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Boxの便利な使い方とは?基本機能〜応用機能をわかりやすく解説!

SEデザイン編集部
2021-05-17

cloud-storage-box 1世界最大規模のオンラインストレージサービス「Box」。オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存し、そのファイルを複数人またはさまざまな端末からアクセスできるサービスのことです。

本記事ではBoxの概要や便利な使い方などをご紹介します。

1. そもそもBoxとは

teams-integration-apps3-9そもそもBoxとはどのようなサービスなのでしょうか。ここではBoxの概要をご紹介します。

1-1. 世界最大規模のオンラインストレージサービス

Box(ボックス)は世界最大規模のオンラインストレージサービスです。アメリカのビジネス専門誌によると、全米売上高上位500社の約60%がBoxを利用しているとされており、日本でも広く認知されています。Boxはいつでもどこでもアクセス可能で、時間や場所を気にすることなくデータの閲覧や編集などができます。また、プランによりますがストレージ容量が無制限であることもBoxを利用するメリットの一つ。無料プランでも10GBまで保存可能です。

昨今ではサイバー攻撃などをはじめとする、情報漏洩が大きな問題となっていますが、Boxではこれまで重大な情報漏洩は起きていません。万全なセキュリティ体制を敷いていることも、大企業を中心に多くの企業が利用するおもな理由といえそうです。

1-2. Boxが用意するプランは4種類

Boxが用意するプランは、主に次の4種類です。

  • Businessプラン
  • Business Plusプラン
  • Enterpriseプラン
  • 個人プラン

法人プランで1番人気なのがBusinessプランです。年間約2万円弱で利用でき、セキュリティ対策も万全です。

Business PlusプランはBusinessプランの機能に加えて、外部コラボレーターを無制限で利用できます。外部コラボレーターとは、社外のBoxユーザーに対してもBox環境の一部を閲覧できるようにする機能です。外部ユーザーと特定フォルダを共有することで、高いセキュリティレベルでのデータのやりとりが行えるようになります。社外のユーザーとの連携が多い場合には、外部コラボレーター機能付きのプランがおすすめです。

Enterpriseプランには「透かしの埋め込み」や「不正アクセス監視システム」などのさらに高いセキュリティ機能が搭載されています。セキュリティ面を重要視する場合はEnterpriseプランがおすすめです。

個人プランも一定レベルのセキュリティレベルを保持しており、通常利用には問題ありません。しかし、容量の大きいデータを扱う場合には、ストレージとアップロード容量をアップできるプランを検討しましょう。

2. Boxの基本的な使い方とは?

cloud-storage-box 2ここではBoxに関する基本的な使い方を解説します。代表的な3つの機能について確認していきましょう。

2-1. ファイルやフォルダのアップロード機能

Boxにはファイルやフォルダのアップロード機能があります。

アップロード方法は簡単で、対象を選択して「アップロード」または、「開く」を押すだけです。データを複数選択すれば、一括アップロードも可能です。

2-2. ファイルやフォルダのダウンロード機能

Box内に格納しているファイルやフォルダを自身のパソコンなどへダウンロードできます。ダウンロードしたいファイルやフォルダを選択し、メニューから「ダウンロード」を選択するだけです。アップロード操作と同様に、複数のファイルやフォルダーを選択すれば一括でダウンロードもできます。

zipファイルとして圧縮され、1つのファイルに格納された状態でダウンロードされるので、解凍して展開すると対象データを閲覧できます。

2-3. ユーザー間のファイル共有の方法は2つ

Boxではユーザー間でのファイル共有が可能です。ファイル共有の方法には次の2つがあります。

  • ユーザーの招待
  • 共有リンクの発行

ユーザーの招待によって共有する場合は、アクセス権限などを細かく設定できます。権限の付与内容によっては、コメントやメンションなどを利用した共同作業も可能です。

共有リンクは対象ファイルのリンクを発行し、そのURLを相手に教えることで共有できます。リンクの共有方法は2つあります。

一つ目はファイルを選択し共有ウインド上で送り先のメールアドレスを入力する方法。

二つ目は、共有ウインドでURLをコピーして共有する方法です。パスワードや有効期限、ダウンロード制限などの詳細設定も可能です。共有リンクによるデータ共有は、一時的な情報提示に向いているといえます。

クライアントや取引先など長期間に渡って共有するファイルについてはユーザーの招待によって共有し、適宜アクセス権限などを更新することをおすすめします。

3. Boxの応用的な使い方とは?

cloud-storage-box 3Boxの基本的な使い方を理解していただいたところで、次に応用的な使い方を解説します。こちらもさまざまな方法がありますが、ここでは4つのおもな応用機能をご紹介します。

