SFAとは、営業準備や新規開拓、情報管理などの営業支援を行うシステムのことです。導入することで、営業プロセスの最適化や案件の効率的な管理ができます。
今回は、SFAのメリットや選定時・導入後の注意点などをわかりやすく解説し、代表的なツールを紹介します。
SFAとは？わかりやすく解説
「SFA」とはSales Force Automationの略称で、営業支援システムのことです。
具体的には、ツールによって営業に関する業務プロセスを自動化し、情報の蓄積から分析まで行うことで、営業活動の支援を進めることが可能です。営業準備から新規開拓、情報管理まで内容は幅広く、SFAを導入することで、営業プロセスの最適化や案件の効率的な管理を実現します。
近年は、モバイル端末のみで完結できるSFAもあるため、テレワークと同様に導入を進める企業が増えています。
SFAとCRM、MAとの違い
続いて、SFAと似た機能を持つ「CRM（Customer Relationship Management）」「MA（Marketing Automation）」との違いを解説します。
SFAはCRMのなかに含まれており、役割が重複する部分があります。SFAは営業支援システムですが、CRMは顧客管理システム、MAはマーケティング活動をサポートするシステムです。MAとSFAは、連携することでより高い効果が発揮できるようになります。
ここではSFAとCRM、MAの違いを、具体的に見ていきましょう。
CRMとの違い
SFAとCRMのおもな違いは、営業支援と営業管理機能の有無にあります。
SFAはプロジェクトや商談、取引などの案件を軸に顧客情報管理を行うのに対し、CRMはさまざまな企業活動の土台として顧客との関係性を管理します。
たとえば、会員情報や購買履歴から、顧客に最適な商品やクーポンをメールで自動送信できるサービスです。
CRMはおもに顧客管理を行うシステム、SFAは営業を支援するシステムで、CRMの一つとしてSFAがあるイメージです。
MAとの違い
続いて、MAとSFAのおもな違いを解説します。MAはマーケティング、SFAは営業のツールという点がそれぞれのツールの違いです。
MAはマーケティングにおける顧客育成プロセスを自動化するツールで、SFAは営業の支援や効率化のためのツールです。MAで見込み客の獲得と育成をしたあとに、SFAでその後の営業活動を効率化しクロージングする関係性となっています。
そのためMAとSFAを連携させると、より顧客一人ひとりに合わせたアプローチが可能になります。たとえば、MAで一度検討中止した見込み客が資料請求などを行ったことがわかり、SFAで最適なタイミングで営業活動を行える、などがメリットです。
SFAの機能
SFAは営業を支援する機能として、おもに以下の5つの機能を備えています。
- 顧客管理
- 案件管理
- プロセス管理
- 予実管理
- タスク管理
これらの機能を使って、情報を1つにまとめて共有することで、営業の業務を標準化できます。また上記機能以外にも、データ分析やレポート作成機能が備わっているツールもあります。これらの機能により営業活動の見直しが容易になり、改善しやすくなります。
それぞれの機能について、以下で見ていきましょう。
顧客管理
顧客管理機能は、顧客情報を管理する機能で、連絡先や担当者、業種、規模などの管理が可能です。案件の担当者以外でも情報が見られるため、社内での情報共有がスムーズになります。
また、社内全体で情報共有することで、改善点を見つけやすくする効果もあります。こ顧客管理機能を活用すると、以下のような問題を避けることが可能です。
- 引き継ぎミス
- 営業の重複
- 不適切な対応
案件管理
案件管理機能では、案件ごとの詳細情報の入力や進捗管理などが可能です。メンバー間での共有も可能で、組織としての営業ノウハウを蓄積できます。
案件を共有することで、担当者以外でも受注までの課題を発見できるようになり、失注を防ぐことが可能です。案件管理機能では、おもに以下のような情報を記録します。
- 提案商品
- 見積もり
- 営業活動の進捗
- 案件の成約確度
- 受注予定日
- 商品金額
プロセス管理
プロセス管理機能は、営業に関する行動や活動を記録して管理する機能です。
可視化した営業プロセスから無駄な部分を見つけたり、成功事例を社内で共有したりできるため、より効率のよい営業活動が可能になります。ほかにも、セールスマンごとの活動記録が残るため、人事評価の基準に活用が可能です。
記録する項目の例は、以下のとおりです。
- アプローチ数
- 提案数
- 商談数
- 成約率
予実管理
予実管理は、予算と実績をツール上で予測できる機能で、売上予測なども可能です。担当者や部署、顧客、商品ごとなど、さまざまな基準からリアルタイムで予測ができます。
過去の予算や売上などの情報を蓄積することで、予測の精度が高まります。予実管理によって目標までの進捗管理が容易になり、営業活動も効率的に行えます。
タスク管理
タスク管理機能は、営業担当者のスケジュールを一元管理できる機能です。個人だけではなく部署内でそれぞれのスケジュールを共有することで、社内の連携やコミュニケーションを円滑に行えます。
