顧客対応において、メールは今でも重要なツールですが、、メール対応が増加するほど、管理や対応に多くの時間がとられます。場合によっては、「メール管理が煩雑で重要な内容を見落としがち」「効率的にメールを管理する方法はないか」とお悩みの方もいらっしゃるでしょう。
HubSpotとOutlookを連携することで、営業活動や顧客情報管理の効率化につながります。本記事では、パートナーとしてHubSpotの導入支援を長年行っているSEデザインが、Outlookとの連携でもたらされる具体的なメリットや連携方法について解説します。
HubSpotとOutlookは連携できる
HubSpotとOutlookは、数クリックで簡単に連携できます。連携した場合、次のようなメリットがあります。
- メール送受信の自動記録ができる
- HubSpotからメールの送受信が可能
- トラッキング機能が利用できる
メールのやり取りを含めた顧客に関する情報を、HubSpotで一元管理できるため、利便性を向上させることが可能です。トラッキング機能では、メール開封率やURLのクリックの有無が確認できるため、顧客対応の円滑化も期待できます。
基本機能はHubSpotの無料プランでも利用できるものの、EnterpriseやProfessionalといった有料プランにアップグレードすれば、より利便性の高いさまざまな機能も利用可能です。
HubSpotとは
HubSpotとは、CRM機能を中心にマーケティングやセールス、顧客対応の管理を一元化できる包括的なビジネスプラットフォームです。特に、インバウンドマーケティングの強化と業務効率化に適しています。また、Outlookをはじめとした多くの外部ツールと連携できるため、顧客情報の一元管理や部門間の連携強化に効果的です。
HubSpotの各ツールの特徴を見ていきましょう。
- HubSpot CRM：顧客情報の一元管理・分析（CRMツール）
- Marketing Hub：インバウンドマーケティング支援（MAツール）
- Sales Hub：営業活動支援
- Service Hub：顧客サポート体制の強化
- Content Hub：Webサイト作成・管理（CMSツール）
- Operations Hub：業務オペレーションの自動化
各ツールとも無料プランから利用できます。ニーズに応じた複数の有料プランがあり、適切なプランを選択することで、顧客対応の迅速化や成約率の向上や業務全体の効率化を実現できるでしょう。
HubSpotは無料版でもOutlookと連携可能
HubSpotの無料プランをOutlookと連携すると、業務効率を大幅に向上できます。無料版で利用できる主な機能は次の通りです。
- メールの自動記録：メールの送受信記録をHubSpot CRMで自動記録
- リアルタイム追跡：メールの開封率やリンククリック率をリアルタイムで把握
- HubSpotでメール送信：HubSpot上でメールの作成・送信が可能
- OutlookでHubSpotの機能を活用：HubSpotのEメールテンプレートをOutlookで活用、予定表の同期
なお、有料プランに移行すると、次のようにさらに多くの機能が利用できるため利便性が広がります。
- HubSpot Sales Hub：テンプレート作成数が無料版では3件、有料版では最大5,000件に拡張
- HubSpot Marketing Hub：メール自動アクション数が無料版では1件、スタートプランでは10件、プロフェッショナルプラン以上では無制限
自社のニーズに合ったプランを選択し、業務効率化や顧客対応の強化につなげましょう。
Outlookとは
Microsoft Outlookは、メールの送受信だけでなく、カレンダー、連絡先、タスク管理などの機能を統合した多機能なアプリケーションです。WordやExcel、TeamsなどのMicrosoft製品とスムーズに連携できるため、ビジネスでは多くの場面で使用されています。
スパムフィルターやデータ暗号化機能を備えた高いセキュリティーに加え、スマートフォン対応により、外出先でも活用できます。
一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した2024年度の調査によると、Outlookはビジネスメール利用率が最も多く、60％のユーザーが利用していることが分かりました。信頼性や利便性の高さから、多くの企業が活用しているツールといえます。
HubSpotと連携できるのはOutlookの有料プランのみ
HubSpotと連携できるOutlookは、有料プランのMicrosoft365のサブスクリプションのみとなります。無料のOutlookアカウントでは利用できません。
主なプランは次の3つです。有料プランを利用すると、カスタム法人メールを作成できる点が特徴です。
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
現在加入しているプランが分からない場合、Microsoft365にサインインをした後、マイアカウントページに移動し「サブスクリプション」をクリックすると確認できます。ただし、管理者権限で閲覧を制限されている場合、この方法では確認できないため、管理者にプランを問い合わせましょう。
HubSpotとOutlookの連携で活用できる4つの機能とメリット
HubSpotとOutlookを連携すると利用できる主な機能は次の4つです。
- HubSpotからメールを送信できる
- HubSpot CRMにメールのログを残せる
