HubSpot CRMの使い方｜無料でできることや機能を徹底解説

企業が主導権を握る時代から消費者が主導権を握るようになった現在、マーケティングも大きく変わりました。

今や企業から消費者への万人向けのメッセージでは誰にも振り向いてもらえません。インバウンドマーケティングで顧客をセグメント化し、さらにパーソナライズ化された情報を提供することが必要です。

しかしながらインバウンドマーケティングには、SEO、ブログ制作、ソーシャルメディア管理、マーケティングオートメーション、顧客サポートなど、やるべきことが膨大にあります。そこで、これらの作業を一元化するためのツールとしてHubSpot(ハブスポット) CRMが誕生しました。しかも、無料から利用が可能です。

今回はインバウンドマーケティングには欠かせない統合型プラットフォーム「HubSpot CRM」の魅力的な機能と使い方を徹底解説します。効果的なマーケティング施策に取り組みたい方は、ぜひ参考にしてください。

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HubSpot CRMの前提知識

HubSpot CRMは、顧客管理だけでなく、インバウンドマーケティングに効果的に取り組めるツールです。ここではまず、HubSpotを理解するうえで欠かせない「インバウンドマーケティング」と「CRM」、「HubSpot」の概要について解説します。 

インバウンドマーケティングとは

インバウンドマーケティングとは、有益なコンテンツを提供して潜在顧客を引き付け、購買意欲を育成するマーケティング手法です。テレビCMのように企業から一方的に情報を発信するのではなく、顧客との双方向のコミュニケーションを重視しています。  

具体的には、SNSやオウンドメディアの運営、動画を使ったコンテンツ制作などが挙げられます。  

適切なターゲティングによって、効率的に潜在顧客を獲得できるため、従来のアウトバウンドマーケティングと比較すると費用対効果が向上します。顧客と長期的な信頼関係を築けるのも、インバウンドマーケティングの特徴です。 

CRMとは

CRM（Customer Relationship Management）とは、顧客情報や顧客との関係性、コミュニケーションの履歴などをデータベースにまとめ、効率的に管理するツールです。顧客情報を一元管理することで、チーム全体で情報を共有できます。 

またマーケティングからカスタマーサービスまで、顧客に関する情報を一貫して共有するため、よりパーソナライズなサービスを提供できます。 

潜在顧客の行動追跡や顧客データ分析機能により、マーケティングや営業戦略の最適化への貢献も可能です。 

HubSpotとは

HubSpotは、マーケティングや営業、カスタマーサービスの業務をつなぐための機能を網羅するオールインワンのプラットフォームです。

HubSpot CRMと5つのHub製品で構成されており、それぞれ用途・機能が異なります。
HubSpot CRMをベースに、ほかのHub製品を必要に応じて組み合わせることで、MA、CRM、SFA、CMSなど多様な機能を活用できます。

HubSpot CRMで無料でできること

HubSpot CRMは、システム全体を通じてインバウンドマーケティングの戦略立案から実行まで一気通貫で支援する強力なプラットフォームです。

HubSpot CRMには、顧客管理機能に加え、マーケティング支援やカスタマーサービスを支援するための豊富な機能があります。 HubSpot CRMは、各Hub製品の一部機能を無料で使えるというイメージです。

HubSpot CRMの、おもな機能とサービス内容を紹介します。 

マーケティング支援機能

HubSpotには、フォーム・リストの作成や広告管理をはじめ、マーケティングを支援する機能も充実しています。

豊富な機能を活用することで、リードの獲得から育成、コンバージョンまで一気通貫で管理できます。 

フォーム作成ツール 

お問い合わせや資料請求など、見込み顧客の情報を収集するためのフォームやポップアップフォームを作成できる機能です。専門知識が不要で、ドラッグ＆ドロップで簡単にカスタマイズできます。 

見込み客がフォームに情報を入力した場合、CRMに自動登録できるため、リード獲得やリードナーチャリング（見込み客の購買意欲醸成）などに大きな効果を発揮します。 

広告管理 

Google Ads、Facebook、Instagram、LinkedInの広告アカウントをHubSpotに接続し、広告キャンペーンのパフォーマンスを同じ画面で確認できます。