また、管理者が部下の業務をツール内で確認できるため、作業管理の効率化にもつながります。
ほかにも組織的に営業を行っている場合は、管理者がタスクを営業担当者に振り分けることが可能です。管理者がタスクを振り分けることで、タスクを振り分けられた営業担当者は、優先度の高い仕事に集中できます。
SFAの導入メリット
SFAの導入メリットは、おもに以下の3つです。
- 営業活動の可視化
- 営業活動の効率化
- 属人化を防ぐ
営業活動を可視化することで目標設定がしやすくなり、属人化を防ぐことで人に依存しない営業活動が可能になります。その結果、営業活動の効率化につながります。
以下で、それぞれのメリットを具体的に見ていきましょう。
営業活動の可視化
SFA導入によって、営業活動が可視化できるというメリットがあります。SFA上に、各営業担当者が自分の持っているデータを入力するからです。
営業活動を可視化することによって営業担当者の課題が見え、現実的な目標を設定しやすくなります。現実的な目標を設定することで、目標から逆算して効率的な営業活動が可能です。
このように、営業活動を可視化することで効率的な営業活動ができます。
営業活動の効率化
SFA導入によって、営業活動を効率化できることもメリットです。SFAによる営業のスムーズな管理で、コミュニケーションコストを削減できます。チャットツールなどとの連携もできるため、さらなるコミュニケーションコスト削減が可能です。
ほかにも、クラウドサービスであれば社外でも情報を確認できるため、外出が多い営業担当者であっても社外から情報を確認できます。営業活動の情報を確認するためだけに社内に戻る手間を省けるなど、営業活動の効率化が可能です。
営業活動が効率化されることで、従業員がコア業務に集中できるようになります。
属人化を防ぐ
SFAによって、営業業務の属人化を防げることもメリットです。
属人化を防ぐことで、営業活動の標準化や再現性を高めることができます。蓄積された営業に関する情報を分析し、成功事例から適切な営業方法を見つけられるからです。さらに、失敗事例からは課題を発見し、改善していくことで、部署内での同じ失敗を防ぐことにもつながります。
営業のノウハウを共有することで、人材育成にも寄与するでしょう。
SFA導入のデメリット
SFA導入のデメリットは、おもに以下の2つです。
- 導入コストがかかる
- 作業負担の増加
SFAを導入する際は少なからず導入コストがかかり、ツールが高品質、多機能の商品になればなるほど価格が高額になります。また、導入して終わりではなく、ツールにデータを入力していく必要があるため、営業担当者の作業負担が増加します。
それぞれのデメリットを、具体的に見ていきましょう。
導入コストがかかる
SFAは、導入コストがかかることがデメリットです。
必要以上に多機能のツールを選ぶと、価格が高くなってしまうこともあるため、自社に必要な機能や今後必要になる機能を考えて、必要以上に高機能なツールを選ばないように注意しましょう。
どの機能が必要かわからない場合は、まずチーム単位で導入効果を測定するなど、スモールスタートを検討するとよいでしょう。ほかにも、毎月ID数に応じた維持コストや人的コストもかかるため、営業規模に合わせた予算の確保が必要です。
作業負担の増加
SFAを導入すると、営業担当者の作業負担が増加します。なぜなら、SFAを利用するにはデータ入力が必要で、データ入力作業には時間がかかるからです。
ITツールの利用に慣れていない人などは、使いこなすまでに時間がかかってしまう可能性もあります。しかし、時間がかかるからといって営業担当者がデータ入力を怠ると、SFAの機能を最大限活用できません。SFAは、入力されたデータを蓄積していくことで、効果を発揮するからです。
SFA導入初期は、営業に割く時間を減らしたり、事務作業をほかの従業員に任せたりするなど、営業担当者へのフォローが必要になることもあるでしょう。
SFAツールを選ぶ際のポイント
SFAツールを選ぶ際のポイントは、以下の4つです。
- 提供形式
- 機能性
- サポート体制
- 他ツールとの連携
基本的な機能はどのツールも共通していますが、細かい点で異なります。自社にあったツールを選ぶためには、自社が求める機能と比較して多すぎないか、少なすぎないかという点を確認する必要があります。
以下で、具体的に見ていきましょう。
提供形式
SFAツールの提供形式には、「クラウド型」とオンプレミス環境に導入する「パッケージ型」があります。
すべてのサービスをインターネット経由で利用できる点はどちらも同じですが、サーバーの設置場所が異なります。クラウド型はサービス提供元のサーバーで、パッケージ型は自社のサーバーを使用します。
導入コストを抑えたい場合は、クラウドのほうが初期の導入コストが安くおすすめです。なぜなら、新規でサーバーやハードウェアを購入する必要がないからです。ツールが自社に合わず契約解除する際も、余計な費用がかかりません。
