作業を手軽に自動化できるZapier(ザピアー)とは？ツールの特徴と基本的な使い方を紹介

仕事で複数のサービスやアプリを同時に利用している人にとっては、それぞれのデータを管理するのが面倒に感じられてしまう場面もあるでしょう。Zapier（ザピアー）はそうした悩みを解決するために、手軽に2つのサービスを連携させ、タスクを自動化してくれる便利なサービスです。今回は、Zapierの特徴なメリット、効果的な使い方について解説します。

Zapierとは？

Zapierの使い方を理解する前に、まずは基本的な特徴について見ていきましょう。具体的にどのようなサービスを行っているのか解説します。

アメリカ発のタスク自動化ツール

Zapierとは、2012年にアメリカで生まれたタスク自動化ツールです。異なるアプリやWebサービスを連携して、自分好みの業務自動化ツールを組むことができるサービスであり、アメリカ国内だけではなくさまざまな国で利用されています。

最大の特徴は複雑なプログラミングの必要がなく、誰でも簡単にアプリの連携システムを組める点です。ユーザー数は全世界で400万人以上とされており、リモートワークの普及により、さらなる増加が見込まれています。

Zapierで組み合わせられるサービスは1,500種類以上

2012年のリリース時点では、Zapierで扱えるサービスは25種類となっていました。しかし、2020年現在ではGoogleスプレッドシートやGmail、各種SNSなど1,500種類以上のアプリを組み合わせられるまでに成長しています。

海外で普及しているものだけではなく、日本国内での利用が中心とされるサービスにも適応しており、連携できるサービスの豊富さが大きな強みとなっているのです。

Zapierを導入するメリット

アプリやWebサービス同士を連携するためには、本来であれば複雑なプログラミングコードが必要となります。しかし、Zapierは高度な知識や技術を必要とせず、簡単な設定で2つのサービスを連携させられる利便性の高い仕組みを備えているのです。

ここでは、Zapierのメリットについて見ていきましょう。

作業の大幅な効率化が可能になる

Zapierを導入することにより、それまで手作業で行っていたタスクを省略できるようになります。たとえば、異なるアプリやWebサービスをまたぐデータの移行や反映を行う際、それぞれの連携度が低い場合には、どうしても手作業を避けることはできませんでした。

そのため、作業時間の大幅なロスが生まれたり、ときには入力ミスなどの人為的なトラブルに見舞われたりすることもあります。Zapierを利用すれば、自動化した労力をほかの作業に充てることも可能なため、業務全体の効率化が図られるのです。

自分好みのカスタマイズができる

あらかじめ決められたサービスを連携するのではなく、幅広い範囲のツールを組み合わせられる点も、Zapierの大きなメリットです。たとえば、普段から使っているサービス「A」と、新規顧客が利用しているアプリ「B」を連携させたい場合、これまでであれば個別にプログラムを開発する必要がありました。

しかし、Zapierを導入すれば、簡単な操作だけでAとBを連携させることができます。それによって、連絡がスムーズになったりデータの共有がしやすくなったりと、利便性が大きく高まるのです。

Zapierのアカウント作成と4つの重要な概念

Zapierを利用するうえでは、あらかじめ理解しておくべき「4つのキーワード」があります。ここでは、それぞれの具体的な概念と実際にアカウントを作成する方法について見ていきましょう。

Zapierを使うために押さえるべき4つのキーワード

Zapierを利用するうえでは、「Zap（ザップ）」「Trigger（トリガー）」「Action(アクション)」「Task（タスク）」といった4つのキーワードの理解が重要となります。

Zapとは、Zapierで連携したサービス同士の塊のことです。たとえば、サービス「A」の受信機能とアプリ「B」のデータ管理機能を組み合わせた場合、AとBがセットで1つのZapとなります。「無料プランでは5つのZapまで作成可能」といった使われ方をするため、サービスを理解するうえで重要な概念の1つです。