広告から獲得したコンタクト、顧客数もキャンペーンにひもづいて表示され、広告ごとのリード創出数やROIの測定も簡単に行えるため、ターゲティング精度の向上が期待できます。 

ランディングページ作成

スマホやPCに最適化された、本格的なランディングページ（LP）を簡単に作成できます。サイトの訪問者を見込み客に転換するLPを、効率的に作成できます。 

訪問者に合わせてパーソナライズしたコンテンツを作成できるため、コンバージョン率向上が期待できる機能です。LP効果を分析し、最も効果の高いバリエーションを自動的に選出するため、多くのリード創出が見込めます。 

ダッシュボード&レポート作成 

Webサイトのトラフィックやリードの獲得件数、メールのパフォーマンスなど、マーケティング活動に関する詳細なデータをグラフ化し、ダッシュボードに表示できます。チームに最適なレポートを作成し、マーケティング活動に役立てられます。 

ダッシュボードは用途に合わせて簡単に編集可能です。社内で簡単に情報を共有し、効果の高いレポートを作成できます。 

セールス支援機能 

HubSpot CRMは、顧客の情報の一元管理だけでなく、フォローアップ漏れを防止するタスク管理機能や送信メールの開封状況が分かるメールトラッキング機能をはじめ、顧客とのやり取りを効率化し生産性向上につながる機能が充実しています。 

ここでは、営業担当者を支援する機能のなかから、おもなものを紹介します。 

コンタクト（顧客）情報の管理 

顧客の氏名、会社名、メールアドレスなどの個人情報のほか、商談のステータスや購買の可能性といった情報の一元管理が可能です。 

コンタクト情報の管理画面からEメール送信などの連絡ができるため、別のツールを立ち上げ連絡先を入力する手間が省けます。業務を効率化し、浮いた時間で顧客とのコンタクト数を増やすことが、信頼関係の構築につながります。 

パイプライン管理 

営業チームが取り組んでいる商談情報を、案件ごとに追跡、管理、レポートする機能です。取引を追跡し、成約の確率に基づいて将来の収益を予測できます。 

営業プロセスの全体像を可視化することで、優先度の高い見込み客が明確になるのがメリットです。データを基に、有望な取引に注力できるため、成約率の向上が期待できます。 

タスク管理 

担当者ごとのタスクを作成し、一覧表示する機能です。顧客とのコミュニケーションに際して必要となるタスクの進捗状況をひと目で把握できます。 

多くのタスクを一元管理することで重要度の高いタスクから優先的に取り組めるため、営業プロセスの最適化につながります。リマインダー設定による、フォローアップ漏れの防止も可能です。 

ミーティングスケジュールの設定 

見込み客や顧客、担当者とのミーティングのスケジュールを簡単に設定できる機能です。 

Eメールなどを使うと手間がかかることの多い日程調整を効率化することで、営業担当者の生産性を高めるのに役立ちます。GoogleカレンダーやMicrosoft365と同期できるので、スムーズなスケジュール管理が可能になります。 

リード管理＆追跡 

リード（見込み客）情報を一元管理する機能です。見込み客情報の確認とフォローアップが1つの画面で行えます。履歴情報を基に的確なフォローアップが可能になります。 

また、履歴データ等を基に、見込み客に対してスコアリングが可能です。スコアを基準に優先度の高い見込み客を自動で判定するため、見込み客の育成やフォローアップの効率化を実現できます。 

ドキュメントのトラッキング 

見込み客宛てのメールに添付したドキュメント（営業資料など）を追跡する機能です。見込み客がドキュメントを開いたタイミングがタイムリーに分かるため、適切なフォローアップが見込めます。 