- 顧客の反応をトラッキングできる
- Outlook上でHubSpotのさまざまな機能を活用できる
機能の詳細や利用するメリットについて詳しく解説します。
HubSpotからEメールを送信できる
HubSpotとOutlookを連携した場合は、プラットフォームからメールを直接送信できます。連携していなければ、HubSpotで確認した後にOutlookを立ち上げ、メール作成・送信を行う必要があります。
しかし、2つのツールを連携すれば、HubSpotで顧客データや営業活動履歴を確認しながら、シームレスなメールの作成・送信が可能です。ツール切り替えの手間や負担がなく、顧客情報を参照しながら作業できるため、顧客ごとにカスタマイズしたメールを迅速に作成できる点がメリットです。
また、HubSpot CRMの状況を見つつ、テンプレートや一斉送信機能も活用できるため、顧客ごとに最適化されたメールを素早く作成できます。過去に作成した文面を再利用できるため、時間効率の向上が図れます。
HubSpot CRMにEメールのログを残せる
顧客とのメールのやり取り自動的にHubSpot CRMに記録することで、手動で記録を残す作業を省力できます。記録ミスを防いだうえで、空いた時間に他の作業を割り当てられるため、生産性と記録の正確性向上に役立てられます。
履歴が自動的にHubSpotに保存されるため、営業プロセスの透明性が確保される点もメリットです。顧客へのメール内容が容易に確認できれば、チーム全体での情報共有がスムーズになります。各顧客の過去のやり取りを簡単に参照できるため、重複や送信ミスの防止だけでなく、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
また、チームリーダーは記録されたメールログを活用し、メンバーの活動状況や進捗をリアルタイムで把握できます。顧客との問題や対応漏れが発生した場合、迅速に原因を特定しフォローアップできるため、トラブルを最小限に抑えることが可能です。
顧客の反応をトラッキングできる
HubSpotとOutlookを連携すると、リンクのクリックや開封状況などをリアルタイムでトラッキングできます。顧客が商品やサービスに興味を示したタイミングを把握し、適切なアプローチが可能になる点はメリットの一つです。
たとえば、メールの開封状況やリンクのクリックなどの行動データを活用し、顧客の関心を的確に分析できます。トラッキング機能によって、顧客が商品に興味を持った最適なタイミングで次の対応が可能となります。そのため、顧客満足度の向上や信頼関係の構築、成約率の向上が期待できるでしょう。
また、蓄積したトラッキングデータを活用し、見込み客の優先順位を明確にすることで、営業活動を効率化できる点もメリットです。リソースを効果的に配分し、顧客のニーズに応じたアプローチが可能になるため、業務効率と顧客満足度の双方を高められます。
Outlook上でHubSpotのさまざまな機能を活用できる
HubSpotとOutlookの連携によって、Outlookの画面上でHubSpotのセールス機能をシームレスに活用することが可能です。たとえば、メール作成や顧客管理、スケジュール調整などをOutlook内で行えるため、ツール切り替えの手間を省き業務効率を向上できます。
とくに、営業活動の質を高めるために有効な機能は、次の3つです。
- メールテンプレート機能
- メールの自動送信
- カレンダー機能の同期
これらの機能を活用すると、生産性や顧客満足度の向上につながります。それぞれの機能について詳しくみていきましょう。
メールテンプレート機能
Outlook上でHubSpotのテンプレート機能を活用すると、一貫性のあるメールを効率的に作成・送信できます。HubSpotで作成したメールテンプレートをそのままOutlookで利用できるため、メール作成の手間と時間を大幅に削減できます。
加えて、テンプレートの活用で、メールの品質を標準化できる点もメリットの一つです。営業担当者ごとのばらつきをなくし、顧客へのメッセージを一貫したトーンと内容にすることで、ブランドイメージの統一も図れるでしょう。
また、顧客の属性やニーズに合わせた複数のテンプレートを事前に準備すれば、パーソナライズしたメールを迅速に送信できるため、顧客対応の品質向上につながります。
メールの自動送信
HubSpotのメール自動送信機能を活用すると、顧客情報をもとにパーソナライズされたメールを迅速かつ効率的に送信できます。タイムリーで的確なコミュニケーションを取れるため、顧客との信頼関係構築に効果的です。
メールの送信時間を設定すると、顧客がメールを開封しやすいタイミングに合わせた配信が可能になり、開封率の向上が見込めます。また、次のように必要なタイミングで自動的にメールを送信することも可能です。
- 新規顧客への歓迎メール
- イベント前のリマインダー
- 購入後のフォローアップなど
営業の機会損失を防げる点も大きなメリットだといえます。
カレンダー機能の同期
カレンダー機能を同期すれば、効率的なスケジュール管理が可能になります。メールのやり取りを通じて、顧客は簡単にミーティングを予約できるため、スムーズな時間調整ができるようになります。そのため、顧客満足度の向上につながります。
また、Outlook上で設定したミーティングは、自動的にHubSpotのCRMに反映されるため、スケジュールの漏れや重複を防止できる点もメリットです。営業チーム全体でスケジュールを共有することで、メンバー間の調整がスムーズになります。チームミーティングのタイミング調整にかかる手間や負担を大幅に削減できます。