3-1. BoxDriveによる自動アップロード

「BoxDrive」とはBoxを高速に利用できるアプリのことで、ブラウザを利用することなくBoxファイルへのアクセスを可能にしてくれます。もちろん、データの編集や追加、削除も可能です。

同期していればファイル更新した際に自動的にアップロードしてくれるため、更新を忘れて更新データを喪失するといった状況も回避できます。

3-2. Box Syncでオフライン編集も可能

「Box Sync」と呼ばれるツールを利用することで、Boxとデスクトップを同期してファイルやフォルダを編集できるようになります。Box Syncを利用するおもなメリットは、オフラインでも編集できる点です。

オフラインの場合は編集内容がBoxには反映されませんが、オンラインになった段階で編集内容が反映されます。また、パソコンにあるフォルダやファイルをBoxと連携しているためBoxのデータ容量を使わないというメリットもあります。オフライン環境での作業が多い方にはおすすめの方法です。

3-3. 7種類のアクセス権限でセキュリティ対策

前述のとおり、共有するユーザーに合わせてアクセス権限を切り替えることができるため、高いセキュリティ対策を講じることができます。

アクセス権限の種類は次の7つです。

  • 所有者
  • 編集
  • 削除
  • リンク取得
  • プレビュー
  • ダウンロード
  • アップロード

アクセス権限を変更することで、メンバーの入れ替えやアクセス履歴などを一括管理できます。

また、ファイルやフォルダのアクセス権限をグループまたはユーザー単位で付与することができるので、無用なトラブルの回避にも役立ちます。

3-4. メールによるアクション通知

メールによるアクション通知を設定できます。

アクション通知設定とはBox内のファイルやフォルダに変更があった場合に変更内容を自動でメールしてくれる機能のことで、フォルダごとに詳細に通知設定することも可能です。編集や削除の履歴がリアルタイムで通知されるので、セキュリティ対策にもなります。

複数ユーザーとデータを共有している場合は設定しておくべき機能といえるでしょう。

4. Boxの利用をおすすめする企業の特徴

cloud-storage-box 4Boxの利用をおすすめする企業の特徴をご紹介します。どのオンラインストレージを利用すべきか悩んでいる方はぜひ参考になさってください。

4-1. セキュリティ対策に力を入れている

Boxは大企業をはじめ、多くの企業で導入されています。それにも関わらず、これまで重大な情報漏洩などのセキュリティに関する事故は発生していません。理由は企業向けのオンラインストレージとしてサービス展開をしている点にあるといえます。

Boxは企業のセキュリティレベルに合わせた各プランを用意しており、ログ監視機能や共有リンクへの期限設定など、セキュリティ保護を補助する機能を多く搭載しているのです。

また、Boxの知名度や実績に基づいた信頼性の高さは、取引先にとっても安心材料となることでしょう。セキュリティ対策に力を入れている企業では、Boxの導入をぜひおすすめします。

4-2. さまざまなデバイスを利用している

パソコンやタブレット、スマホなどのさまざまなデバイスを利用している社内環境にはBoxの利用がおすすめです。

ユーザーIDやパスワードの管理もBoxならシングルサインオン機能で、管理者設定によって同じIDとパスワードで全員がアクセス可能。IT管理者の手間や時間の削減につながることでしょう。

4-3. さまざまなツールとの連携を計画

現在さまざまなツールとの導入や連携を計画する企業にもBoxがおすすめです。Boxは700種類を超えるモバイルアプリと連携可能で、ほかのツールとの親和性が高く、ツール間のハブとしても機能します。

特に、SlackやOffice365などのコミュニケーションツールとの連携ではその効果が発揮されることでしょう。

5. Boxのセキュリティ性の高さが業務の安全性を引き上げる

企業が顧客の信用を得るためには、セキュリティ対策への取り組みは欠かせません。これまでに重大な情報漏洩などの大きな事故が発生していない点からも、Boxはセキュリティ性の高い信頼性できるオンラインストレージサービスといえます。企業価値を上げるためにも、Boxを利用しているという事実は一つのエビデンスとなりうることでしょう。

ただし、セキュリティ性の高さだけでなく、社内における利便性や操作性なども導入前にしっかりと確認するべきです。導入したもの業務とマッチせず、結果的に利用できない可能性も考えられます。まずはBoxがどのようなものなのか正確に理解するためにも、概要や使い方などを知ることから始めましょう。

セキュリティ対策と業務効率の向上の両面から検討し、Boxが持つさまざまな機能を活用することをおすすめします。


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