初心者でも分かる「Zoom(ズーム)」の基本〜無料で使える超便利なWEB会議ツールの導入と使い方

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コロナ禍における外出規制以降、ビジネスにおいてはテレワークなどで遠隔地にいる同僚とのコミュニケーションを円滑に行うために、俄然、ビデオチャットなどのコミュニケーションツールが注目を浴びるようになりました。

中でも、「Zoom」はその使い勝手の良さからまたたく間にポピュラーとなり、かつてのSkypeに代わって今やWEB会議ツールの代名詞となっています。とはいえ、まだ利用したことがない、いまいち使い方がわからないという声もよく耳にします。

今回は、その「Zoomの導入から使い方について、初心者でもすぐに利用できるようにご紹介します。

Zoomとは

Zoomとは、アメリカのZoom Video Communications社が提供するネットを通じて遠隔地のユーザー間でコミュニケーションを行うオンラインミーティングツールです。Webカメラを利用したビデオ会議だけではなく、音声やチャットでのコミュニケーションも行えます。

Zoomを利用する際にはインターネット環境に接続したパソコンスマートフォンタブレットなどのデバイスが必要で、それらに専用のソフトアプリをインストールして利用します。

Zoomを導入するメリット

利用者が多い

リサーチ・コンサルティング会社のJ.Dパワージャパンが2020年4月に行った「テレワーク下におけるWEB会議利用に関する日米調査」によると、直近一週間以内に利用したWEB会議システムとして「Zoom」と答えた回答者が、日本の場合、30%で最も多い結果となり、アメリカでは実に48%にまで達しています

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(画像出典:J.D.パワー テレワーク下におけるWEB会議利用に関する日米調査

言うまでもなく、双方が同一のツールを利用していればストレスなくWEB会議が行えます。また、プライベートにおいてもしかりであり、利用ユーザーが多いということ自体、導入するメリットのひとつとなります。

参加者のアカウント登録が不要

あらゆる人とWEB会議を行う際には、そのツールのアカウント登録が意外と大きな障壁となります。同種のコミュニケーションツールであるSkypeやMicrosoft Teams、LINEの場合、WEB会議の主催者、参加者ともにアカウント登録が必要ですが、ZoomやGoogle Meetの場合、アカウント登録が必要なのは主催者だけで、参加者には必ずしも必要ではありません。

通信が安定している

WEB会議の参加者は、外出先のスマートフォンであったり、通信環境が悪い場所であったりと、場合によってはスムーズな会話ができないケースもあり得ます。会議の途中で映像が止まったり、音声が途切れたりするのは会議の進行を妨げ、大きなストレスとなります。

Zoomの場合、独自の映像圧縮技術により、少ない通信量で安定した通信が行えます。そのため、遅延や切断が起こりにくいと多くのユーザーから高い評価を受けています。

Zoomのはじめ方

Zoomをはじめる際には、まず専用ソフトをインストールします。また、WEB会議の主催者となる場合は必ずZoomのアカウント登録が必要です。ここではZoomの導入手順を解説します。

Zoomアカウントの作成

WEB会議主催者としてZoomをはじめて利用する際、まずこちらのZoomのWebサイトにアクセスし、アカウントを作成します。

手順は、画面右上の「サインアップは無料です」をクリック、表示されるページで、生年月日を入力し、続いてメールアドレスを入力します。また、GoogleアカウントFacebookアカウントでも登録できます

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(画像出典:Zoom Webサイト

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メールで登録した際は、登録メールアドレス宛に確認メールが届くので、メール内の「アクティブなアカウントボタンをクリックします。

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本設定画面が開きますので、名前ログイン用パスワードを設定し「続けるをクリックします。

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次にコミュニケーション相手を招待する画面が表示されますが、後でも招待できますので、ここでは「手順をスキップ」をクリックし、次に進みます。

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これで、アカウントの登録が完了しました。続いて、テストミーティングでZoomミーティングを試すことができます。「Zoomミーティングを今すぐ開始」をクリックします。

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続いて表示される画面内の「Zoomをダウンロードして実行してくださいをクリックし、Zoom専用ソフトをダウンロードします。ダウンロードしたファイルをダブルクリックするとインストールが開始され、完了後、Zoom専用ソフトが起動しますので、起動されたソフトの画面にある「コンピューターでオーディオに参加をクリックします。

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使用しているPCに内蔵されているマイク、スピーカー、あるいは外部接続されているヘッドホン、マイク類にZoom専用ソフトがアクセスできるようになります。

最後にWebカメラが認識されているかを確認するため、下記の画面でマウスを下部に持っていき、表示されるメニューの「ビデオの開始をクリックします。

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以下のようにWebカメラの映像が表示されます。確認できたら下部メニュー右端の終了よりZoomを終了します。

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続いて、Zoomミーティングの開始方法をミーティング主催者と参加者に分けて解説します。

・Zoomミーティングの開始方法(主催者編)

Zoom専用ソフトを起動すると下図のような画面が表示されますので、「新規ミーティングをクリックし、新規ミーティングの画面を開きます。

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続いてミーティングの参加者を招待します。表示されたミーティング画面の下部メニューより参加者の右側の上向きをクリックし、「招待をクリックします。