HubSpotとOutlookの連携方法
HubSpotとOutlookの連携方法は、以下のとおりです。
- HubSpotにログインし、「設定」＞「全般」をクリック
- 「Eメール」タブを選択し、「ユーザー個人のEメールを接続」をクリック
- 「受信トレイの自動化を有効化」にチェックを入れ、「受信トレイを接続」をクリック
- 「Eメールアカウントをセットアップする」に個人用Eメールアドレスを入力し「次へ」をクリック
- HubSpotが提案するメールクライアントを選択、または「Eメールプロバイダーを自分で選択します」をクリックし、適切なものを選択する
- 画面の指示に従いアプリにアクセス許可を出す
- HubSpotのアプリマーケットプレイスを開き、Outlookアプリの拡張機能をダウンロード
拡張機能をダウンロードする際は、表示内容を確認し、適切な機能を選択しましょう。
HubSpotとOutlookを連携する際の注意点
HubSpotとOutlookを連携すると、次のような効果が期待できるため、業務効率化や営業活動の改善につながります。
- 顧客とのやり取りがスムーズになる
- チーム全体で一貫した対応が可能になる
顧客満足度の向上につながるため、メールを通じて顧客との関係を深めたい企業にとって効果的です。
ただし、Outlookの有料プランの利用が必須という注意点以外にも、連携を最大限に活用するための注意点が2つあります。詳しく見ていきましょう。
共有メールボックスには接続できない
Microsoft365の共有メールボックスは、複数のユーザーが同じメールアドレスを使用してメールの送受信を行える便利な機能です。
しかし、HubSpotはMicrosoft365の共有メールボックスとは連携できません。連携が可能なのは個人用のOutlookアカウントのみとなります。HubSpotとOutlookの連携機能を最大限に活用するには、個人のOutlookアカウントでメールを送受信しましょう。
自動記録の設定変更が必須となる
メールのログを残すには、HubSpot内の「ログ記録の設定」をオンにしなければなりません。初めての顧客や見込み客とメールでやり取りを行う際は「全てのユーザーの規定のログ設定を適用」をオンにすることで、メールのログが自動的に記録されます。
そのうえで、ログが不要なメール相手については、「Eメールタブ」のなかの「ログに記録しない」セクションから、除外するメールやドメインの追加が必要です。そのため、多くのチームや顧客を抱える場合は、初期設定や変更時に時間と労力がかかる点はデメリットだといえます。
HubSpotとOutlookの連携解除方法
HubSpotとOutlookの連携は、次のような手順で解除可能です。
- HubSpotアカウントにログイン「設定」＞「全般」をクリック
- 「Eメール」タブをクリック
- 個人用Eメールアカウント欄の「無効」をクリック
- 表示されたダイアログボックスで「はい、無効にします」をクリック
- Eメールアカウント欄の「削除」を選択し、HubSpotアカウントから受信トレイを削除する
再び連携が必要な場合は、簡単に再設定できます。
HubSpot Sales Office 365アドイン機能を連携するとOutlook上でセールス機能が活用できる
Outlookでは、HubSpotとの連携とは別に「アドイン機能」の活用も可能です。アドインをインストールするとOutlook上でHubSpotのさまざまなセールス機能を直接活用できます。
活用できる主な機能は次のとおりです。
- トラッキング：メールの開封やリンククリック状況をリアルタイムで把握
- ログ：メール送受信の記録をHubSpotに自動保存
- スニペット：頻繁に使用する文章を簡単に挿入できる
- テンプレート：HubSpotのテンプレートを活用できる
- ドキュメント：必要な資料を簡単にリンクで顧客と共有できる
- ミーティング：顧客が簡単にメール上でミーティングの予定を予約できる
- シーケンス ：顧客フォローアップの自動化
シーケンス機能については特定のプラン（Sales HubまたはService Hub のProfessional・Enterprise）のみで利用できる機能です。なお、アドイン機能のインストール方法やサポート対象機能については事前の確認が必要となります。詳しくはこちらをご覧ください。
HubSpotとOutlookを連携し顧客との信頼関係を構築しよう
HubSpotとOutlookを連携すると、顧客情報管理とメールのやり取りを一元化できるため利便性が向上します。HubSpotのトラッキングやログ、テンプレート機能などを簡単に活用できる点も魅力です。
HubSpotとOutlookを連携することで、顧客対応の質向上や営業活動全体の円滑化を実現し、顧客との信頼関係構築につなげましょう。
SEデザインではHubSpot社が日本進出した当初からHubSpotの導入支援・活用支援を行い、多くの企業とともにビジネス成長してまいりました。HubSpotは多くの外部ツールと簡単に連結でき、顧客との関係強化を強力にサポートします。HubSpotの導入をお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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