さらに、SFAは導入費用と毎月の利用料、カスタマイズ費用がかかります。必要以上に高機能なツールを導入しても、複雑で使いこない場合は、コストパフォーマンスの低下につながりかねません。
多機能なほどコストがかかる傾向があるため、導入前に自社に必要な機能がどのくらいか確認しておきましょう。
機能性
SFAはツールによって機能性が異なるため、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。なぜなら、導入後に必要な機能が備わっていなかった場合、別のツールに切り替えるための時間と手間を要するためです。また、基本機能以外の拡張性も製品によって差があります。
後述しますが、導入時点でほかのシステムとの連携を考えている場合などは、要望に合った機能があるかどうか確認する必要があります。導入時点で要望が定まっていなくても、事業の将来を考えるとある程度の拡張性があるほうがよいでしょう。
そのほか、ツールが使いやすいかどうか、操作や入力がシンプルで簡単かも確認しましょう。
SFAは業務効率を上げるためのツールであるため、操作に時間がかかる状況になってしまっては本末転倒です。1日に何度も操作するため、操作性が悪いと従業員のストレスにもなるでしょう。
さらに、使いづらいツールだと誰も入力せず、情報が蓄積されていかなくなり、正しい分析ができない可能性があります。そのため、従業員が誰でも簡単に使えるように、必要な機能が備わっていて使いやすいツールを導入することが重要です。
サポート体制
導入サポートや運用サポートなど、サポート体制が充実しているかも確認しましょう。
運用が定着するまでの期間は、SFAの操作に手間取ってしまうこともあるため、きめ細かなサポート体制があるかどうかを導入前に確認しておくことが大切です。また、万が一トラブルが起きた際にトラブルへの対応があるかどうかも確認しておきましょう。
SFAでは顧客情報などを管理するため、セキュリティが万全なツールを選びましょう。社内の重要な顧客情報や営業情報などを入力するツールとなるため、万が一情報が漏えいしてしまうと、多額の損失につながる可能性があるためです。
SFAの過去の実績や導入企業などを確認すると、セキュリティの高さが確認できます。
ほかにも、金融機関や政府機関などの高いセキュリティレベルが求められる組織で利用されているツールであれば、セキュリティやサポート体制が充実しているといえるでしょう。
ツールを導入したあとに、使い続けることができなければ、営業効率化アップは見込めません。使い続けるためには、サポート体制やセキュリティが充実しているツールを選びましょう。
他ツールとの連携
SFA導入前に、ほかのツールとの連携ができるかどうか確認しましょう。なぜなら、利用しているほかのツールと連携ができない場合、ほかのツールのデータを再入力する手間がかかるからです。
たとえば、MAや在庫管理システム、会計ソフトなど、社内で利用しているツールとの連携機能を標準搭載しているか、APIを使って連携できるかを確認しましょう。
また、SFAは多くのツールと連携できることで、幅広く対応できるような仕様になっていますが、業種によってはカスタマイズが必要な場合があります。カスタマイズ性が低い場合、必要な機能が利用できず、使い続けることが難しくなる可能性もあるため、事前に確認しておくことが必要です。
一方で、不要な機能を外して現場に合った仕様にカスタマイズできると、従業員にとって利用しやすくなります。
必要な機能を組み合わせて使えるか、自由度の高さを確認しておきましょう。
SFA導入～運用までのポイント
SFA導入から運用までのポイントは、以下の4つです。
- 導入する目的の明確化
- 現場に合わせた形で導入する
- PDCAを回す
- 社員のフォローをする
SFAを導入する際は、導入後の運用を考えて、これらのポイントに注意しましょう。それぞれのポイントを、以下で具体的に見ていきましょう。
導入する目的の明確化
SFAを導入する目的を明確化しましょう。
SFAは導入して終わりではなく、運用が重要です。現場の課題を洗い出し、SFA導入でどういった効果が見込めるかを営業担当者に説明することで、スムーズな運用につながります。
目標が定まったら、業績評価のための指標であるKPIを設定しましょう。
現場に合わせた形で導入する
SFAは、現場に合わせた形で導入しましょう。現場に適した形でなければ、なかなか現場での利用が定着せず、導入前の管理方法に戻ってしまう可能性があるからです。
せっかく入力したデータも、活用しなければ意味がありません。SFAを活用できる人材がいないようであれば、教育や採用などの対応も必要でしょう。
PDCAを回す
SFA運用にあたっては、「PDCA」を回すことが重要です。PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（測定・評価）、Action（対策・改善）を循環させて、マネジメントの品質を高めようとする仕組みを指します。
SFAで効果測定しつつ素早くPDCAサイクルを回すことで、自社にあった運用方法を検討していきましょう。