見込み客に対する営業コンテンツの詳細なレポートを確認することで、営業に最も効果的なコンテンツ情報が何かを分析し、営業プロセスの改善につなげることも可能です。 

企業インサイト 

コンタクト（顧客および見込み客）が属する企業の情報と、営業記録などの履歴を一覧表示できます。メールやWebチャット、ボットなどのコミュニケーションを一元管理できるため、コンタクトとのやり取りを誰もが把握できる機能です。 

企業情報は、HubSpot独自のデータベースから自動取得されるため、業務の効率化につながります。

Eメールトラッキング  

見込み客がメールを開封したことや、メール内のリンクをクリックした場合に通知を送るのがEメールトラッキング機能です。見込み客の反応がタイムリーにわかるため、関心度やタイミングに応じた適切なフォローアップが見込めます。 

見込み客のメールに対するすべての反応が一か所に集約できるため、適切な対応が可能になり、成約数向上が期待できます。 

Eメールマーケティング・配信 

営業担当者にとって、一人一人の見込み客に合わせたメール作成は大きな負担がかかります。一方、見込み顧客の育成度に関わらず同一のメールを送付しても、大きな成果につなげるのは難しいでしょう。 

送信する見込み顧客に合わせて、自動的にパーソナライズしたEメールを作成・配信する機能を使えば、担当者の負担を減らし、見込み客一人ひとりにパーソナライズしたメールが送付できます。 

Eメールテンプレート作成 

豊富なメールのテンプレートがあり、ブランドイメージやコンテンツニーズに合わせてカスタマイズできます。 

メールの開封率やリンククリック率などをレポートで確認できるため、効果のあったメールのテンプレートをチーム全体で共有できます。効率的に成約率アップが見込める機能です。 

AI搭載のEメール生成機能 

AIを搭載した「コンテンツアシスタント」は、メールの文面を自動生成できる機能です。 

メール生成にかかる時間を大幅に削減できます。見込み客のセグメントごとに、企業イメージに沿ったメッセージを迅速に生成するため、開封率アップが期待できます。

GmailやOutlookとの連携 

GmailやOutlookをはじめ、さまざまな外部ツールと簡単に連携できる機能です。。連携した各ツールがHubSpotの画面で開けるようになるため、各ツールを開く手間が省けます。

また、HubSpotのテンプレートを利用して、GmailやOutlookのメールアドレスから見込み客あてにメールを送付できるため業務効率向上につながります。  

カスタマーサービスの支援機能 

カスタマーサービスを支援するために、Webチャットやヘルプデスク、顧客アンケートなどの機能があります。 

顧客とのコミュニケーションを円滑に進め、効率的かつ効果的なサポートの提供が可能になります。カスタマーサービス業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上が見込める機能です。 

Webチャット 

匿名の訪問者がサイトを閲覧した際や、特定のコンタクトがサイトを閲覧した際に、1対1のWebチャットが行える機能です。煩雑なタスクなどについては、必要に応じてボット形式にすることもできるため、業務の効率化につながります。 

チャットの履歴はチームで共有できるため、見込み客とのやり取りをチーム全員で把握できます。 

ヘルプデスク・チケット管理 

個別のコンタクトの問い合わせ記録を「チケット」という名称の一覧表にし、担当者への割り当て、整理、優先順位の設定、追跡までを一元管理できる機能です。 

顧客対応を一元管理できるため、対応の漏れを防止でき顧客満足度向上が見込めます。ヘルプデスクにはAIも搭載されており、AIの機能を活用することで、顧客一人ひとりに寄り添ったサービスの効率的な提供が可能です。

チームの共有アドレス 

チームで無料のメールアドレスを共有できる機能です。共有アドレスをHubSpotの共通受信トレイに接続することで、チーム全員でコンタクトパーソンとのやり取りを一元的に管理できます。

メールの見落としを防ぎ、効率的な対応が可能になります。割り当てルールの設定を行うと、最適な担当者からの返信が可能になり、スムーズなフォローアップが見込めます。 

顧客アンケート 

顧客アンケートを作成し、ニーズに合わせてカスタマイズできる機能です。テンプレートがあるため、簡単に顧客の本音を探るアンケートを作成できます。

アンケートはリンクやメールで顧客に送信し、回答結果は社内で共有できます。フィードバックデータを効率的に分析し、顧客体験の向上やカスタマーサービス戦略の強化につなげられます。