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表示された画面下部の「招待リンクをコピー」あるいは「招待のコピー」をクリックすると、開催中のミーティングへの招待リンクがクリップボードにコピーされますので、メールやメッセンジャーツールを使ってミーティング参加者に送信します。

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招待を受けた人がミーティングに参加すると、画面上部に招待者の入室許可通知が表示されますので、「許可する」をクリックしてミーティングへの参加を許可します。

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Zoomミーティングの開始方法(参加者編)

Zoomミーティング主催者から送信された招待メールあるいはメッセージにあるリンクをクリックします。ここで、Zoom専用ソフトがインストールされていない場合はインストールの必要がありますので、画面の指示に従い専用ソフトをインストールします。

専用ソフトが立ち上がり「ビデオ付きで参加またはビデオなしで参加を選択し、主催者に入室を許可された後にミーティングに参加できます。

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・Zoomミーティングの終了・退出方法

ミーティング主催者の場合は、画面下メニューの終了ボタンから「全員に対してミーティングを終了または退出を選択します。参加者の場合は、画面下メニューの退出ボタンでミーティングから退出します。

Zoomの便利な機能

続いて、Zoomの便利な機能について解説しましょう。

Zoomミーティングの画面を簡単に紹介した後、主催者、参加者共通の機能と開催者のみ使える機能の順に紹介していきます。

画面紹介

下図は主催者と参加者2名、計3名によるZoomミーティング画面の例です。この状態を「ギャラリービュー」と言います。

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ギャラリービューの画面では参加者の映像が同じサイズで表示され、発言者の映像には黄色の枠が表示されます。また、表示切替で発言者が大きく表示される「スピーカービューにも変更できます

なお、2020年9月1日のバージョン5.2.2へのアップデートでは「カスタムギャラリービューという機能が追加され、ギャラリービューの参加者の配置をドラッグアンドドロップで自由に変更できるようになりました。

下部メニューはマウスカーソルを下の方に持ってきたときのみ表示されます。また、右クリックでも対参加者への個別メニューが表示されます。

音声と映像によるミーティングなのでこのままでミーティングを進めることも可能ですが、次に紹介するような機能があります。

主催者・参加者共通の機能

  • マイク、スピーカーの切替、ミュート
  • 下部メニュー「ミュート」ボタン右の「^」をクリックして設定できます。
  • ビデオの停止
  • 下部メニュー「ビデオの停止」より自分のWebカメラ映像の配信を停止できます。
  • 参加者の招待
  • ミーティング主催者だけでなく、参加者も別の参加者を招待することができます。招待方法は前述と同じです。
  • チャット
  • 参加者全員や特定の参加者とチャットしたいときは、下部メニューの「チャット」より相手を選択して行えます。また特定の参加者とチャットする方法として、相手のビデオ映像を右クリックして表示されるメニューより「チャット」を選択して行うこともできます。
  • ミーティングの録画
  • 下部メニューの「レコーディング」よりミーティングの録画ができます。ただし、参加者の場合は主催者からの許可が必要となります。また、無料版のZoomでは起動中のPCへの録画ファイルの保存のみとなり、クラウドストレージへの保存はできません(※有料版の機能)。スマートフォンからの参加の場合も録画はできません。
  • バーチャル背景
  • カメラに自分の部屋を映したくないときなどに背景を変更することができます。下部メニュー「ビデオの停止」ボタン右の「^」から「バーチャル背景」を選択して設定します。
  • セルフビューの非表示
  • 参加者が多いときや画面が小さくて見にくいときなどに、自分のカメラ映像を非表示にすることができます。自分のカメラ映像を右クリックして「自分のセルフビューを非表示」を選択します。
  • 表示切替
  • 画面右上の「表示」より、参加者の映像表示をギャラリービュー、またはスピーカービューに切り替えできます。
  • 画面共有
  • PCで起動中の別のソフトの画面や、ホワイトボードを参加者と共有することができます。下部メニュー「画面の共有」より行ないます。参加者は主催者が共有許可の設定をしている場合のみ利用可能です。

 

主催者の機能

  • セキュリティ
  • 下部メニューの「セキュリティ」より参加者の機能制限や強制退出などの設定を行なえます。
  • ミュート、ビデオの停止
  • 特定の参加者のマイクをミュートしたり、カメラ映像を停止したりできます。対象の参加者の画面を右クリックして表示されるメニューより行ないます。
  • ホストの変更
  • 主催者の権限を他の参加者に変更する機能です。ホストにしたい参加者の画面を右クリックし「ホストにする」を選択します。

Zoomの料金プラン

Zoomはプライベートユースであれば無料でも十分利用できますが、会社や組織などでは有料版を使うことでさらに利便性が拡張します。

Zoomの無料版と有料版のプランによる主な違いは以下のとおりです。



今回は、Zoomの導入から初歩的な使い方について解説しました。もうおわかりのように、Zoomはさして難しい設定もなく、比較的導入が容易であり、その応用範囲も幅広いコミュニケーションツールです。この記事を参考に、ぜひ、あなたのビジネスでも活用ください。


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