Triggerは引き金のことを指し、作成したツールを起動させる条件にあたります。たとえば、Aでメールを受信した場合にBのアプリにデータをアップロードしたいケースでは、「Aでメールを受信する」といった条件がTriggerとなるのです。

Actionは、Triggerによって起動させる行動のことを表します。上の例では、「Bのアプリにデータをアップロードする」という行為がActionにあたります。

そして、TaskはZapが実行された回数のことです。たとえば、Aで受信したメールが自動でBに5回移行された場合、Taskは5となります。

アカウントの作り方

Zapierを利用するためには、まずトップページにアクセスして、アカウントを作成する必要があります。画面の右側に入力フォームが表示されるので、メールアドレス、名前、パスワードを設定してから、「Sign Up」ボタンを押して登録を済ませましょう。

入力内容に問題がなければ、さまざまなアプリのなかから、普段使っているものを選択する画面が表れます。後から変更を行うことも可能なので、急いでいる場合には飛ばしてしまっても問題はありません。

Zapierの使い方と代表的な連携パターン

Zapierを効果的に活用していくためには、基本的な使い方を押さえておく必要があります。Zapの主な連携パターンもあわせて見ていきましょう。

Zapierの使い方

Zapierは各種Webサービスを組み合わせて「Zap」というアプリを作成します。新たにZapを作るためには、ホーム画面の「Zaps」をクリックして、「MAKE A ZAP！」もしくは「Make a New Zap」を選びましょう。

そしてZapは、TriggerとActionを登録することで作成するため、まずはTriggerを登録します。検索窓からTriggerとなるアプリを探し、Zapierへのアクセスを許可しましょう。

Triggerの登録が完了した後で、次にActionの登録を行います。Triggerのときと同様に検索窓から紐づけしたいアプリを探し、Zapierへのアクセスを許可します。

そして、TriggerとActionの連携がきちんと行われているかを確認するために「Create & Continue」をクリックしてください。「Test Successful!」というメッセージが現れれば正常に紐づけられています。

どのタスクが実行されているかを確認するには、「Task History」を選択しましょう。実行されたタスクの一覧が画面上で確認でき、詳細をチェックできます。

主な3つの連携パターン

パターン1：SlackとDropbox

Slackはビジネスチャットツールであり、Dropboxは無料で使えるオンラインストレージサービスです。普段からビジネス上のやりとりとしてSlackを利用しているならば、Dropboxと連携させることでデータの共有をスムーズに行えます。

Slackはプロジェクトやチームごとに分けてコミュニケーションを取れるので、Dropboxと紐づければ意思疎通を図りやすくなるでしょう。

パターン2：GoogleスプレッドシートとTrello

Trello（トレロ）はタスク管理に特化したツールであり、付せんを貼ったりはがしたりする感覚で手軽に利用できるツールです。Zapierを使うことで、Googleスプレッドシートで作成したデータをTrelloのタスクとして登録できるので、作業の効率化を図れます。

パターン3：GoogleカレンダーとSlack

Zapierを使ってGoogleカレンダーとSlackを連携させれば、スケジュール管理を簡単に行えるようになります。GoogleカレンダーのスケジュールをSlackに直接通知できるため、リマインダーとしての機能を持たせられるのです。

関連記事：

初心者でも分かるSlackの基本。超便利なビジネスチャットツールの基本的な機能から使い方をおさらい

Zapierの料金プラン

Zapierには無料プランと有料プランが用意されており、プランによって設定できるZapと毎月行えるワークフローの処理数が異なっています。それぞれのプランの違いについて見ていきましょう。

無料プランと有料プランの比較

利用頻度に合わせて適したプランを選ぼう

Zapierは無料プランも含めて、5つのプランが設けられています。どのプランが最適であるかは、実際に作業を行ってみなければ把握できない部分もあるものです。

したがって、費用対効果を考えるのであれば、ひとまず無料プランから使ってみましょう。有料プランもそれぞれ14日間のトライアル期間が設定されているので、操作性や利用頻度を確かめてから、自社に合ったプランを選んでZapierを活用してみてください。