その他の機能 

HubSpotは豊富な機能に加え、他ツールとの連携も簡単です。複数のツールをHubSpot上で一括管理できるため、それぞれのツールを立ち上げる手間が省け、業務の効率化が見込めます。 

データ同期 

幅広いアプリとの連携を行いカスタマイズできる機能です。多くのアプリやツールと同期させることで、データの一元管理が可能になります。 

複数のツールを別々に利用したことで、管理が追いつかず連絡漏れなどが発生し、顧客対応に支障が出るケースも見られます。ほかのアプリと連携しカスタマイズすることで、業務の効率化や顧客満足度向上が期待できます。 

セールスオートメーション 

セールスオートメーションとは、見込み客とのコミュニケーションを自動化し、効率的な営業活動を実現する機能です。シーケンスを使ってEメールを自動送信し、ワークフローで営業タスクを自動化します。 

営業担当者は繰り返し発生するタスクを効率化することで、個別対応が必要な戦略的活動に専念できます。見込み客の反応に合わせて最適なフォローアップを自動で実施するため、商談成立率の向上も見込めます。

データ品質管理  

Operations Hubを導入すると、データ品質管理を強化し、HubSpotの機能向上が見込めます。コーディング不要で簡単にデータモデルを設定・可視化できる機能です。 

データの整合性の確保、スパムからのデータ保護、エラー検出や自動修正に対応しており、全てのデータの健全性を一カ所でモニタリングできます。さらなる作業負担の軽減や作業効率向上が見込めます。 

豊富なアプリとの連携 

HubSpotは、GmailやOutlook、Zoom、Slack、Facebookなどをはじめ、1,500以上のアプリと連携が可能です。 

データの集約により顧客の全体像を掴みやすくなり、的確なマーケティングやセールス活動が可能になります。情報の一元化は、業務の効率化および生産性の向上につながるため、顧客満足度の向上や売り上げアップが見込めます。 

HubSpot CRMの使い方

それでは、実際にHubSpot CRMを使ってみましょう。今回は、申し込みからCRMの基本である「コンタクト」の作成、カスタマイズまでの使い方を紹介します。

1. HubSpot無料版を申し込む
2. HubSpotアカウントの作成後、コンタクトを登録する
3. コンタクトとのアクティビティを記録する
4. 「コンタクト」と「会社」「取引」を紐づける

1. HubSpot無料版を申し込む

まず下記の画像をクリックし、リンク先のフォームからHubSpot無料版を申し込みます。

フォームが送信されると、HubSpotのアカウントが作成されます。担当者よりメールにてログインURLが届きますので、ログインしてみましょう。

2. HubSpotアカウントの作成後、コンタクトを登録する

HubSpotアカウントの作成後は、CRMの基本であるコンタクトを登録してみましょう。ここでは、その方法について解説します。 

HubSpotにログインすると、まず最初に下記のようなページに遷移します。

「CRMとは？」をクリックし、CRMの説明を読んでいくと「最初のコンタクトを作成」と表示されます。ここをクリックし、コンタクトを作成していきましょう。

このページを見落とした際は、メニューからもコンタクトを登録できます。

以下は、コンタクトの一覧画面です。

では、最初のコンタクトを設定していきます。実際にやってみましょう。「コンタクトを作成」をクリックすると下図のようなウィンドウが開きます。

コンタクトのメールアドレス、姓名、担当者、役職を入力し、一番下の「コンタクト作成」をクリックすると、以下のコンタクトのページが作成されます。

コンタクトページの概要はこちら

画面左がコンタクトの簡易情報、中央がコンタクトに関してのアクテビティーが表示されます。

また「アクテビティー」タブの右側に並んでいる「コメント」「Eメール」などのタブを選択すると、コンタクトに対するコメントの表示と、新しいコメントの追加が出来、同様に、Eメールの送信記録の表示と新しいEメールの送信などができます。

