けし「次へ」をクリックする
- 「インポート完了」をクリックする
なお、インポートを完了する画面では「このインポートからリストを作成」や「これらのコンタクトをマーケティングコンタクトに設定」などを選択できます。
リストを作成する
リストとは、コンタクトの情報をグループにまとめる機能です。リストには、該当するコンタクトが更新されない「静的リスト」と、設定した条件に応じて更新される「動的リスト」の2種類があります。
リストを作成する手順は、以下の通りです。
- 「CRM」から「リスト」にアクセスする
- 画面右上の「リスト」をクリックする
- 画面左側のパネルで「コンタクトベース」を選択する
- 「リスト名」「説明」を入力し、動的リストか静的リストを選択する
- 画面右上の「次へ」をクリックする
- フィルター条件を選んでリストにしたいコンタクトを絞り込む
- 画面右上の「リストを保存」をクリックする
特定のニーズを持つ見込み客を、リストにまとめておくとよいでしょう。メールやコンテンツの内容をリストごとに変えると、見込み客のニーズに合ったアプローチがしやすくなります。
マーケティングコンタクトを設定する
今後アプローチする見込み客(コンタクト)を「マーケティングコンタクト」と呼びます。
既存の顧客など、マーケティング活動の対象としないコンタクトを除外することで、アプローチしたいコンタクトへのみ、マーケティングメールの送信が可能です。
マーケティングコンタクトを個別に作成する手順は、以下の通りです。
- コンタクトの画面の右上にある「コンタクトを作成」をクリックする
- 画面右側のパネルでコンタクトのプロパティーを入力する
- 「このコンタクトをマーケティングコンタクトに設定」にチェックを入れる
- パネル下部の「作成」をクリックする
対象が多数いる場合は、ファイルをインポートした際に、一括でマーケティングコンタクトに設定すると便利です。マーケティングコンタクトに設定したいリードをまとめて、ひとつのファイルに整理しておくとよいでしょう。
HubSpotの初期設定や操作で困ったときの対処法
HubSpotでは、困ったことがあった際に、情報を探したり相談したりできる場が用意されています。積極的に利用して、HubSpotの豊富な機能を使いこなしましょう。
ナレッジベースで検索する
ナレッジベースには、HubSpotの利用方法に関する情報がまとめられています。分からないことがあれば、まずはナレッジベースで情報を探すことを習慣にするとよいでしょう。
よくある質問がカテゴリーごとにまとめられており、使い方を基礎から学びたいときにも利用できます。初期設定を進める際は、とくに以下のカテゴリーの情報が役立つでしょう。
- アカウントと設定
- CRMのセットアップ
- 利用を開始する
キーワードで検索して、求める情報を探すこともできます。ナレッジベースで答えを見つけられれば、質問して回答を待つ必要がありません。ナレッジベースを参照して、できるだけ自力で操作を進めていきましょう。
サポートに問い合わせる(有料プランのみ)
HubSpotでは有料プランの利用者向けに、サポートが提供されています。サポートを利用する際の手順は、以下の通りです。
- 管理画面右下の「ヘルプ」をクリックする
- 画面右側のパネルで「サポートに問い合わせる」をクリックする
- 連絡手段を選んで問い合わせる
連絡手段は電話、チャット、メールから選べます。ただし営業時間外の場合、電話やチャットでのサポートは受けられない場合があります。
HubSpotを使い始めたばかりの時期は、知識が不足しているため「何が分からないのかが分からない」という状態になるかもしれません。そういった状態では自力での解決は難しいため、サポートを頼りましょう。
HubSpotアカデミーで学ぶ
HubSpotアカデミーでは、無料のオンライントレーニングが受けられます。
「デジタルマーケティング」「営業マネジメント」など、専門分野ごとに多数のトレーニングが用意されています。それらの中から、必要なものを選んで学習が可能です。各コースには多数の動画講義が含まれており、十分のペースで学習を進められます。
HubSpotに関する基礎知識が不足していると、サポートに問い合わせても、操作の意味が理解できない可能性があります。HubSpotアカデミーで基礎知識を学ぶことで、作業を素早く進められるようになるでしょう。
パートナー企業に相談する
HubSpot社では、HubSpotの導入や活用を共に推進する企業を「パートナー企業」として認定しています。
パートナー企業は、専用のプログラムを通じて、HubSpotに関するレクチャーを受けています。そのためパートナー企業は、HubSpotの導入や初期設定、さらに運用まで幅広い領域のサポートが可能です。初期設定について不安があれば、パートナー企業に相談するとよいでしょう。
本メディアを運営するSEデザインも、HubSpot社から認定を受けているパートナーです。十分な人材リソースを確保していることから、対応が丁寧だとお客様からも高評価をいただいています。導入支援や初期設定についてのお悩みにも親身に対応いたしますので、お気軽にご相談ください。
初期設定を済ませてHubSpotをフル活用しよう
HubSpotの利用方法は企業によってさまざまですが、初期設定で必要な操作は共通している部分が多くあります。本記事で紹介した設定を手順通りに進めることで、基本的な設定は完了します。
初期設定を済ませると、HubSpotのさまざまな機能を活用できるようになります。HubSpotを使って効果的なマーケティング活動を行うことで、自社のビジネス成長に貢献できるでしょう。
設定を進めるうちに不明点が出てくる場合もあるかもしれません。その際には、ナレッジベースやHubSpotのサポートを利用すれば、多くの問題は解決できるでしょう。自力で解決するのが難しければ、パートナー企業に相談するのがおすすめです。SEデザインは、HubSpot社が日本進出した当初からパートナーとしてHubSpot導入支援・活用支援を行っています。初期設定でお困りのことがあれば、SEデザインにお気軽にご相談ください。