社員のフォローをする
SFA運用には、営業担当者への導入や利用方法のフォローが必要です。SFAは蓄積されたデータをもとに分析を行うものであり、営業担当者が正確なデータを適宜入力する必要があるためです。
新システムの導入には現場の業務変化が伴うため、反発が起こることも珍しくありませんが、導入前から現場の理解を深めることで、スムーズな導入につながりやすくなります。
また、導入前だけでなく、導入後も研修や日常的なサポートを意識的に行うようにしましょう。さらに、データを活用した営業戦略を立てられるように社内体制を整えることも大切です。
SFAツール紹介
最後に代表的なSFAツールを5つ紹介します。
- cyzen
- eセールスマネージャー
- Sales Force Assistant
- kintone
- Sense
- HubSpot Sales Hub
GPS機能を使って管理できるツールやAIを利用したサポート機能があるツール、カスタマイズ性の高いツールなど、さまざまな特徴があります。
以下で、それぞれのツールの特徴を見ていきましょう。
cyzen
「cyzen」は、スマートフォンのGPS機能を使って営業活動を管理できるSFAツールです。
位置情報によって営業活動を自動記録できるため、ルート営業などにも活用できます。パソコンを使わずに、スマートフォンのみで完結できる点も特徴です。
ほかにも、写真付きの報告書を簡単に作成できたり、地図上で顧客の情報を一目で確認できたりするため、外回りの活動を効率化できます。
eセールスマネージャー
「eセールスマネージャー」は、日本の営業スタイルに合わせたSFAツールとして知られています。これまで20年以上、5,500社以上の導入実績があります。
営業先や営業方法ごとにカスタマイズしながら管理できることも特徴です。サポート体制が充実しており、約95％の高い定着率を誇っています。
Sales Force Assistant
「Sales Force Assistant（セールスフォースアシスタント）」は、営業情報や日報などを管理できるSFAツールです。
独自の機能であるAI秘書機能によって、営業活動に対するアドバイスやサポートを行ってくれます。顧客を可視化する「カスタマーシート」「コンタクトマップ」「リレーションマップ」を利用して、顧客との関係を一目で把握管理できます。
また専用アプリを活用することで、場所を問わずに情報にアクセスできます。
kintone
「kintone（キントーン）」は、SFAツールとしての機能だけではなく、会社の業務全般を管理できるツールです。
営業管理はもちろん、勤怠管理や業務プロセス管理など、幅広い機能を利用したい方におすすめです。また、業務システムに追加や変更が必要な場合も、kintoneのなかに追加するシステム「アプリ」を使って簡単にシステムを構築できます。
アプリの例は、以下のとおりです。
- 日報
- 案件管理
- 問い合わせ管理
- 採用面接管理
- タスク管理
- 交通費申請
豊富な拡張機能で、APIやプラグインなど、100種類以上の連携サービスがあります。
Sense
「Senses（センシーズ）」は、営業活動の管理やデータ分析におすすめのSFAツールです。
入力作業の負担を軽減しつつ、営業の案件ごとにデータを管理できるほか、ツール上で営業提案を行ってくれることも特徴です。また、簡単で使いやすいUI・UXで、カード形式で案件を管理できるなど、高い視認性でも知られています。
Office365やSansan、チャットワークなどの既存サービスと連携も可能です。
MA・SFA・CRMを網羅した統合型ツール「Hubspot」
SFAだけでなく、複数のツールを導入・運用することケースも少なくありません。複数のツールを同時に運用するには、データの連携が重要になってきます。最近ではMAツールとSFAツール、CRMツールの機能を統合したツールも登場しており、データの連携と一元管理を可能にしています。
そんな中でおすすめしたいが、HubSpotというツールです。完全無料のCRMツールを土台としてマーケティングツール、セールスツール、カスタマーサービスツールを無料から利用することができます。当然ながら、すべてのツールはHubspot社が提供しているため、MA、SFA、CRMの機能がシームレスに連携しており、データ連携で悩む必要はありません。
まとめ
SFAとは営業支援システムのことで、顧客管理や案件管理、プロセス管理など営業に関する管理ができます。SFAを導入することで、営業プロセス最適化、案件の効率的な管理が可能です。
SFAは営業支援システムですが、マーケティングをサポートするシステムであるMAと連携することで、顧客一人ひとりに合わせたアプローチも実現できます。HubSpotはSFAとMAのシステムを併せ持っており、それぞれの機能を連携させることができます。
また、HubSpot以外にも500以上のシステムと連携しているため、自社にあった仕様にカスタマイズすることも可能です。HubSpot導入支援について相談やお困りごとがある際は、お声がけください。