これらの記録は「アクティビティー」タブにも表示されます。画面右側はコンタクトに紐づく他の要素（会社、取引、チケットなど）が並んでいます。

コンタクト画面の左側上部は、以下のように割り当てられています。コンタクトへのアクションはここから行えます。

コンタクトの詳細を設定する方法

続いて、コンタクト情報として電話番号やライフサイクルステージ（管理上の区別、リード・顧客など）を設定しておきます。

Fax番号や会社名、WebサイトURLなど、さらに詳細な情報は「詳細を表示」より登録することが出来ます。

「詳細を表示」をクリックすると、下記の画面が表示されます。HubSpotではコンタクトの詳細情報を「コンタクトプロパティー」と呼んでおり、この画面からコンタクトプロパティーを設定できます。

設定したいコンタクトプロパティーをクリックして、値を入力してみましょう。

HubSpot CRMには、あらかじめ多くのコンタクトプロパティーが用意されていますが、必要に応じて、自社に必要なコンタクトプロパティーを定義し、活用しましょう。

以下は、新しいコンタクトプロパティーの作成例です。

コンタクトを一括登録する方法

既存の顧客リストがエクセルやCSVである場合は、一括でインポートし、登録することも可能です。コンタクト画面右上の「インポート」より、既存のコンタクトリストをインポートします。

以下の画面に遷移します。「インポートを開始」をクリックすると、インポートのガイド画面が表示されます。

「スプレッドシートの準備方法」では、ガイド動画でインポートの手順などを解説しています（英語）。

また、「サンプルスプレッドシートをダウンロード」では、コンタクト登録用のサンプルスプレッドシートをダウンロードできます。

リンクをクリックするとヘルプウィンドウが画面右側に開き、下にスクロールすると、「コンタクトのサンプルスプレッドシート[ダウンロード]」という項目がありますので、こちらをクリックしダウンロードします。

ダウンロードしたファイル「HubSpot Example Imports - Contacts_ja.csv」をエクセルなどの表計算ソフトで開き、リストを作成します。１列目には「コンタクトプロパティー」の「名前」を入れてください。

「コンタクトプロパティー」の「名前」は以下の画面から参照できます（コンタクトの「姓名」ではありませんので、ご注意ください）。

リストが完成したら名前をつけて保存します。 

続いてHubspot CRMへの取込みです。右上の「インポートを開始」をクリックします。

「コンピュータからのファイル」を選択します。

コンタクトのみでなく、会社など別のリストも一度にインポート出来ますが、今回はコンタクトリストのみなので「1件のファイル」を選択します。

一つのリストの中にコンタクト、会社など複数のリストを一つにしたものもインポート可能です。今回はコンタクト一つなので「1件のオブジェクト」を選択します。

オブジェクトの種類を選択します。

インポートしたいファイルをドラッグアンドドロップし、次へ進みます。

「ファイルの列をコンタクトプロパティーにマッピングする」画面が表示されます。HubSpotと値が一致するものは、左側に緑色のチェックマークが表示されます。そうでないものは、右側の「HubSpotプロパティー」から、合致するHubSpotのコンタクトプロパティーを選択します。

インポートデータに不備があった場合は、次のステップでエラー内容が表示されます。エラー内容に従い、修正を行ってください。

3. コンタクトとのアクティビティを記録する

コンタクトの登録が終わったら、コンタクトとのアクティビティを記録してみましょう。記録できるアクティビティは多数ありますが、「タスク」を例にご紹介します。

左上のタスクアイコンをクリックします。

下図のような画面がポップアップ表示されます。タスクの題名、内容、期限、担当者の割当をし、タスクを保存をクリックします。

アクティビティーに反映されました。

同様に、コメントやEメール、会議などのミーティングの設定などに関しても、Hubspot CRMから作成したものは全てアクティビティーに表示されます。

上記は、手動でアクティビティーを作成しましたが、自動で作成されるアクティビティーもあります。

例えば、HubSpotの計測タグが自社サイトなどに実装されている場合、コンタクトがサイトに訪問した際に、いつ、どのページを訪問したか、といったアクティビティーも自動で作成され、表示されます。

4. 「コンタクト」と「会社」「取引」を紐づける

次に、「コンタクト」を「会社」「取引」と紐づけてみましょう。コンタクトの画面右側には、「会社」「取引」など他の要素が並んでいます。これらとコンタクトを紐づけることにより、個人を企業や商談に結びつけて管理することができます。

例えば、複数のコンタクトと取引を紐づけると、取引に紐付けられたコンタクトのアクティビティーが、取引の画面からも確認できるようになります。

以上、今回は、Hubspot CRMのアカウント作成とコンタクト管理についてご紹介しました。

HubSpot CRMの3つの導入ポイント 

HubSpot CRMには、業務効率化を実現し顧客満足度を向上させる多くの機能があります。機能を十分に活用し最大限の効果を引き出すためには、導入前の準備と社内体制の整備が必要です。 

ここでは、導入前に行いたい3つのポイントを紹介します。 

自社が保有するデータを把握・整理する 

HubSpot CRMは顧客情報を一元管理するツールです。スムーズにデータを移行するには、自社が保有するデータを把握・整理しておくことが必要です。 

多くの場合、顧客情報を、マーケティング、営業、カスタマーサポートなど、それぞれの部署で別々に顧客データを管理しているのではないでしょうか。各部署の情報を統合せずに入力すると、1人の顧客に対しデータが重複する可能性が生じます。 

分散しているデータを洗い出して活用すべき情報を特定しておくことで、データ移行がスムーズに実施できるだけでなく、データ品質の向上が見込めます。 

導入後の計画を明確化しておく 

HubSpot CRMに限らず、ツールを導入する際は導入後の目標や計画を明確にしておくことが重要です。KPI（重要業績評価指標）やKGI（重要目標達成指標）を設定しておかなければ、導入成果を十分把握できません。 

HubSpot CRMは顧客管理に加え、マーケティングやカスタマーサービスの支援にも優れています。たとえばインバウンドマーケティングに必要なブログ作成や顧客へのEメール対応など、幅広く活用できるツールです。 

豊富な機能を有効に活用するためには、現場でツールをどのように活用していくのか、具体的な計画を立てておきましょう。 

顧客とのコミュニケーション記録を共有できる体制づくりを行っておく 

HubSpot CRMには、顧客とのコミュニケーション記録を自動的に蓄積し、社内で共有できる機能があります。漠然と情報を蓄積していくだけでは、ビジネスに活用することは困難です。 

明確なルールを定めないまま全ての情報を蓄積し続けていると、検索性が損なわれるだけでなく、膨大な記録の中に重要な情報が埋没するリスクが生じます。 

明確なルールを定めないまま、情報を不適切に扱うと、機密情報や個人情報の漏洩につながることも考えられます。 

HubSpot CRMの機能を最大限活用しリスクを抑えるためには、情報共有の目的や範囲を明確にし、社内ルールを整備しておきましょう。 

 まとめ：無料でできることが豊富なHubSpot CRMをマーケティングに活用しよう

CRMをはじめて利用する際には、少々扱いにくく感じることもあるかもしれません。実際、CRMを導入してもいつの間にか使わなくなる原因の多くがそこにあります。 

HubSpot CRMは直感的な操作性と充実したヘルプコンテンツがあるので、導入は比較的簡単です。また、HubSpotの日本語コミュニティサイトで他のユーザーへ質問し、疑問点を解消、知識を深めることもできます。

中には、小規模な会社には必要ないと考える方もおられるかもしれませんが、CRMはいまや規模に関わりなくマーケティングの必須ツールです。ぜひこの機会にお試しください。 

SEデザインでは、HubSpotの導入支援サービスや、「すでに導入しているが使いこなせていない」という企業様に向けた活用支援サービスを行っております。HubSpotについてもっと詳しく知りたい、導入を検討している、ほかのツールとの違いを知りたい、という場合は、ぜひお気軽にSEデザインにご相談ください。

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